Cómo comparar texto en Excel: 8 métodos mejores y sin esfuerzo

Si está tratando con una base de datos enorme en una hoja de cálculo de Excel y necesita limpiar la base de datos en busca de entradas duplicadas, puede utilizar las siguientes técnicas para comparar texto en Excel.

La hoja de cálculo de Excel no es solo para mantener cuentas financieras, libretas de direcciones o bases de datos de texto. También puede ayudarlo a analizar los datos para borrar entradas duplicadas. Además, puede usar algunas fórmulas sencillas y funciones lógicas de la hoja de cálculo de Excel para comparar celdas y rangos de celdas para encontrar los valores específicos que está buscando.

Aunque puede rastrear visualmente toda la hoja de cálculo en busca de valores duplicados o de destino, puede que no sea el método ideal cuando la hoja de cálculo de Excel contiene miles de entradas. Además, sus diversas funciones de formato condicional le permiten resaltar celdas automáticamente cuando detecta el valor que está buscando.

Siga leyendo para aprender a comparar texto en Excel. También descubrirá cómo Excel compara el texto en dos columnas mediante el formato condicional. ¡Vamos a profundizar en!

¿Por qué necesita aprender a comparar texto en Excel?

Podría haber infinitas razones para realizar una función de comparación de texto en Excel. Sin embargo, los siguientes son los más frecuentes a los que te puedes enfrentar en tu vida personal y profesional:

• Dirige una empresa y creó bases de datos de Excel separadas para clientes de los 50 estados de EE. UU. Ahora, alguien mezcló los nombres de los clientes. Aquí, en lugar de limpiar manualmente la hoja de trabajo, puede usar comparar texto en Excel para encontrar nombres de clientes que se mezclaron entre 50 estados.
• Su negocio tiene dos bases de datos separadas para las direcciones incluidas en la lista negra y en la lista blanca para la entrega de mercancías desde su tienda de comercio electrónico. Un empleado confundió las direcciones. En esta terrible situación, puede usar la función de comparación de cadenas de Excel.
• Creó una lista de compras para todo el mes y mezcló la lista con algunas compras que hizo el mes pasado. Aquí, puede utilizar comparar texto en Excel.
• Si es profesor de secundaria y necesita evaluar las respuestas de los estudiantes frente a las preguntas automáticamente, puede usar la cadena de Excel para comparar columnas y filas.
• Con fines de promoción empresarial, está regalando códigos de descuento a miles de clientes. Ahora, desea volver a dirigirse a los clientes que usaron los códigos de descuento para lanzar suscripciones y productos premium. Puede usar la función de comparación de texto en dos columnas de Excel para hacer coincidir los nombres de los clientes que usaron códigos de promoción de la base de datos maestra de clientes a quienes envió los correos electrónicos de promoción.

Podría haber miles de otras razones para comparar valores y textos en Excel. Cualquiera que sea el motivo, encontrará útiles los siguientes ocho métodos para comparar texto de Excel en dos columnas:

1. Comparar texto en Excel usando el operador igual

Por ejemplo, solo necesita comparar dos columnas de datos para asegurarse de que tiene todos los suministros que necesita. Aquí, puede hacer coincidir los suministros solicitados con los entregados utilizando el operador de comparación Equals que no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Por lo tanto, puede copiar los datos de referencia de una aplicación y pegarlos en la columna de referencia o suministros solicitados. Luego, puede importar los datos de destino desde otra aplicación y pegar los datos en la columna de destino o suministros recibidos.

No necesita pensar en hacer coincidir los casos y los valores de los textos de las celdas aunque esté importando datos de diferentes aplicaciones. Así es como funciona la comparación que no distingue entre mayúsculas y minúsculas:

• Copie y pegue la siguiente fórmula en la celda donde desea obtener el resultado de la comparación:

=A2=B2

• Pulse Intro y Excel mostrará Verdadero o Falso según la referencia y los datos de destino.

