¿Cómo cifrar los correos electrónicos de Office 365 de manera efectiva?

Esto es lo que debe saber sobre el cifrado de correos electrónicos de Office 365 con Azure Information Protection.

1 ¿Qué es la protección de la información de Azure?

2 Cliente de protección de la información de Azure

3 Cifrado de correos electrónicos de Office 365: Configuración

3.1 Suscríbase a Azure Information Protection

3.2 Cifrado de correos electrónicos de Office 365: Activar

4 Cifrado de correos electrónicos de Office 365: protección

4.1 Uso de la etiqueta "Cifrar"

4.2 Uso de la etiqueta "No reenviar"

4.3 Uso de la etiqueta “Cifrar – Proteger”

5 Protección de accesorios

6 Protección de un documento que no es de Microsoft 365 Pro Plus

7 Protección de un documento de Microsoft 365 Pro Plus

8 Gestión de documentos protegidos

¿Qué es la protección de la información de Azure?

Azure Information Protection (a veces denominado AIP) es una solución basada en la nube que ayuda a una organización a clasificar y, opcionalmente, proteger sus documentos y correos electrónicos mediante la aplicación de etiquetas. Las etiquetas pueden ser aplicadas automáticamente por administradores que definen reglas y condiciones, manualmente por usuarios o una combinación donde los usuarios reciben recomendaciones.

Cliente de protección de la información de Azure

• Para brindar el servicio de Cifrado de correo electrónico, estamos aprovechando el servicio en la nube de Microsoft Azure Information Protection y su integración existente con el servicio de administración de identidades de Microsoft 365 y el paquete de software de cliente Microsoft 365 Pro Plus.
• Las políticas de servicio de AIP y las etiquetas que definen la colección de restricciones que se asignarán a los documentos y correos electrónicos del cliente se administran en el servicio Azure Cloud.
• Para aprovechar estas políticas y etiquetas de AIP, el software de cliente de AIP debe estar instalado en la estación de trabajo del sistema operativo Windows. Actualmente, solo las PC con Windows 10, así como las estaciones de trabajo macOS pueden aplicar estas restricciones a documentos o correos electrónicos.

Cifrado de correos electrónicos de Office 365: Configuración

Para habilitar y configurar Microsoft 365 Message Encryption para la entrega segura de mensajes, son necesarios los siguientes pasos:

• Suscríbase a la protección de la información de Azure
• Activar OME

Suscríbase a la protección de la información de Azure

• La suite Azure Information Protection es una suscripción complementaria para Microsoft 365 que permitirá a los usuarios realizar algunas funciones muy útiles con su correo electrónico. También se integra con SharePoint y OneDrive para actuar como una herramienta de prevención de pérdida de datos.
• Con AIP, los usuarios pueden marcar mensajes o archivos para que no se puedan copiar, reenviar, eliminar o realizar una serie de otras acciones comunes. Para el correo electrónico, todos los mensajes que tienen indicadores de clasificación específicos o que cumplen requisitos específicos se cifran y empaquetan en un archivo HTML bloqueado que se envía al destinatario como un archivo adjunto.
• Cuando el destinatario recibe el mensaje, debe registrarse en Azure para que se le asigne una clave para abrir el correo electrónico.
• La clave está vinculada a su dirección de correo electrónico y, una vez registrado, el usuario puede abrir el archivo adjunto HTML y cualquier archivo adjunto futuro sin tener que iniciar sesión en nada.

Nuevamente, si tiene suscripciones E3 o superiores asignadas a sus usuarios, no necesitan tener AIP. Sin embargo, cada usuario que enviará mensajes con información confidencial necesitará una licencia AIP o una licencia E3/E5 para hacerlo.

Para suscribirse a AIP, realice estos pasos:

• Inicie el " Centro de administración de Microsoft 365 "
• Ir a la lista de “ Suscripciones ”
• Haga clic en " Agregar una suscripción " en la esquina superior derecha
• Desplácese hacia abajo para encontrar Azure Information Protection
• Haga clic en la opción Comprar ahora y siga las instrucciones o seleccione la opción " Comenzar prueba gratuita " para obtener 25 licencias durante 30 días para probarlo antes de comprar
• Espere aproximadamente una hora para que se aprovisione el servicio en su inquilino de Microsoft
• Una vez aprovisionado, puede pasar al siguiente paso del proceso.

Cifrado de correos electrónicos de Office 365: Activar

Esta parte ha cambiado muy recientemente. En el pasado, activar el Cifrado de mensajes de Office 365 requería mucho trabajo de Powershell y esperar a que funcionara correctamente. MS cambió el método para activar OME para agilizar el proceso y facilitar el trabajo.

