En esta publicación, le mostraré cómo usar la búsqueda en Outlook para encontrar correos electrónicos correctamente. Aprenderemos cómo restringir sus criterios de búsqueda para mejores búsquedas en Outlook. Puede usar Outlook para buscar palabras en archivos adjuntos, buscar por tamaño de correo electrónico, por fecha y mucho más.
Uno de los problemas que tengo con Outlook es el tiempo que paso buscando cosas en el pasado, uso una estructura de carpetas de varios niveles para archivar correos electrónicos que quería conservar pero me di cuenta organizándolo, como en los viejos tiempos, como un archivador con muchos cajones diferentes no es como se debe usar, entonces comencé a usar cierta perspectiva, pero no funcionó de la manera que quería. Obtendría cientos de resultados, que trato de filtrar visualmente. Puedes imaginar la frustración allí. En algún momento. Me doy cuenta de que hay mucho más para buscar que simplemente colocar una palabra en el cuadro de búsqueda y presionar Intro. De hecho, puede encontrar exactamente lo que quieres. Solo tienes que saber cómo preguntarlo de la manera correcta.
¿Cómo usar la búsqueda en Outlook?
- Microsoft actualizó la funcionalidad de búsqueda en 2019 para Office 365. La búsqueda ahora es más rápida y la búsqueda en sí misma se movió a la parte superior de Outlook a la barra de título. Ahora es lo mismo para la aplicación de escritorio y Outlook para la Web para usar la búsqueda.
- Simplemente haga clic dentro de la búsqueda con el mouse o use la tecla de método abreviado Alt + Q o Control + E. Esto abrirá un menú desplegable donde Outlook hará algunas sugerencias personalizadas basadas en su actividad reciente.
- No lo encuentro particularmente útil, pero en caso de que desee repetir una búsqueda, esto puede ser útil para usted.
- En el pasado, escribía mis palabras de búsqueda y obtenía cientos de resultados, pero eso es como conducir su automóvil solo en primera. Tardará una eternidad en llegar a cualquier parte.
- Hay dos formas de utilizar la búsqueda, la búsqueda instantánea y la búsqueda avanzada. Voy a mostrarles a ambos.
Búsqueda instantánea en Microsoft Outlook
Comencemos con la búsqueda instantánea. Digamos que estoy buscando algo con la prueba de palabras clave. Simplemente lo escribo en el cuadro de búsqueda, presiono, intro y obtengo todos los resultados. Para reducir los resultados, puedo ir a la pestaña de búsqueda con botones adicionales.
Puedo refinar mi búsqueda paso a paso. Puede reducir o ampliar el alcance de su búsqueda. Puede encontrar los siguientes campos.
- Buzón actual : el valor predeterminado es el buzón. Más adelante le mostraré cómo puede cambiar su configuración predeterminada si es necesario.
- Todos los buzones : si tiene más cuentas, es posible que desee ampliar su búsqueda a todos los buzones.
- Carpeta actual : otra opción para restringir su búsqueda es restringirla solo a la carpeta actual. Esto significa que la bandeja de entrada excluye las subcarpetas.
- Subcarpetas : si selecciona subcarpetas, incluye la bandeja de entrada y todas las carpetas debajo de ella.
- Todos los elementos de Outlook : todos los elementos de Outlook son tan amplios como puede obtener. Va a buscar en todos los buzones y no solo en el correo, sino también en tu calendario y contactos.
- Incluir elementos eliminados : en los resultados, tiene la opción de incluir elementos eliminados en su búsqueda. Dependiendo de su situación, esto realmente podría inflar sus resultados, así que no lo recomiendo. En su lugar, siempre puede buscar en la carpeta de elementos eliminados por separado.
- Incluir resultados anteriores : si su búsqueda devuelve lo que estaba buscando, puede seleccionar incluir resultados anteriores.
- Desde : su búsqueda puede llevar más tiempo de esta manera, realmente puede reducir los resultados de la búsqueda. El mensaje que busco era para mí. Puedo hacer clic en desde y escribir el nombre del remitente y presionar enter de esta manera. Busca todo con la palabra clave Excel plus donde el usuario es el remitente.
- Asunto : puedo hacer clic en el asunto y agregarlo a mi búsqueda.
- Tiene archivos adjuntos : sé que el mensaje tenía un archivo adjunto, así que selecciono tiene archivos adjuntos y tal vez también sepa que la palabra curso se incluyó en la línea de asunto.
- Categorizado : si clasifica sus correos electrónicos en categorías, puede restringir los resultados a una determinada categoría con este menú desplegable o enviarlos para buscar por destinatarios.
- Marcado : puede buscar el correo que marcó
- Importante : puede buscar el correo que marcó como importante. Estas opciones realmente lo ayudaron a encontrar lo que está buscando.
Búsqueda avanzada en Microsoft Outlook
- El segundo método es utilizar la búsqueda avanzada. Ahora, esta es una forma más eficiente y le dará aún más opciones en lugar de reducir secuencialmente la búsqueda como lo hicimos en la búsqueda instantánea. Puedes hacerlo todo en uno.
