Descripción general del buzón de archivo de Office 365

He estado pensando en escribir un artículo sobre la descripción general del buzón de archivo de Office 365 durante mucho tiempo y hoy va a suceder.

Un buzón de archivo es un buzón especializado que aparece junto a las carpetas del buzón principal del empleado en Outlook y Outlook Web App. Al igual que el buzón de correo principal, se puede buscar en el archivo y recuperar los elementos eliminados.

Índice de Contenidos

1. Funciones de archivo en línea
2. Cómo habilitar el archivo en línea en Microsoft 365
• Uso de Exchange local
• Centro de administración de Exchange en Microsoft 365
• Portal de cumplimiento de Microsoft Purview
3. ¿Cómo configurar una política en un buzón de archivo para mover correos electrónicos automáticamente desde el buzón principal?
4. ¿Cómo muevo mensajes a mi buzón de archivo en la nube en Outlook?
5. ¿Cómo acceder a un buzón de archivo?
• Acceso web de Outlook
• Outlook 2013 y versiones posteriores
6. ¿Cómo busco tanto en Outlook como en Exchange Online?
7. ¿Puedo darle acceso a otra persona a mi buzón de correo de archivo en la nube?

Funciones de archivo en línea

• El buzón de archivo en la nube tiene almacenamiento ilimitado y no tiene limitaciones como un buzón de correo principal, lo cual es genial.
• Se puede acceder fácilmente al archivo en línea a través de Outlook 2013 y versiones posteriores y OWA.
• Los correos electrónicos se pueden buscar fácilmente en el buzón de archivo y puede acceder a ellos desde cualquier lugar.
• Los correos electrónicos se pueden mover a un buzón de archivo desde un buzón de correo principal mediante esfuerzo manual y automático.

Cómo habilitar el archivo en línea en Microsoft 365

Hay varias opciones para habilitar el archivo en línea en la nube, que se enumeran a continuación:

Uso de Exchange local

Si está en un entorno híbrido, puede usar el entorno local para habilitar el archivo en línea en el buzón de correo de los usuarios. Una vez completada la sincronización, puede ver los cambios en Microsoft 365.

1. Para hacer esto, vaya a Exchange on-premise PowerShell.
2. Ejecute el comando: Enable-RemoteMailbox "nombre para mostrar" -Archive

1. Espere a que los cambios se repliquen en la nube.
2. Verifique el estado a través de Exchange Online PowerShell.

Centro de administración de Exchange en Microsoft 365

Puede usar el Centro de administración de Exchange para habilitar el archivo en línea en los buzones de correo de los usuarios. No hay necesidad de esperar por una sincronización como en el método anterior.

1. Vaya al Centro de administración de Exchange.
2. Seleccione “ Destinatarios ” > Buzones
3. Busque el usuario y haga clic en Otros
4. Haga clic en " Administrar archivo de buzón "

1. Active la opción y haga clic en Guardar.

Portal de cumplimiento de Microsoft Purview

Otra opción para habilitar el archivo en Microsoft 365 es a través del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Esta opción no requiere sincronización.

1. Vaya al " Portal de cumplimiento de Microsoft Purview "
2. En el panel izquierdo, haga clic en Administración del ciclo de vida de los datos y luego en la pestaña Archivar
3. Seleccione el usuario para habilitar el buzón de archivo y elija Habilitar archivo.
4. Busque al usuario y haga clic en Habilitar.

¿Cómo configurar una política en un buzón de archivo para mover correos electrónicos automáticamente desde el buzón principal?

Los usuarios finales pueden elegir una política para cada carpeta en un buzón principal para mover correos electrónicos a un buzón de archivo. Para hacer esto:

1. Acceda a “ Outlook Web Access (OWA) ”
2. Haga clic derecho en una carpeta (como la bandeja de entrada)
3. Seleccione " Asignar política "
4. Elija una política que desea aplicar.

1. Para eliminar correos electrónicos de una carpeta específica, siga los mismos pasos y use una política de retención que elimina automáticamente los correos electrónicos.

¿Cómo muevo mensajes a mi buzón de archivo en la nube en Outlook?

1. Puedes mover elementos de tu buzón principal a tu buzón de archivo en la nube arrastrando y soltando, ideal para pequeñas cantidades de correo electrónico.
2. Para mover grandes cantidades, utiliza Copiar/Pegar/Eliminar.
3. Selecciona varios mensajes, presiona CTRL+C para copiarlos.
4. Abre la carpeta de destino en tu buzón de archivo.
5. Pega los mensajes en la carpeta de destino con CTRL+V.
6. Regresa a tu buzón principal y elimina los mensajes copiados.

¿Cómo acceder a un buzón de archivo?

Acceder a tu buzón de archivo es simple:

• En Outlook, verás un buzón adicional llamado ' Archivo en línea: tu dirección de correo electrónico '.
• En Outlook Web Access (OWA), el archivo en línea se llama ' Archivo local: tu nombre '.

Acceso web de Outlook:

Outlook 2013 y versiones posteriores:

¿Cómo busco tanto en Outlook como en Exchange Online?

Puede elegir todos los buzones en el campo de búsqueda para buscar tanto en su buzón principal como en el buzón de archivo. Esto mostrará los resultados no solo del buzón principal sino también del archivo en línea.

¿Puedo darle acceso a otra persona a mi buzón de correo de archivo en la nube?

Si un usuario necesita acceso a un buzón de correo de archivo de otro usuario, se deben otorgar derechos de acceso total al buzón del usuario. Los mismos derechos se otorgan automáticamente al buzón de archivo del usuario.

¡Felicidades! Ha aprendido la descripción general del buzón de archivo de Office 365.

Lea también: ¿Cómo cifrar los correos electrónicos de Office 365 de manera efectiva?

¿Quiere mejorar su experiencia de Exchange Online para aumentar la productividad? Echa un vistazo a los consejos y trucos mencionados aquí.

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