Esto es lo que tienes que hacer:

• Abra la opción Configuración en el Portal de administración
• Seleccione Servicios y complementos
• Busque Azure Information Protection en la lista de servicios y haga clic en él
• Haga clic en el enlace que dice "Administrar la configuración de Microsoft Azure Information Protection" para abrir una nueva ventana
• Seleccione el botón Activar en "La gestión de derechos no está activada"
• Elija Activar en la ventana que aparece

Una vez hecho esto, podrá utilizar  la aplicación Cliente de AIP  para etiquetar mensajes para la gestión de derechos en Outlook. También habrá nuevos botones y opciones en Outlook Web App que le permitirán cifrar mensajes.

Cifrado de correos electrónicos de Office 365: protección

La función básica del Servicio de cifrado de correo electrónico es brindar protección para evitar que personas no deseadas puedan leer el contenido de su correo electrónico mientras está en tránsito y mientras está en reposo en un buzón. Para acceder al contenido de su correo electrónico, el destinatario debe estar validado. Cuando se utilizan aplicaciones de Microsoft 365 Pro Plus, como Microsoft Outlook, este proceso de validación se realiza en segundo plano y no se solicitan las credenciales al destinatario. En todos los demás casos, se pedirá al destinatario que verifique su identidad.

Uso de la etiqueta "Cifrar"

• Para aplicar el cifrado a un correo electrónico utilizando la aplicación Microsoft Outlook instalada en una estación de trabajo con sistema operativo Windows, solo necesita seleccionar la etiqueta " Cifrar " en la " Barra de sensibilidad " como se muestra a continuación:

• También se puede acceder a esta etiqueta " Cifrar " desde el menú desplegable del botón " Proteger " de la cinta del botón Mensaje , como se muestra a continuación:

• Una vez seleccionada, la barra de sensibilidad reflejará la elección realizada y ocultará las demás opciones. Los detalles de los permisos asignados se mostrarán como una " información sobre herramientas " justo debajo de la " Barra de sensibilidad " en la parte superior izquierda de la ventana del correo electrónico, como se muestra a continuación:

• Puede optar por modificar su elección de protección haciendo clic en el ícono de " lápiz " junto a la etiqueta elegida para revelar las otras opciones como se muestra a continuación. Este ícono de lápiz también se puede usar para ocultar otras opciones una vez más.

• Una vez que se establece una etiqueta, estará disponible un icono de " papelera " además de las otras etiquetas para permitirle eliminar la etiqueta seleccionada y devolver la " sensibilidad " del correo electrónico a " no establecida ". Se le pedirá que registre el motivo por el que quitó la etiqueta. (Para uso futuro)

• Una vez configurado, su correo electrónico estará protegido ya sea que se encuentre en su carpeta Borradores antes de enviarlo, en su carpeta Elementos enviados después de haberlo enviado o en el buzón de correo de su destinatario. Microsoft Outlook ayuda a identificar esta protección mediante los siguientes iconos:

• Independientemente de las protecciones que elija aplicar, conserva los derechos de " Control total " sobre el correo electrónico. Solo tendrán acceso las identidades con nombre en los campos De, Para, CC y CCO.
• El uso de la selección " Cifrar " le permite al destinatario reenviar su correo electrónico a otras personas que luego también tendrán acceso completo al contenido del correo electrónico, y cada uno debe autenticarse para obtener acceso. Los destinatarios no podrán eliminar el requisito de cifrado.

Uso de la etiqueta "No reenviar"

La protección " No reenviar " es la protección de correo electrónico básica proporcionada por Microsoft. Si selecciona esta protección, los destinatarios no podrán hacer lo siguiente:

•  Reenviar su correo electrónico a otra persona (así como para evitar agregar nuevos destinatarios a los campos "para", "cc" o "bcc" al responder)
•   Imprima su correo electrónico o copie el contenido del cuerpo del texto del correo electrónico en el portapapeles.

Estas protecciones se pueden configurar seleccionando la etiqueta de confidencialidad: " No reenviar " o seleccionando el botón " No reenviar " en la cinta de botones Menú - Mensaje, como se muestra a continuación:

Tenga en cuenta la " Información sobre herramientas " que describe el conjunto de protecciones que aparece justo debajo de la barra de sensibilidad.