- Para obtenerlo, haga clic dentro del cuadro de búsqueda y luego haga clic en el menú desplegable que abrirá un menú desplegable con campos de búsqueda predefinidos.
- Puede definir dónde buscar si lo que está buscando tiene un archivo adjunto o no.
- Básicamente, todas las opciones de búsqueda que vimos en la pestaña de búsqueda también las puede encontrar aquí e incluso tiene más opciones. Por ejemplo, con adjunto contiene, puede buscar directamente palabras clave que sabe que están en el adjunto del mensaje.
- Digamos que sé que el mensaje que busco tenía un archivo adjunto que contiene la palabra Conjunto 1 . Lo pongo entre comillas porque quiero una coincidencia de frase exacta. Cubriremos la sintaxis de búsqueda hacia el final del artículo, así que quédese conmigo.
- Eso es muy bonito. Además, no está limitado a los campos de búsqueda predefinidos que vimos en el menú desplegable. Volvamos a la búsqueda avanzada y observemos el botón que tenía más opciones en la esquina.
- Llegamos a las opciones de búsqueda avanzada donde podemos habilitar campos de búsqueda adicionales. Digamos que quiero la opción de buscar específicamente destinatarios en BCC, marque la casilla BCC y haga clic en aplicar. Ahora estamos disponibles para la búsqueda. Recuerda estas opciones adicionales. Siempre que no pueda encontrar los campos, debe restringir sus resultados al ahora.
Configuración e indexación para la búsqueda en Outlook
- Hablemos de opciones e indexación. Como siempre, con los productos de oficina, hay algunas opciones de aplicaciones estándar que debemos explorar.
- Vaya a archivo y seleccione opciones y luego seleccione buscar. En los resultados, puede definir una carpeta predeterminada para la búsqueda instantánea. La segunda opción, puede optar por incluir elementos eliminados cuando busca en todos los elementos. Por lo general, no habilito eso. También puede cambiar el color de resaltado. Ese es el color que se usa para resaltar los términos de búsqueda en los resultados en la parte superior.
- También tenemos opciones de indexación. Este es un tema importante cuando se trata de búsqueda. La indexación lo ayuda a obtener resultados de búsqueda más rápidos.
- No solo es relevante para la búsqueda de Outlook, sino que cualquier búsqueda que esté haciendo en Windows, esencialmente la indexación está revisando sus archivos, sus mensajes y cualquier otro contenido en su PC. Es catalogar la información.
- Cuando la búsqueda de Outlook no encuentra lo que está buscando o simplemente le da resultados incompletos, la indexación no funciona correctamente.
- Hay mucho más sobre la indexación, pero hay dos cosas importantes para recordar. Cuando hagamos clic en las opciones de indexación, obtendrá el estado actual, asegúrese de que la indexación esté completa. Número dos, asegúrese de que la perspectiva se incluya como parte de la indexación. En indexar estas ubicaciones, debería ver Microsoft Outlook. De lo contrario, elija modificar y haga clic para habilitarlo como último recurso.
- Si aún tiene problemas con los resultados de búsqueda precisos o la indexación no finaliza, es posible que deba reconstruir el catálogo de búsqueda. Esto reiniciará la indexación de sus archivos de datos.
Operadores y sintaxis de búsqueda de Outlook
- Finalmente, hablemos de la sintaxis de búsqueda. Ahora que entendemos los tecnicismos de la búsqueda de Outlook. Veamos algunos conceptos básicos sobre la sintaxis de búsqueda.
- La búsqueda de Outlook utiliza la coincidencia de prefijos. Si escribe plus en el cuadro de búsqueda, encontrará mensajes que contengan plus pluses y plushie, pero no excel plus o excedente. Además, no distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que encontrará más en caso apropiado y más en otros casos.
- Bueno, ya vimos que si quieres buscar una frase exacta como el conjunto 1, debes ponerla entre comillas. Si no lo hace, devolverá todas las variaciones.
- También puede usar operadores lógicos como, y, o y no en su búsqueda, pero necesita usar letras mayúsculas. Por ejemplo, si busca Leelah y Garani, obtendrá elementos que contengan tanto Lillah como Karijini, pero no necesariamente. En ese orden, Lillah o Garani encontrarán elementos que contengan Lailah, Leyla's Garani o cualquier otra combinación de letras mayúsculas y minúsculas. Lillah no Kirani encontrará todos los artículos con Lillah que no incluyan la palabra Garani.
- Incluso puede usar operadores de comparación como mayor que o menor que el tamaño. Por ejemplo, si escribe el tamaño del mensaje, coloque dos puntos y luego el signo mayor que 5 MB en el cuadro de búsqueda. Devolverá elementos de más de cinco megabytes.
- Bastante genial, ¿verdad? Si uso la sintaxis recibida mayor que el 6 de febrero de 2021, devolverá todos los correos electrónicos recibidos después del 6 de febrero de 2021.
Para obtener más información sobre la sintaxis de búsqueda y los operadores, visite el sitio web de Microsoft .
Así es como puede usar la búsqueda en Outlook para encontrar correos electrónicos realmente rápido.
Lea también : Descripción general del buzón de archivo de Office 365
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