Hoy, les mostraré cómo usar el correo electrónico de archivo en Outlook para limpiar su buzón (RÁPIDO)
Todos dependemos de los correos electrónicos de una forma u otra, pero estos correos electrónicos ocupan espacio a medida que se acumulan, todo es más lento, los correos electrónicos no llegan y un día abres tu buzón y verás: “BUZÓN LLENO Tu buzón está lleno , es posible que no pueda enviar ni recibir artículos”. ¿A qué te dedicas? ¿Cómo se limpia un buzón desbordado, especialmente después de años de recopilar mensajes? Afortunadamente, no es difícil una vez que sabes algunos trucos.
Determinar el tamaño del buzón
- Comencemos por averiguar cuál es el tamaño actual de su buzón. Para hacer eso, simplemente haga clic en el archivo en la parte superior, esto lo llevará a la información de la cuenta. En la configuración del buzón, verá el tamaño total.
- Debe hacer clic derecho en el buzón y seleccionar las propiedades del archivo, luego hacer clic en el tamaño de la carpeta.
- El número interesante es el tamaño total, incluidas las subcarpetas.
- Este es el tamaño actual de su buzón. Si tiene más de 5 GB, debería considerar trabajar en ello.
Eliminar correos basura
¿Cómo puedes reducir el tamaño de tu buzón? Bueno, vamos a repasar las opciones. La opción uno es usar la limpieza manual. Una buena forma de empezar es siempre vaciar la papelera. Simplemente haga clic derecho en sus elementos eliminados y seleccione una carpeta vacía. Eliminará permanentemente los elementos allí. Esto no se puede revertir, así que obviamente asegúrate de que ya no necesites esos elementos. En mi caso, estoy seguro.
Limpiar elementos antiguos: archivado manual
El siguiente paso es archivar los mensajes antiguos a los que puede necesitar acceder en algún momento. A menudo, es necesario conservar elementos durante un cierto número de años por motivos fiscales y legales, por lo que no desea eliminarlos, pero tampoco desea que ocupen espacio en su buzón. Eso es para el archivado. El archivado elimina físicamente los elementos antiguos de su buzón de correo de Outlook para separar el archivo de datos o el archivo PST en su computadora local.
- Déjame mostrarte cómo puedes hacer eso. Volvamos al archivo en la parte superior y desde el menú desplegable Herramientas, seleccionemos Limpiar elementos antiguos del cuadro de diálogo.
- Seleccionaremos la segunda opción para archivar esta carpeta y todas las subcarpetas. Puede seleccionar carpetas individuales como Bandeja de entrada o Elementos enviados, pero generalmente solo hago clic en el buzón en la parte superior, lo que significa que revisará todo.
- La configuración principal es la fecha de corte, por lo que todos los elementos anteriores a los días que seleccione se moverán y se moverán al archivo de almacenamiento.
- Puede cambiar la ubicación y el nombre del archivo con examinar. Iré con el valor predeterminado, luego presionaré una tecla y el archivo se pondrá a trabajar.
- Ahora, déjame mostrarte dónde puedes encontrar los mensajes de archivo nuevamente en caso de que los necesites. Verá la carpeta llamada Archivos.
- Todas las carpetas en las que estaban los mensajes antes estarán disponibles, por lo que no volcará todo en una carpeta grande. Por supuesto, puede usar la búsqueda para encontrar lo que necesita. De esta manera, aún tiene acceso a los correos electrónicos antiguos en Outlook y no ocupan espacio en su buzón. Pero tenga en cuenta que no estarán disponibles en Outlook en línea ni en su dispositivo móvil.
Crear carpetas personales
A algunos no les gusta la idea de dejar que Outlook decida qué mover. Así que permítame mostrarle otra forma manual de descargar elementos de su buzón, y eso es mediante la creación de carpetas personales. Técnicamente, es muy similar a archivar porque las carpetas personales también son archivos de datos en su computadora local. Excepto aquí, usted mismo mueve los elementos y puede crear su propia estructura de carpetas para crear una carpeta personal.
