Outlook 365: Solucionar “El archivo de datos de Outlook ha alcanzado el tamaño máximo”

Si tu bandeja de entrada de Outlook 2019/365 se está llenando, recibirás un mensaje de correo electrónico que te informará que tu bandeja de entrada está acercándose a la cuota. Si no reduces el tamaño de tu bandeja, no podrás enviar correos electrónicos, y recibirás un mensaje que dice “El archivo de datos de Outlook ha alcanzado el tamaño máximo”.

La cuota de correo electrónico suele ser establecida por el administrador de Microsoft Exchange dentro de tu organización. En algunos casos, los administradores pueden otorgarte más espacio si les contactas. También puedes utilizar la función de Carpetas Personales en Outlook para almacenar elementos de Outlook localmente en tu disco duro. Los elementos en la Carpeta Personal no cuentan para tu cuota.

Por supuesto, lo mejor es mantener las cosas ordenadas y eliminar algunos de los elementos que nunca necesitarás. Para limpiar tu bandeja de entrada, sigue estos pasos.

Opción 1 – Herramienta de limpieza

Nota: Estos pasos son para la versión de Windows de Outlook. Esta función no está disponible en la versión de macOS.

1. Ve a “Archivo” > “Herramientas de limpieza” > “Limpieza de bandeja de entrada”.
2. Desde la pantalla de “Limpieza de bandeja de entrada”, puedes elegir “Encontrar elementos más antiguos que” un número determinado de días, o “Encontrar elementos más grandes que” un tamaño determinado. Personalmente, trato de encontrar elementos más grandes que 250 kilobytes, luego selecciono “Buscar…”.
3. El asistente busca mensajes que cumplen tus criterios de búsqueda. Desde la pantalla de “Búsqueda avanzada”, puedes eliminar cualquier elemento no deseado.

Una vez que hayas eliminado cualquier elemento no deseado, asegúrate de vaciar la carpeta de “Elementos eliminados” haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando “Vaciar carpeta”.

Opción 2 – Eliminación manual

1. Mientras ves tu correo en Outlook, haz clic derecho sobre la dirección de correo electrónico en el panel izquierdo y elige “Propiedades del archivo de datos”.
   
2. Selecciona el botón “Tamaño de carpeta…”.
   
3. Observa qué carpetas tienen el tamaño más grande. Utiliza esta información para dirigirte a las carpetas de las que debes limpiar manualmente los mensajes de correo.