Esta publicación explica cómo crear y usar plantillas de correo electrónico en Outlook. Si te encuentras respondiendo con frecuencia correos electrónicos similares en Outlook, tengo un gran consejo para ti. Puede guardar sus respuestas como plantillas para poder acceder a ellas cuando lo necesite. De esta manera, en lugar de escribir su texto desde cero cada vez, puede ahorrar tiempo y usar bloques de texto predefinidos con solo hacer clic en un botón.
Deja que te enseñe. Hay dos excelentes métodos que puede usar para responder correos electrónicos con una plantilla de respuesta guardada. El primero utiliza el complemento de plantillas gratuitas y el segundo es la función de piezas rápidas.
Plantillas de correo electrónico con el complemento Mis plantillas
- Comencemos con mis plantillas ahora. Lo bueno de mis plantillas es que se almacenan en su buzón de correo, por lo que también están disponibles cuando usa otra computadora o busca en la web.
- De forma predeterminada, el complemento Mis plantillas debe estar activado en Outlook siempre que tenga una cuenta de intercambio y no esté disponible para cuentas POP o IMAP. Puede comprobar si tiene el complemento haciendo clic en Obtener complementos. en la parte superior.
- En mis complementos, lo verá en la sección de complementos proporcionados por Microsoft y está disponible desde 2013 en adelante.
- Si por alguna razón no está encendido, puede habilitarlo.
- ¿Cómo se utilizan estas plantillas para responder a un correo electrónico? Cuando esté en la respuesta, verá algunas plantillas y la pestaña de mensaje en la cinta hasta el final, haga clic con el botón derecho y se abrirá el panel de plantillas.
- Vendrá con algunas respuestas de muestra. Cuando pasa el cursor sobre las plantillas, tendrá la opción de eliminar y editar plantillas haciendo clic en el signo más aquí abajo para crear nuestras propias plantillas.
- Para crear nuestra propia plantilla, haga clic en el signo más, asígnele un nombre.
- Puede agregar el texto para su respuesta. No hay opciones de formato para las plantillas, por lo que no puede cambiar el tamaño de fuente, el color o agregar enlaces a su texto, lo que, para ser honesto, es bastante limitante.
- Lo que puedes hacer es escribir un texto en otra aplicación. Microsoft Word, por ejemplo, y luego agregue todo el formato que necesita y luego copie y pegue su texto en la plantilla.
- De esta manera, incluso puede agregar enlaces a su respuesta cuando haya terminado con una respuesta, haga clic en Guardar, lo que la agregará a las plantillas disponibles.
- Ahora solo un aviso, el complemento Mis plantillas tiene un tamaño total de 32 kilobytes para todas las plantillas, por lo que en caso de que reciba un mensaje de error "Esta plantilla es demasiado grande para guardar". Hazlo más pequeño y luego intenta guardarlo de nuevo”. cuando intenta guardar eso, necesita reducir la cantidad de contenido para que el tamaño combinado de todas las plantillas sea inferior a 32 kilobytes. No te excedas y deberías estar bien.
- La próxima vez que necesite responder un mensaje, simplemente haga clic en ver plantillas y seleccione la que desee. Copiará el texto en su respuesta.
- Solo dos clics y listo. Por supuesto, no solo está limitado a usar estas plantillas para las respuestas. También puede usarlos cuando está redactando un nuevo mensaje.
Plantillas de correo electrónico con elementos rápidos
La otra opción es usar Partes rápidas, una función que Microsoft introdujo en Outlook 2007. Ahora, con partes rápidas, básicamente puede almacenar piezas de contenido y galerías reutilizables. Pueden incluir imágenes de texto, tablas e incluso formato. Aquí está la cosa, sin embargo. Solo están disponibles localmente en su computadora. No se sincronizan automáticamente.
- Para crear una plantilla con elementos rápidos, escriba el texto que desee o use el texto de una respuesta existente. Resalte la parte del texto que desea usar como respuesta estándar, luego vaya a la pestaña Insertar a la derecha en el grupo de texto, verá Partes rápidas. Haga clic en él y tendrá la opción de guardar la selección como un bloque de construcción en la galería de piezas rápidas.
- Puede darle un nombre a estas piezas rápidas con el menú desplegable para la categoría. Puede organizar sus partes rápidas en grupos separados creando nuevas categorías. Ahora, no necesito eso, así que voy a ir con General. Haga clic en Aceptar.
- La próxima vez que desee utilizar este texto, cuando responda a un mensaje, simplemente haga clic en Insertar elementos rápidos y seleccione la plantilla que desee.
- Una forma más rápida es agregar la galería a su barra de herramientas de acceso rápido. Simplemente haga clic derecho en las partes rápidas en la cinta y seleccione agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, luego puede hacer su selección para usar la función de autocompletar de una manera aún más rápida.
- Simplemente escriba el nombre de la parte rápida. En mi caso, es prueba y pulsa F3 y ya está.
- Ni siquiera es necesario escribir el nombre completo siempre que sea único. En mi caso, escribir prueba y luego F3 es suficiente, la gran ventaja de las partes rápidas es que los componentes básicos no se limitan solo al texto.
- En este caso, supongamos que no tenemos existencias de un artículo en particular y queremos responder a las solicitudes de los clientes que llegan con un artículo alternativo.
- En la respuesta recibida, incluí un texto para responder a la solicitud del cliente. También agregué una imagen de este producto alternativo y sus especificaciones, todo convenientemente guardado y disponible con solo unos pocos clics.
- Si hace clic derecho en cualquier respuesta recibida, tiene la opción de organizar y eliminar.
- Verá todos los bloques de construcción que tiene. Puede editar sus propiedades, eliminarlas o insertar otras nuevas. Ya mencioné que las piezas rápidas se reciben localmente en su computadora.
Exportar piezas rápidas a una PC diferente
Lo último que quiero mostrarte es cómo puedes exportarlos. El archivo en el que se guardan se llama NormalEmail.dotm
Para encontrar la ubicación:
- Abra el Explorador de archivos/Explorador de Windows.
- Escribe " %APPDATA%\Microsoft\Templates " en la barra de direcciones y presiona enter.
- Vas a encontrar el archivo NormalEmail.dotm.
- Este archivo contiene la configuración de cualquier estilo que haya agregado o modificado.
- Puede copiar este archivo en la ubicación de la copia de seguridad o en la carpeta de plantillas de otra computadora o usuario cuando Outlook esté cerrado.
Así es como puede usar plantillas de correo electrónico en Outlook para ahorrar tiempo al redactar correos electrónicos o responder solicitudes repetidas.
Para obtener más información, visite el sitio web de Microsoft .
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