- Vaya al archivo en la parte superior y luego en el menú desplegable para la configuración de la cuenta, seleccione la configuración de la cuenta.
- Vayamos a la pestaña de archivos de datos y hagamos clic en Agregar.
- Puede dar el nombre del archivo de datos o cambiar la ubicación. Recomiendo mantener estos datos y archivos de almacenamiento en la misma ubicación. Te voy a decir por qué al final de este post. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar y eso es todo.
- Ahora ha creado su propia carpeta personal. Vamos a ver esta carpeta aparecer en el panel de carpetas.
- Puede estructurar esta carpeta como desee. Simplemente crearé una nueva carpeta llamada Contratos haciendo clic con el botón derecho en la carpeta personal y seleccionando una nueva carpeta.
- Ahora, puede seleccionar mensajes o carpetas completas y sacarlos de su buzón de correo a esta carpeta personal.
- De esta manera, tiene control total sobre lo que se elimina y archiva. Estas son las opciones de limpieza manual en Outlook. Solo recuerde que el archivado manual y las carpetas personales se basan en archivos locales y en su computadora, por lo que cualquier cosa que mueva a estos archivos no estará disponible para usted en otra computadora o en línea.
Archivar elementos antiguos automáticamente
- Ahora, echemos un vistazo a otra opción que tiene, que es el archivado automático. Tener que hacer este enfoque manual una y otra vez puede resultar bastante molesto. Una forma más eficiente de hacer esto en Outlook es usar el archivado automático.
- Esta característica ha estado ahí desde siempre. Creo que se introdujo en Outlook 2003 según la configuración definida.
- Se ejecuta en segundo plano y pasa por todas las carpetas de su buzón. Luego mueve físicamente los correos electrónicos antiguos de estas carpetas a un archivo de datos separado o un archivo PST en su computadora local, al igual que el archivado manual. Excepto que una vez que está configurado, no tienes que pensar más en ello.
- El desafío con el archivo automático es comprender la configuración, es importante hacerlo bien, pero desafortunadamente, no es realmente intuitivo.
Sin embargo, no se preocupe, solo siga aquí y lo tendremos listo y funcionando en poco tiempo para acceder a la configuración de archivo automático.
- Vaya al menú de archivo y seleccione opciones y luego seleccione Avanzado y verá Autoarchivar.
- En caso de que no lo vea, se encuentra en un entorno corporativo y su administrador ha deshabilitado esta característica o tiene una cuenta de intercambio y el archivo en línea de Microsoft 365 se ha habilitado para usted. En estos casos, Outlook archivará de acuerdo con sus políticas corporativas y, de lo contrario, no podrá usar el archivo automático.
Configuración de Autoarchivar
- Verá la configuración de archivo automático cuando haga clic. Con la primera casilla de verificación, activa el archivo automático y puede especificar la frecuencia con la que debe ejecutarse si desea recibir una notificación antes de que comience a procesarse, seleccione la casilla de verificación Preguntar antes del archivo automático. De esta manera podrá cancelarlo si necesita eliminar elementos caducados, solo se refiere a los correos electrónicos que tienen una fecha de caducidad. Esto se usa a veces para mensajes sensibles al tiempo.
- Es posible que desee que desaparezcan los correos electrónicos caducados. Si es así, marque la casilla que dice Eliminar elementos caducados (solo carpetas de correo electrónico).
- Queremos archivar o eliminar elementos, mantenlo habilitado.
- Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas debe estar marcada. Podrá acceder fácilmente a los archivos en el panel de carpetas.
- Puede especificar la antigüedad predeterminada a la que desea que se archiven los elementos. Voy a ir con 12 meses, pero mira lo que te funciona. Queremos que nuestros elementos se muevan y no se eliminen de forma permanente.
- Ya tiene una carpeta predeterminada, lo cual está bien para mí. Si desea utilizar una carpeta diferente, haga clic en Examinar.
