Cómo archivar el correo electrónico de Microsoft Outlook

En estos días, nuestras cuentas de correo electrónico tienden a estar saturadas, llenas de cosas que no queremos ni necesitamos. Las bandejas de entrada pueden atascarse rápidamente y causar dolor de cabeza cuando se trata de encontrar algo realmente importante. Utilizo principalmente mi cuenta de Gmail en estos días, pero todavía tengo un uso para mi cuenta y programa de Outlook. Una de mis direcciones de correo electrónico más antiguas (y principales) está vinculada a ella, con un montón de conexiones comerciales incluidas. Sin embargo, dado que la cuenta de correo electrónico es tan antigua, puedes imaginar la gran cantidad de basura que tiendo a recibir allí.

No fue hace tanto tiempo que miré mi bandeja de entrada con horror y levanté las manos en el aire. Decidí que era hora - * trago * - de limpiar mi bandeja de entrada de Outlook archivando parte del caos.

Archivar carpetas de correo electrónico en Outlook es bastante simple. Espero que disfrutes de este tutorial sobre cómo se hace.

Cómo archivar correos electrónicos manualmente en Outlook

Para evitar que su bandeja de entrada se llene, puede mover rápidamente lo antiguo y lo no deseado a un archivo. Este es un archivo de datos completamente separado dentro de Outlook. Luego, puede acceder de nuevo desde el programa de correo electrónico en cualquier momento que elija.

Si todavía usa Microsoft Outlook 2013, deberá hacer clic en “Archivo” , seguido de “Información” y luego Herramientas de limpieza ” . Por último, elija "Archivar" .

Para aquellos de ustedes que usan Outlook 2016 o 2019, haga clic en "Archivo" , luego en "Información" , seguido de "Herramientas" y, por último, elija "Limpiar elementos antiguos" .

En el cuadro que aparece, haga clic en "Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas" y luego elija la carpeta que está listo para no tener que ver por un tiempo. Después de eso, busque donde dice "Archivar elementos anteriores a" e ingrese una fecha.

En la parte inferior del cuadro, haga clic en "Aceptar" y ¡listo! ¡Esas molestas carpetas llenas con las que no quieres lidiar ahora están vacías!

Cómo activar el archivado automático de correo electrónico de Outlook

Con el archivado automático, puede decidir con qué frecuencia se ejecutará la herramienta de archivo, dónde desea que se almacenen los archivos e incluso cuánto tiempo su querido programa de correo electrónico conservará los correos electrónicos antes de archivarlos por usted. Esto es lo que debe hacer para activar esta función y configurarla:

Haga clic en "Archivo", luego en "Opciones" y luego en "Avanzado" .

Desplácese hacia abajo hasta "Autoarchivar" y seleccione "Configuración de Autoarchivar" .

Marque la casilla que dice "Ejecutar Autoarchivar cada n días" , luego elija la frecuencia con la que desea que se ejecute esta herramienta.

Revise cada una de las otras opciones y elija las que desee, incluida la eliminación completa de los correos electrónicos en lugar de enviarlos a una carpeta de archivo para languidecer para siempre.

Cómo desactivar el archivado automático en Outlook

¿Decidió que ya no desea que Outlook archive ciertas carpetas automáticamente? ¿Necesita volver a tener el control para elegir cuándo y cómo hacerlo usted mismo? ¡Pan comido! Simplemente vuelva a desactivar Autoarchivar:

Seleccione el botón "Archivo" una vez más, elija "Opciones" , luego  "Avanzado" . Busque "Autoarchivar" y seleccione el botón Configuración nuevamente.

Desmarque la casilla que dice "Ejecutar Autoarchivar cada n días" , ¡y listo!

¿Tiene alguna otra pregunta sobre Outlook en la que pueda ayudarlo? Déjame un comentario o envíanos un correo electrónico y haré todo lo posible para ayudarte.

¡Feliz envío de correos electrónicos!