Encuentre tiempo para reunirse en Outlook: la mejor guía (2022)

En esta publicación, profundizaré en lo que ofrece Buscar tiempo para reunirse en Outlook.

Así que sin más preámbulos, comencemos.

1 ¿Qué es la perspectiva de FindTime?

2 ¿Cómo funciona FindTime?

3 ¿Quién puede usar la perspectiva de FindTime?

4 ¿Cómo usar la perspectiva de FindTime?

5 Uso de la perspectiva FindTime

6 ¿Por qué su empresa necesita FindTime?

7 FindTime contra garabato

7.1 ¿Qué ofrece Doodle?

7.2 Garabato 1: 1

7.3 La aplicación Doodle

¿Qué es la perspectiva de FindTime?

• FindTime Outlook es un complemento gratuito que ayuda a los empleados a establecer un consenso sobre el mejor momento para celebrar una reunión.
• La herramienta sondea a los posibles participantes de la reunión para determinar sus preferencias y clasifica la oportunidad de reunión disponible más favorable.
• Una vez que se forma un consenso, FindTime puede crear la reunión en su nombre y enviará invitaciones automáticamente, ahorrándole tiempo y molestias.
• Esta función es especialmente útil cuando se trata de programar reuniones con personas ajenas a las organizaciones.

¿Cómo funciona FindTime?

• Las invitaciones para votar sobre los horarios de las reuniones se pueden enviar a una variedad de direcciones de correo electrónico. Estos incluyen Yahoo, Gmail y otros proveedores.
• Con los datos proporcionados por los usuarios, FindTime puede determinar rápidamente qué días y horarios funcionarán mejor.
• El programa puede encontrar vacantes en el horario de cada persona que funcionarán para las reuniones.
• La persona que envía las invitaciones puede proponer varias horas seleccionadas para la reunión. Los asistentes que hayan recibido invitaciones votarán todos a la hora que quieran.
• Después de elegir la hora de la reunión, FindTime envía un aviso a cada asistente.

¿Quién puede usar la perspectiva de FindTime?

• Para usar FindTime, es necesario que la persona o empresa que organiza la reunión tenga Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas.
• También se puede usar con una cuenta Enterprise que tenga Exchange Online .
• Es importante saber que los destinatarios de las reuniones programadas con FindTime no necesitan tener instalado el complemento.
• Si alguien que tiene FindTime envía una solicitud a una persona, esta persona aún puede votar los horarios de las reuniones sin tener la aplicación. De hecho, ni siquiera necesitan Microsoft 365. Solo es necesario tener un correo electrónico para ser destinatario.

¿Cómo usar la perspectiva de FindTime?

La instalación es increíblemente fácil. Todo lo que una persona necesita es Microsoft 365 Apps for Business. También se puede instalar en Exchange Online a través de una cuenta Enterprise. Según  el soporte de Microsoft , es necesario seguir los siguientes pasos para instalar FindTime Outlook web.

Abra Outlook y seleccione " Obtener complementos " en la cinta Inicio.

Busque o localice " FindTime " y haga clic en Agregar . Cuando termine, cierre la ventana Complementos.

El complemento FindTime ya está instalado. Desde las vistas de su bandeja de entrada o calendario, haga clic en más opciones (...) y verá el botón FindTime. Haga clic en este botón para comenzar.

Para usar la respuesta con la encuesta de la reunión, seleccione el correo electrónico y haga clic en más opciones y haga clic en " Responder con la encuesta de la reunión ".

Uso de la perspectiva FindTime

Puede seleccionar la opción FindTime cuando está redactando un nuevo mensaje de correo electrónico O cuando está respondiendo a una opción de correo electrónico existente.

• Dentro de un nuevo correo electrónico, haga clic en más opciones (...) y seleccione  Nueva encuesta  de reunión en la sección FindTime dentro de la cinta en la esquina superior derecha.

• Al responder a un correo electrónico existente, haga clic en más opciones y haga clic en " Responder con  encuesta de reunión " en la sección FindTime dentro de la cinta en la parte superior derecha.
• Cuando hace clic en el botón FindTime (“ Nueva encuesta de reunión ” o “ Responder con encuesta de reunión ”), FindTime buscará en su calendario y en el calendario de cualquier otro empleado y sugerirá las mejores fechas y horas de reunión disponibles.

• Los íconos de personas muestran si se requieren invitados y su disponibilidad

Información Adicional:

• Las reuniones en línea están habilitadas de manera predeterminada, seleccione la casilla de verificación Reunión en línea para deshabilitarla.
• Cuando se selecciona Reunión en línea, FindTime programará una reunión de Microsoft Teams .
• FindTime utilizará el que haya configurado su organización como canal de reunión en línea predeterminado.
• Seleccione Configuración de la reunión y active o desactive las opciones.

Seleccione  Configuración de encuesta  y active  o desactive las  opciones.

Nota:  Aún puede eliminar las horas de reunión seleccionadas en este punto seleccionando  X  en la  lista Horas seleccionadas  .

• Notificarme sobre actualizaciones de encuestas: Recibirá un correo electrónico cada vez que un asistente vote. El mensaje incluye el estado actual de la encuesta y una opción para programar.
• Programar cuando los asistentes lleguen a un consenso : un evento de calendario se programa automáticamente si todos los asistentes requeridos han votado a favor de una opción de tiempo específica. Si hay varias opciones disponibles, se programará la primera opción.
• Mantener horas seleccionadas en mi calendario : Se coloca un evento tentativo en su calendario para cada opción de tiempo que proponga. Todas las retenciones se eliminan cuando se programa la reunión o se cancela la encuesta.
• Bloquear encuesta para los asistentes : los asistentes no podrán sugerir nuevas horas ni editar a otros asistentes.
• Solicitar a los asistentes que verifiquen su identidad : para ayudar a evitar la votación anónima, se requerirá que los asistentes se autentiquen antes de votar.
• Notificaciones por correo electrónico en el idioma de FindTime : el idioma en el que use FindTime se utilizará para enviar notificaciones por correo electrónico relacionadas. De lo contrario, estas notificaciones se enviarán en inglés.

