Cómo hacer una lista desplegable en Excel: 2 mejores métodos en 2023

Para que las tareas de ingreso de datos sean perfectas y rápidas, debe aprender a hacer una lista desplegable en Excel.

Excel es un poderoso software de entrada de datos. Puede usarlo para necesidades de ingreso de datos personales y profesionales, como crear listas de suministros de oficina, hacer listas de suministros para el hogar, crear un inventario para una pequeña empresa u hogar, y mucho más.

En cualquier trabajo de ingreso de datos, debe ingresar datos pequeños como nombres, direcciones, cantidades, ubicaciones, precios, etc. Cuando alguien audita esta base de datos, es posible que desee ingresar comentarios como auditado, auditoría pendiente, error encontrado, etc.

Si usted o su empleado comienzan a hacer esto manualmente, lograr el objetivo llevará días. Por lo tanto, debe automatizar la hoja de Excel donde captura los datos. El comando de lista desplegable de Excel es una automatización básica que puede usar sin aprender la codificación de Visual Basic para Excel. Siga leyendo para aprender cómo hacer una lista en Excel con menú desplegable.

¿Qué es una lista desplegable en Microsoft Excel?

Cómo hacer una lista desplegable en Excel

La lista desplegable de Excel es una herramienta de validación de datos de la aplicación de Excel. Requiere que seleccione un rango o lista de datos para la lista desplegable. Luego, simplemente aplique el comando Validación de datos para la lista desplegable en la celda objetivo o rangos de celdas para obtener sugerencias para la entrada de datos.

Las listas desplegables eliminan las conjeturas de la tarea de entrada de datos. Además, cometerá cero errores tipográficos y otros errores cuando utilice la función de lista desplegable de Excel. También es la herramienta de automatización de entrada de datos más utilizada en Microsft Excel.

¿Cuándo puede usar listas desplegables?

Estos son algunos escenarios en los que puede aplicar este comando de validación de datos:

• Está creando una base de datos en Excel y necesita que los operadores de entrada de datos ingresen los datos que necesita, sin basura.
• Desea que los operadores de entrada de datos solo usen datos categorizados al ingresar información en una hoja de cálculo de Excel.
• Está creando formularios gratuitos en línea o fuera de línea en Excel, y desea que el usuario ingrese datos que solo están disponibles en el formulario y nada más.
• Tu base de datos incluye nombres repetitivos, números de teléfono, direcciones, etc. Además, dependiendo de estos datos, pagas recibos o facturas. Por lo tanto, la precisión es muy crítica para el proyecto. En tal caso, debe usar listas desplegables en Excel.
• Está creando una hoja de Excel para suministros domésticos y desea que los miembros de la familia realicen entradas solo de una lista de artículos permitidos.
• A su equipo de entrada de datos le encanta usar atajos de teclado y, para ello, las listas desplegables de Excel ofrecen una comodidad inigualable.
• Está creando una base de datos de solicitudes de compras o suministros de oficina, y solo desea que los empleados creen solicitudes de compra de artículos de papelería, hardware de TI o accesorios preaprobados.

Cómo hacer una lista desplegable en Excel: usando un rango de datos

Hay dos formas de hacer una lista en Excel con flechas desplegables. Uno usa un rango de datos preconfigurado y otro escribe manualmente las opciones. Encuentre a continuación los pasos para el menú desplegable más automatizado en Excel:

• Cree una nueva Hoja de trabajo en Excel y asígnele el nombre Base de datos .
• Ahora, cree un encabezado de columna en la celda A1 según el tipo o cualquier otro nombre que desee. Por ejemplo, le doy a la lista del menú desplegable un encabezado de columna Hardware de TI en este tutorial .
• Ahora, copie y pegue los datos de otro lugar o escríbalos manualmente para llenar las celdas debajo del encabezado de la columna con los elementos que desee en el menú desplegable.
• Estoy escribiendo opciones de solicitud de compra de dispositivos de TI como monitor, altavoz, RAM, CPU, carcasa de PC, GPU, fuente de alimentación, etc.

Hasta ahora, ha creado con éxito la base de datos desde la cual el comando Validación de datos de Excel mostrará las opciones o opciones de la lista desplegable. Ahora, creemos la lista desplegable real siguiendo los pasos mencionados aquí:

• Seleccione la celda donde desea hacer una lista desplegable en Excel.
• Ahora, haga clic en la pestaña Datos en el menú de cinta de Excel .
• En la sección del comando Herramientas de datos , haga clic en la flecha desplegable Validación de datos .
• Se abrirá un menú contextual con algunas opciones. Elija Validación de datos .
• Ahora, debería ver la herramienta de comando Validación de datos en la hoja de trabajo donde desea agregar una lista desplegable para Excel.
• Contiene tres pestañas. Estos son Mensaje de entrada, Configuración y Alerta de error.
• Haga clic en Configuración .
• En la opción Criterios de validación , haga clic en la lista desplegable debajo del menú Permitir .
• Elija Lista en el menú desplegable.
• De forma predeterminada, el menú desplegable En la celda y la marca de verificación Ignorar en blanco deben estar marcadas. Si no, verifíquelos.
• Haga clic en la flecha hacia arriba en el campo Fuente . El cuadro de diálogo Validación de datos ahora se minimizará a una barra delgada con un campo en blanco.
• Vaya a la hoja de trabajo de la base de datos y seleccione el rango de celdas en la lista desplegable de Excel.
• Elija algunas celdas en blanco debajo del último elemento. Le ayudará a expandir la lista sin volver a editar la fuente.
• Excel completará automáticamente los datos de origen para la lista desplegable. Solo necesita hacer clic en la flecha hacia abajo en la barra delgada de Validación de datos .
• Ahora debería volver a ver el cuadro de diálogo de Validación de datos ampliado. Pero, esta vez, verá un rango de datos de origen en el campo Origen .
• Simplemente haga clic en Aceptar y ya está todo listo.