PRECAUCIÓN: es posible eliminar accidentalmente las protecciones previstas al anular la selección del botón " No reenviar " en la cinta del botón Menú - Mensaje, como se muestra a continuación. Tenga en cuenta también que la "Información sobre herramientas" se elimina PERO el " No reenviar ". La etiqueta aún está configurada. Este correo electrónico NO estaría protegido.

Actualmente no tenemos un método para evitar que anule la selección del botón " No reenviar ", así que tenga cuidado.

TENGA EN CUENTA: Microsoft Outlook permite descargar archivos adjuntos independientemente de estas restricciones aplicadas. Consulte " Protección de archivos adjuntos " más adelante en este documento.

Uso de la etiqueta "Cifrar - Proteger"

• La etiqueta " Cifrar - Proteger " es una protección personalizada para el correo electrónico que agrega una restricción adicional para evitar que los destinatarios puedan editar o modificar su correo electrónico original.
• Esta etiqueta SÓLO debe usarse cuando desee que el destinatario tenga derechos de " Ver solo " en su correo electrónico. Al responder, su destinatario se verá obligado a adjuntar su correo electrónico original como un archivo adjunto a un mensaje nuevo, ya que no podrá agregarlo al hilo de su correo electrónico original.
• Esta etiqueta también aplica las restricciones a la impresión y copia como se describe en la sección anterior Uso de la etiqueta "No reenviar" .

TENGA EN CUENTA: Microsoft Outlook permite descargar archivos adjuntos independientemente de estas restricciones aplicadas. Consulte " Protección de archivos adjuntos " más adelante en este documento.

Protección de archivos adjuntos

Se REQUIERE que el cliente de Azure Information Protection descifre y abra un documento protegido. Ya se incluye un " lector " en el software Microsoft 365 Pro Plus para Windows OS, macOS, iOS y Android. Sin embargo, se necesita una aplicación independiente para leer documentos cifrados que no sean de Microsoft Office Pro Plus ( disponible aquí ). El AIP Reader está disponible para PC, iPhone, iPad y Android.

Protección de un documento que no es de Microsoft 365 Pro Plus

• Los documentos que no son de Microsoft Office se pueden proteger usando la selección adicional de " Menú activo " llamada: " Clasificar y proteger " que se encuentra al hacer clic con el botón derecho en un documento en el Explorador de Windows, como se muestra a continuación:

• Esta aplicación (que se muestra a continuación) creará un " envoltorio " para encerrar el archivo y agregar cifrado, así como las protecciones que seleccione

• Para cada uso deseado, querrá seleccionar primero la etiqueta de confidencialidad deseada para su correo electrónico. Esta etiqueta será heredada por su correo electrónico una vez que se adjunte su archivo protegido. Se requieren dos piezas para instalar las protecciones deseadas: " Permisos " e " Identidad "

Los “permisos” disponibles para ser otorgados son:

• Visor – Solo ver
  Este permiso es equivalente a la Protección de correo electrónico: “ Cifrar – Proteger ”
• Revisor – Ver, Editar
  Este permiso es equivalente a la Protección de correo electrónico: “ No reenviar ”.
• Coautor: ver, editar, copiar, imprimir
  Este permiso es equivalente a la protección de correo electrónico: " Cifrar "
• Copropietario: permisos completos
• Este permiso también es equivalente a la etiqueta " Cifrar ", sin embargo, este permiso otorga al usuario la capacidad de eliminar los permisos establecidos Y el cifrado.
• Solo para mí: esta configuración no tiene ningún valor para enviar documentos a otras personas, pero puede serle útil para proteger sus documentos individuales.

Aunque no se recomienda para evitar confusiones, es posible seleccionar permisos que sean más estrictos que la etiqueta de cifrado de correo electrónico deseada (p. ej . , permisos de documento " Visualizador: solo lectura" con la etiqueta de protección de correo electrónico " Cifrar "). Esta combinación restringiría el documento para evitar la visualización por parte de identidades no deseadas, así como también restringiría que los destinatarios copien, impriman o editen mientras otorga al destinatario todas las funciones para el cuerpo del texto del correo electrónico. Nuevamente, como se indicó anteriormente, esto puede volverse confuso y no se recomienda.

La “Identidad” se puede configurar en los siguientes tipos:

Usuarios : esta es la(s) dirección(es) de correo electrónico de los usuarios individuales que reciben el documento. Este es el método principal que utilizará para identificar quién puede acceder a su documento.

Grupos : esta es la(s) dirección(es) de correo electrónico de la(s) lista(s) de distribución a las que pertenecen sus destinatarios previstos.  TENGA EN CUENTA : esto SOLO funcionará para los destinatarios.