- Solo marque eliminar permanentemente si está seguro de que realmente desea deshacerse de estos elementos porque va a omitir la carpeta de elementos eliminados.
- Finalmente tenemos la opción de aplicar esta configuración predeterminada a todas las carpetas. Esto es importante de entender haciendo clic en este botón. Estas configuraciones predeterminadas que acabamos de cambiar se aplicarán a todas sus carpetas. De esta manera, no tiene que hacer cambios para cada carpeta individualmente. Si tiene muchas carpetas que desea archivar de la misma manera, esta puede ser la opción correcta. Pero si desea tener más control sobre el proceso, no utilice este botón.
- Por ejemplo, supongamos que tiene varias carpetas que desea archivar después de tres meses, otras tal vez después de seis meses, algunas nunca. Para algunos, es posible que desee que el contenido se elimine después de un tiempo determinado. Si ese es el caso, es mejor aplicar la configuración a nivel de carpeta.
- Vamos a hacer eso. No voy a hacer clic en el botón Aplicar a todos, sino que voy a presionar una tecla para la configuración de seguridad.
Configuración de archivo automático específico de carpeta
- Supongamos que desea definir opciones de archivo específicas para los elementos enviados, simplemente haga clic derecho en la carpeta y seleccione propiedades, luego vaya a la pestaña de archivo automático.
- Vas a ver tres opciones. No archive esta carpeta, archive los elementos de acuerdo con la configuración predeterminada. Esa es la configuración que acabamos de ver. Cuando hace clic en la configuración de archivo predeterminada, lo llevará de regreso a esa ventana para la configuración específica de la carpeta seleccionada.
- Tercera opción. Digamos que queremos que los elementos enviados se muevan después de tres meses, así que voy a cambiar el período de tiempo a tres meses. Una carpeta de archivo predeterminada está bien para mí. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
- También configuremos las opciones para los elementos eliminados. No quiero archivar todos los elementos, pero quiero que se eliminen de forma permanente.
- Haga clic derecho en la carpeta, vaya a la configuración de archivo predeterminada y seleccione la tercera opción nuevamente, digamos para elementos eliminados. Quiero que se limpien después de cuatro meses y como no quiero moverlos, sino eliminarlos, selecciono la última opción, eliminar permanentemente los elementos antiguos.
- Simplemente revise las carpetas que desea archivar y realice los cambios.
- Admito que comenzar con el archivado automático en Outlook no es la experiencia más intuitiva, pero una vez que lo configure de la manera que desea, funcionará silenciosamente en segundo plano, liberando espacio para usted.
Copia de seguridad de archivos PST de Outlook
- Ahora, hablemos rápidamente sobre la copia de seguridad. Independientemente de si usa carpetas personales, archivo manual o automático, todas estas soluciones mueven todos los mensajes a un archivo local en su computadora.
- El riesgo es que los discos duros fallen y los archivos se corrompan, por lo que es muy importante que haga una copia de seguridad de estos archivos en un disco duro externo o en cualquier otra solución de almacenamiento. Es por eso que recomiendo mantener todos sus archivos en un solo lugar. Esto hace que sea más fácil respaldarlos.
- Un último consejo. A menudo veo personas que colocan los archivos PST de archivo en una unidad de red de la empresa para acceder a ellos directamente con Outlook. Ahora, sé que esto puede ser tentador para aprovechar una copia de seguridad central, pero no lo haga, conectarse a una PC a través de la red puede resultar en un rendimiento deficiente o incluso en la corrupción de datos. Microsoft también afirma en su sitio web que esta es una configuración no compatible.
Estas son las diferentes formas de usar el correo electrónico de archivo en Outlook para limpiar su buzón.
Ahora te lo quiero pasar a ti:
¿Qué estrategia de la guía de hoy vas a probar primero? O tal vez tenga una pregunta sobre algo que cubrí. De cualquier manera, me gustaría saber de usted. Así que adelante y deja un comentario a continuación.