¡Felicidades! Ha creado su primera lista desplegable en Excel. Ahora, simplemente copie esto en cualquier otro lugar donde necesite mostrar los mismos elementos cuando un empleado o cualquier otro usuario complete datos en una hoja de ingreso de datos.

Es posible que desee bloquear la hoja de cálculo de la base de datos para que nadie pueda realizar ningún cambio en la lista de opciones de las listas desplegables de la hoja de cálculo de entrada de datos. Siga estos pasos rápidos para proteger los elementos de la lista:

• Elija los rangos de celdas que necesita bloquear.
• Haga clic derecho y luego seleccione Formato de celdas .
• Vaya a la pestaña Protección y marque la opción Bloqueado .
• Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios de Formato de celdas .
• Ahora, vaya a la pestaña Revisar en la cinta de opciones de Excel.
• Seleccione el icono Proteger hoja .
• En el cuadro de diálogo Proteger hoja , ingrese una contraseña en el campo en blanco.
• Vuelva a ingresar la contraseña y Excel bloqueará la hoja de trabajo para siempre.

A partir de ahora, nadie puede cambiar los elementos de la lista del menú desplegable.

Cómo hacer una lista desplegable en Excel: usar elementos de lista

Si desea un menú desplegable breve, como Sí/No, Auditado/No auditado, Asignado/Abierto, Completo/Incompleto, etc., puede usar la lista manual en lugar del método de rango de datos. Ahorra tiempo. Así es como puede crear una lista desplegable en Excel usando elementos de lista:

• Haga clic en una celda para completar un menú desplegable.
• Seleccione Validación de datos en la pestaña Datos del menú de cinta.
• En el menú Permitir , haga clic en Lista .
• Ahora, simplemente escriba la lista de elementos en el campo Fuente .
• Asegúrate de separar cada elemento con una coma.
• Haga clic en Aceptar para aplicar la lista desplegable.

Este es el método más fácil y rápido para crear una lista desplegable simple en Excel. Sin embargo, el primer método es más confiable cuando utilizará abundantemente las listas desplegables.

Cómo hacer una lista desplegable en Excel: mostrar el mensaje de entrada

Una lista desplegable vacía puede no decir mucho a los operadores de entrada de datos. Debe agregar instrucciones específicas para que no cometan errores. Así es como puede agregar un mensaje de instrucción a las listas desplegables en Excel:

• Haga clic en cualquier celda que contenga un comando de Validación de datos activo .
• Ahora, vaya a la pestaña Datos > Validación de datos > haga clic en Validación de datos .
• Dentro del cuadro de diálogo Validación de datos , haga clic en la pestaña Mensaje de entrada .
• Escriba un texto pequeño para el Título y luego un mensaje detallado en el campo Mensaje de entrada .
• Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Ahora, siempre que un usuario seleccione una celda con un comando de Validación de datos de lista desplegable activa, verá un mensaje sobre cómo llenar la celda usando elementos de la lista desplegable.

Cómo hacer una lista desplegable en Excel: mostrar una alerta de error

Si alguien comete un error al usar las listas desplegables en su hoja de entrada de datos de Excel, también puede mostrar un mensaje de error. Esto asegurará que el usuario tome medidas para resolver el error y no salte la celda. Estos son los pasos para activar Mostrar una alerta de error:

• Siga los pasos mencionados anteriormente hasta que obtenga el cuadro de diálogo Validación de datos .
• Ahora, seleccione la pestaña Alerta de error .
• Elija un Estilo de error entre tres opciones: Detención, Advertencia e Información.
• Luego, escriba un texto breve para el Título de la alerta de error .
• Ahora, ingrese un mensaje detallado en el campo Mensaje de error .

¡Buen trabajo! Con Mostrar una alerta de error activada, la hoja de trabajo mostrará un cuadro de diálogo de error si alguien escribe algo diferente a los elementos mencionados en la lista desplegable en Excel.

Lista desplegable en Excel: palabras finales

Ahora sabe cómo hacer una lista en Excel con menú desplegable en dos métodos diferentes. Puede probar formas de hacer listas desplegables de Excel y crear formularios de entrada de datos para ayudar a sus empleados.

También puede crear una lista intuitiva de suministros para el hogar para comestibles, ferretería, ropa, servicios públicos y más usando listas desplegables en Excel.

No olvide comentar a continuación si conoce otra forma genial de hacer una lista desplegable en Excel.

A continuación, aprenda a  mostrar filas o columnas en Excel  y algunas  plantillas de calendario de Excel para cualquier año .