Explore Comparar texto en Excel usando el operador de igual a

• Si la fórmula se ve bien, cópiela y péguela en toda la columna para obtener una idea instantánea de los bienes recibidos frente a los bienes pedidos.

2. Use la función EXACTA para comparar texto en Excel

Supongamos que está trabajando en un proyecto en el que la distinción entre mayúsculas y minúsculas es una consideración importante al hacer coincidir valores entre columnas en una hoja de cálculo de Excel. En este escenario, no puede usar el operador Igual a para comparar texto en Excel.

En este escenario delicado, puede usar la fórmula EXACTA como se muestra a continuación:

• Cree un encabezado de columna apropiado e ingrese los datos de referencia en las filas debajo de la columna.
• Del mismo modo, cree la columna de datos a evaluar junto a la primera columna y complete los datos en las filas a continuación.

Aprenda a usar la función EXACTA para comparar texto en Excel

• Una vez hecho esto, coloque un signo igual (=) en la celda donde desea un resultado de comparación, VERDADERO o Falso, y escriba la siguiente fórmula:

=EXACTO(B2,C2) (para la misma hoja de cálculo)

=EXACTO(Hoja8!B2,Hoja9!C2) (para diferentes hojas de cálculo)

• También puede seleccionar los datos de referencia o de destino de otra hoja de cálculo del mismo libro de Excel.
• Presione Entrar y obtendrá una comparación rápida basada en mayúsculas y minúsculas de los textos dados.

3. Compara texto en Excel usando la fórmula IF

Supongamos que desea utilizar la fórmula EXACTA o el operador Igual para comparar texto, pero no desea ver VERDADERO o FALSO como resultado de la comparación. De hecho, desea mostrar textos como Matched y Not Matched. En ese caso, puede anidar cualquiera de las fórmulas anteriores dentro de una función IF como se describe a continuación:

• Ingrese un signo igual (=) y comience la fórmula con IF .
• Luego, ingrese cualquiera de las fórmulas anteriores como el desafío lógico de la función IF.
• Después del desafío lógico, ingrese el texto que se mostrará, como Emparejado entre comillas.

Cómo comparar texto en Excel usando la fórmula IF

• Ponga una coma y luego ponga otro texto que desee que Excel muestre si falla el desafío lógico. En este caso, No coincidente está entre comillas.
• Por lo tanto, la fórmula final queda como se muestra a continuación:

=SI(EXACTO(B2,C2),“Coincidente”,“No coincidente”)

4. Use BUSCARV para comparar texto en Excel

Por ejemplo, necesita encontrar los nombres de los candidatos preseleccionados del Grupo A. Aquí, debe hacer coincidir los nombres del Grupo A con los nombres en la columna de todos los candidatos preseleccionados.

Aquí, puede usar fácilmente la función BUSCARV para permitir que Excel compare texto en dos columnas. Así es como se hace:

• La primera columna de la hoja de trabajo debe contener los nombres del Grupo A.
• En la siguiente columna, puede copiar y pegar los nombres de los candidatos preseleccionados.

Comparar texto en Excel usando BUSCARV

• En la columna más externa, puede obtener los resultados de la comparación que mostrarán el nombre de los candidatos que calificaron en la primera ronda.
• Ahora, simplemente copie y pegue la siguiente fórmula donde desee una lista de comparación de los nombres del Grupo A de los Nombres preseleccionados .

=BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO)

• Para reemplazar los errores #N/A con el texto Failed, use esta fórmula que se menciona a continuación:

=IFNA(BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Error”)

5. Compare texto para encontrar asistentes ausentes rápidamente

Consideremos que usted es el coordinador de eventos de una conferencia tecnológica. Debe comparar a los asistentes con una lista de personas registradas para enviar certificados solo a las personas que asistieron al seminario. Así es como puede hacerlo usando la fórmula BUSCARV e IFNA donde está comparando texto entre dos columnas:

• Cree un encabezado de columna para Registrado y coloque los nombres en las filas a continuación.
• A la derecha de esta columna, cree otra columna para las personas que realmente asistieron al seminario.