Organizaciones : también puede otorgar acceso a TODOS dentro de un dominio de Active Directory

Las identidades se pueden escribir directamente en el cuadro provisto, o puede seleccionar sus destinatarios de la libreta de direcciones de Outlook (siempre que la aplicación de Outlook ya se haya iniciado y se esté ejecutando) haciendo clic en el ícono " libro ".

Hay un tercer control disponible para la protección de archivos adjuntos. Puede establecer una fecha de caducidad para los permisos concedidos, ya sea escribiendo la fecha directamente o seleccionando la fecha haciendo clic en el icono " calendario ". Una vez que se alcanza la fecha de vencimiento, TODOS LOS PERMISOS se revocan para los usuarios seleccionados.

Independientemente de la configuración anterior, conserva el control total sobre su documento. Una vez que " Aplica " las protecciones a tu documento, tu documento se REEMPLAZA con el archivo " envuelto " y se cambia la extensión del archivo (el nombre del archivo se modifica manualmente SOLO para fines de ejemplo)

Se REQUIERE que el cliente de Azure Information Protection descifre y abra este archivo.

Protección de un documento de Microsoft 365 Pro Plus

Los documentos de Microsoft Office se pueden proteger desde la aplicación de Office. Al igual que con Microsoft Outlook, la cinta del botón Inicio alberga el menú desplegable del botón " Proteger ". Esto permite que se apliquen " permisos personalizados " a los documentos de Office. La aplicación de una etiqueta de confidencialidad hará que Outlook aplique las mismas restricciones de permisos a cualquier correo electrónico al que se adjunte el documento.

PRECAUCIÓN: querrá seleccionar su Etiqueta de confidencialidad ANTES de asignar sus Permisos personalizados. De lo contrario, seleccionar la etiqueta después del hecho SOBREESCRIBIRA y aplicará SOLO los " permisos " predeterminadosde la etiqueta que permiten a CUALQUIER PERSONA descifrar el documento.

Al igual que con la " Protección de un documento que no es de Microsoft 365 Pro Plus " anterior, querrá proteger su documento identificando la " identidad " de la persona que puede interactuar con su documento y los " permisos " que desea otorgar. Las opciones de permisos y el proceso para asignar la identidad utilizan prácticamente la misma interfaz gráfica de usuario que en " Protección de un documento que no es de Microsoft 365 Pro Plus ".

TENGA EN CUENTA : una vez protegido y guardado, tenga en cuenta que el tipo de archivo NO SE CAMBIA :

Deberá guardar sus documentos de Office en su formato original. Si intenta guardar el archivo en un formato " compatible ", se eliminarán las restricciones que configuró.

Una vez guardado, ahora verá una nueva barra de información que le avisará que el documento ahora tiene acceso restringido.

Gestión de documentos protegidos

Una vez que se configuran las protecciones en un documento, puede " Rastrear " las vistas de ese documento, así como la capacidad de " Revocar " el acceso a su documento. Para un documento de Microsoft Office, puede acceder a esta función desde la aplicación de Office.

Para un documento que no sea de Microsoft Office, puede acceder a esta función haciendo doble clic o haciendo clic con el botón derecho en el documento dentro del Explorador de Windows.

Ambos iniciarán su navegador web y lo llevarán al centro de seguimiento de documentos de AIP .

Desde aquí puedes:

• Revisa el Resumen de Interacción de tu documento por parte de tus destinatarios
• Enumere quién ha visto su documento y la fecha en que se vio
• Revise la línea de tiempo de la interacción con su documento
• Establezca la configuración de notificaciones para que le avise cuando alguien intente interactuar con su documento
• Revocar el acceso a su documento para que un destinatario ya no pueda acceder a él

También puede exportar estas estadísticas a un archivo CSV.

Los usuarios de Mac tienen la tarea adicional de " Verificar credenciales " antes de que sus opciones de protección se recuperen de los servicios en la nube de Microsoft Office 365 .

Una vez establecido; para eliminar o cambiar la protección, debe establecer la selección " Sin restricciones " en el botón Protección.

Para establecer protecciones en un documento de Microsoft 365, use el botón " Restringir permiso " en el menú " Revisar ".

Seleccione la opción de menú " Acceso restringido... " para otorgar el acceso personalizado deseado.

Utilice el botón "Más opciones..." para configurar los permisos de impresión y copia.

¡Felicidades! Ahora sabe cómo cifrar los correos electrónicos de Office 365 con Azure Information Protection. Si tiene más preguntas, por favor hágamelo saber.

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