Una vez que revise las opciones y la fecha/hora, haga clic en " Agregar al correo electrónico ".

Los tiempos sugeridos se agregarán al cuerpo de su mensaje. Ahora puede enviar el mensaje.

Se crearán marcadores de lugar de reunión tentativos en su calendario para cada sugerencia que haya hecho. Una vez que se reciben todas las respuestas y selecciona una fecha/hora final para esa reunión, todos los demás marcadores de posición se eliminarán automáticamente de su calendario.

FindTime creará eventos de calendario temporales titulados " HOLD " seguido del nombre de la reunión. Estos permanecerán en su lugar hasta que todos los asistentes hayan acordado una hora. Después de que todos los invitados hayan acordado una hora, FindTime enviará un evento de calendario final y eliminará
todos los eventos con el título " EN ESPERA ".

Recibirá confirmaciones por correo electrónico y actualizaciones a medida que los destinatarios envíen sus votos. Los destinatarios recibirán un correo electrónico de FindTime donde podrán emitir su voto:

Siempre puede verificar el estado de su solicitud de FindTime haciendo clic en "Ver estado/horas actualizadas" en una reunión.

FindTime le enviará un correo electrónico de confirmación con controles de botón para verificar las respuestas. Una vez que tenga todas las respuestas que necesita, puede hacer clic en el botón " Programar " en el correo electrónico para finalizar la reunión y enviar invitaciones.

Seleccione Editar opciones para cambiar la configuración de la reunión, si es necesario.

Nota : si realiza cambios y vuelve a insertar los horarios de las reuniones, debe eliminar manualmente la invitación original.

¿Por qué su empresa necesita FindTime?

FindTime es fácil de implementar y puede ser utilizado por cualquier tipo de empleado. Ahorrar tiempo y obtener más productividad en las mismas 24 horas es algo por lo que todas las organizaciones se esfuerzan. TechRepublic  establece varias buenas razones por las que una empresa querría usar FindTime.

• FindTime es fácil de usar.
• FindTime es necesario solo para la persona que programa la reunión.
• FindTime termina con la molestia de ir y venir entre quienes intentan programar una reunión.
• FindTime configura la reunión e informa a cada persona invitada.
• FindTime es parte de Microsoft 365, que muchas personas ya tienen.

FindTime Outlook es un complemento que encontrará útil para casi cualquier tipo de empresa, grande o pequeña. Pasar más tiempo tratando de programar una reunión en lugar de asistir a la reunión será cosa del pasado con FindTime.

FindTime frente a Doodle

• ¿Con qué frecuencia busca citas en las que varias personas tienen tiempo? Da la gana todos los días, independientemente de si se trata de una reunión, una fiesta de empresa, una cena o una visita privada al cine con amigos.
• Puede ser realmente estresante reunir a muchas personas, pero sabemos cómo ayudarnos unos a otros y dejar que las herramientas nos apoyen.
• La mayoría de ustedes probablemente han oído hablar de  Doodle  o incluso han creado encuestas por sí mismos.

¿Qué ofrece Doodle?

• Doodle es el  servicio gratuito de encuestas  que muchos de ustedes probablemente han usado, incluido yo mismo. Independientemente de si para concertar una cita o para una encuesta de a quién le gustaría comer qué en la parrillada.
• Las encuestas son rápidas y fáciles de crear. Además de las citas, como se mencionó, también se pueden consultar otros contenidos.
• Incluso se pueden seguir haciendo varios ajustes, como “Si es necesario”, es decir, la opción me funciona, pero no es la óptima o solo se puede seleccionar una opción por participante.
• La encuesta oculta también es práctica para que el nombre y el voto sean confidenciales y solo el creador pueda ver los resultados.
• Una vez finalizada la encuesta, puede pasar el enlace y cualquiera que tenga el enlace puede participar en la encuesta. Y todo como un servicio gratuito. Ni siquiera necesitas una cuenta de Doodle, no está mal, ¿verdad?

A primera vista, la versión gratuita no puede:

• Establecer fecha límite: determina la fecha límite para votar
• Obtenga detalles de contacto: haga que las personas completen su correo electrónico, dirección o número de teléfono
• Actividades de todos los invitados: vea quién aún falta o quién ya recibió y abrió la invitación
• A continuación, también puede enviar recordatorios
• Sin publicidad
• Garabato 1: 1

Garabato 1: 1

La  función Doodle 1:1  está incluida en las dos versiones de pago y te ofrece la opción de informar a una persona de tus citas libres para que luego solo tenga que elegir la que más le convenga. Ya sea con colegas, socios externos o clientes, se puede organizar una reunión con solo unos pocos clics.

La aplicación Doodle

También probamos la  aplicación Doodle para usted con la cuenta gratuita  y también es muy fácil crear encuestas allí. Y una buena característica especialmente para uso privado: después de crear la encuesta, no solo puede enviar el enlace, sino también usar WhatsApp o Facebook Messenger para distribuir la encuesta.

Para obtener más información sobre Buscar tiempo para reunirse en Outlook, visite el sitio web de Microsoft .

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