Cómo comparar texto para encontrar asistentes ausentes rápidamente

• En la tercera columna, ingrese la siguiente fórmula:

=IFNA(BUSCARV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSO),“Ausente”)

• Copie y pegue la fórmula hacia abajo para obtener el estado presente o ausente de las personas registradas.

Excel hará coincidir los nombres registrados de la columna de referencia para mostrar los resultados en una tercera columna donde desea los nombres. Además, la fórmula IFNA garantizará que si aparece un error #N/A, Excel reemplaza el código de error con el texto Ausente.

6. Compara Texto en Excel para Valores Parciales

Digamos que necesita comparar textos entre las Columnas A y B, pero no está buscando una coincidencia absoluta. En esta situación, debe usar la fórmula FIND como se describe a continuación:

• Coloque los datos del texto de referencia en la Columna A y los datos de destino en la Columna B.

Cómo usar FIND para comparar texto en Excel

• En la Columna C , ingrese la siguiente fórmula para buscar y mostrar un valor para la comparación de texto parcial en Excel:

=ENCONTRAR(C2,A2)

Use FIND y ESNUMBER juntos

• La función ENCONTRAR devuelve un error cuando no puede encontrar una coincidencia parcial. Anidé la función ENCONTRAR dentro de la función ESNUMERO . Ahora la fórmula mostrará VERDADERO cuando haya una coincidencia parcial y FALSO cuando no haya ninguna coincidencia.

=ESNUMERO(ENCONTRAR(C2,A2))

7. Compara Textos o Cadenas Usando Formato Condicional

Imagina que estás en una oficina donde estás a cargo de revisar todas las compras. Obtiene diferentes requisitos de compra de varios departamentos de la empresa. Es su deber asegurarse de que su organización no envíe órdenes de compra de artículos duplicados.

En este escenario, el formato condicional de Excel puede comparar dos o más columnas de datos y resaltar celdas que contienen valores duplicados. Siga estos pasos para practicar este truco de comparar texto en Excel:

• Compile una base de datos de los textos que desea comparar.
• Seleccione todo el rango y haga clic en Formato condicional en el menú Inicio de la cinta de opciones de Excel.

Seleccione Valores duplicados en la opción Resaltar reglas de celdas

• En la lista desplegable, pase el cursor del mouse sobre la opción Resaltar reglas de celda .

Cómo comparar textos o cadenas usando formato condicional

• Aparecerán varias reglas de celda. Seleccione Valores duplicados .
• En la ventana emergente Valores duplicados, puede seleccionar el formato de resaltado haciendo clic en la lista desplegable Valores con .

8. Compare columnas de Excel si el texto 1 está dentro del texto 2

Si necesita encontrar un conjunto de textos dentro de un grupo de textos, puede usar la función BUSCAR como se muestra aquí:

• Crea una columna de textos de referencia y otra columna de textos de prueba.
• Ahora, ingrese la siguiente fórmula en la tercera columna:

=BUSCAR(C2,A2)

• Presiona Entrar . Ahora, copia y pega la fórmula en las celdas de la tercera columna.

Cómo comparar columnas de Excel si el texto 1 está dentro del texto 2

• Presiona Enter para obtener más resultados.

Excel mostrará el número de carácter desde donde encuentra una coincidencia para el texto de prueba en la columna de referencia.

Conclusión

Podría haber muchas otras fórmulas y fórmulas anidadas para unir textos entre dos o más celdas o columnas en Excel. Pero los métodos más fáciles y más utilizados son los mencionados anteriormente en este artículo.

Si conoce alguna otra forma intuitiva de comparar texto en Excel, no olvide mencionar el método en el cuadro de comentarios a continuación. Mientras tanto, puede aprender  a usar la fórmula IF-THEN de Excel .