Buzón Compartido En Office 365: La Guía Definitiva

Anteriormente en esta publicación , hablamos sobre el archivo en línea en Office 365. Hoy, les mostraré sobre el buzón compartido en Office 365.

Un buzón compartido es un buzón de Outlook muy parecido a un buzón de usuario, sin embargo, lo comparten varias personas diferentes. Esto es excelente para que una empresa gestione una gran cantidad de consultas de clientes y gestione consultas de proyectos. Cuando se envía un correo electrónico desde un buzón de correo compartido, la dirección del remitente aparece como una dirección de correo electrónico de buzón de correo compartido. Del mismo modo, un calendario separado está disponible para los miembros del buzón compartido para administrar las reuniones.

Los miembros no pueden acceder a un buzón compartido sin permiso y no tiene una contraseña para acceder a ellos, por lo que los usuarios deben buscar ayuda de los administradores para proporcionar el permiso necesario para acceder a un buzón. Una vez hecho esto, puede acceder al buzón a través del navegador o Outlook.

¿Cómo crear un buzón compartido?

Hay un par de opciones para crear un buzón compartido y son Microsoft 365 Admin Center y Powershell.

• Vaya a " Centro de administración de Microsoft 365 "
• En la barra de navegación de la izquierda, seleccione " Teams & Groups "
• Seleccione " Buzones compartidos "

• Haga clic en " Agregar un buzón compartido "

• Introduzca el nombre del buzón compartido que desee y la dirección de correo electrónico

• El buzón compartido está creado pero no tiene ningún miembro.
• Haga clic en " Agregar miembros a su buzón compartido "

• Haga clic en " Agregar miembros "

• Busque usuarios y agréguelos al buzón compartido.
• Haga clic en " Guardar "

• Después de guardar, permita una hora para que se replique. Después de 60 minutos, intente acceder al buzón mediante el navegador o Outlook.

¿Cómo crear un buzón compartido usando Powershell?

• Conéctese a Exchange Online Powershell
• Ejecute el siguiente comando.
  Buzón nuevo -Nombre "Prueba técnica" -Compartido

• Una vez creado, siga los pasos mencionados anteriormente para agregar miembros y espere 60 minutos.

¿Cómo acceder al buzón compartido en Outlook?

Hay algunas formas de acceder al buzón compartido en Outlook. Se enumeran a continuación.

Opción 1:

• En Outlook, haga clic en "Archivo "
• Seleccione " Configuración de la cuenta " -> Configuración de la cuenta
• En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Cambiar y luego en Más configuraciones .
• ir a " Avanzado "
• Haga clic en " Agregar "
• Escriba " Nombre del buzón compartido "
• Haga clic en Aceptar
• Haga clic en Aplicar y Aceptar para completar la adición del buzón compartido.
• Si tiene más de 1, puede agregar el resto al mismo tiempo. Aplicar y Aceptar para completar la adición de los buzones compartidos.
• Se reanudará el acceso al buzón de correo compartido y ahora podrá " Enviar como " el buzón de correo compartido sin que se produzca un error de no entrega.

Opcion 2:

• Desde Outlook 2013 y versiones más recientes, haga clic en Archivo -> Haga clic en " Agregar cuenta ".
• En la pantalla ' Agregar cuenta ', le pedirá que ingrese una dirección de correo electrónico. Escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido.
• Haga clic en " Conectar " y seleccione " Microsoft 365 "
• Se le pedirá que ingrese la contraseña
• Reemplace la dirección de correo electrónico del buzón compartido en la página de inicio de sesión e ingrese su dirección de correo electrónico y su contraseña .
• Haga clic en " Iniciar sesión " y espere de 5 a 10 minutos
• Cierra Outlook y ejecútalo de nuevo.
• El buzón compartido aparecerá en la esquina izquierda de Outlook.

¿Cómo agregar un usuario externo al buzón compartido?

Los buzones compartidos solo son accesibles para los usuarios internos y los usuarios externos no se pueden agregar como miembros. Esto se debe principalmente a que los miembros del buzón compartido requieren una cuenta de Active Directory que es imposible de tener para los usuarios externos.

¿Cómo convertir el buzón de usuario en buzón compartido?

Los administradores recibirían una solicitud para convertir un buzón de usuario en un buzón compartido o viceversa. Esto se puede lograr mediante el Centro de administración de Microsoft 365 o PowerShell.

• Vaya a " Centro de administración de Exchange "
• En la barra de navegación izquierda, seleccione " Destinatarios " y seleccione " Buzones "
• Busque un buzón y ábralo.
• Ahora, haga clic en "Otros " y haga clic en " Convertir en buzón compartido "

También podemos usar el PowerShell para convertir el buzón.

Conéctese a Exchange Online PowerShell y ejecute el siguiente comando. Usted debe ser bueno para ir.
Set-mailbox “Ingrese el nombre del buzón compartido o la dirección de correo electrónico” -Escriba Shared

Si prefiere convertir un buzón compartido en un buzón de usuario, siga estos pasos.

• Vaya a " Centro de administración de Exchange "
• En la barra de navegación izquierda, seleccione " Destinatarios " y seleccione " Buzones "
• Busque un buzón y ábralo.
• Ahora, haga clic en "Otros " y haga clic en " Convertir a buzón normal ".

Para convertir un buzón compartido en un buzón de usuario, el tipo de buzón debe ser Normal. El comando de PowerShell está debajo.
Set-mailbox “Ingrese el nombre del buzón compartido o la dirección de correo electrónico” -Escriba Regular

Limitaciones del buzón compartido de Microsoft 365

Hay algunas limitaciones en el buzón compartido de Microsoft 365 y se enumeran a continuación.

• No requiere ninguna licencia y ciertamente es de uso gratuito. Por defecto, viene con 50 GB de cuota.
• Si se excedió, se requiere la licencia de intercambio en línea.
• No se puede acceder a los usuarios con licencia de Exchange Online Kiosk .
• No se puede archivar correos electrónicos .
• No se admite el registro en diario .
• Un buzón compartido no puede tener un nombre de usuario y una contraseña , por lo que los usuarios no pueden iniciar sesión en él directamente. Solo se puede acceder después de que un usuario haya accedido a su buzón usando permisos.
• No se puede acceder a los clientes de ActiveSync .

Lea también:

• ¿Cómo resolver el buzón de correo compartido que se muestra como usuario de correo?
• ¿Cómo programar una reunión de Teams desde un buzón compartido?

Para obtener más información acerca de los buzones de correo compartidos, consulte el sitio web de Microsoft .

¿Quiere mejorar su experiencia de Exchange Online para mejorar la productividad? Echa un vistazo a los consejos y trucos mencionados aquí .

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