چگونه از یک فایل Word در رایانه ویندوزی با رمز عبور محافظت کنیم

این را در نظر بگیرید: به عنوان مشاور حقوقی یک شرکت، باید چندین قرارداد مشتری، NDA، نظرات حقوقی استراتژیک و غیره را پیش‌نویس کنید. نه فقط این، بلکه باید هر یک از این اسناد را رمزگذاری یا با رمز عبور محافظت کنید تا فقط پرسنل طبقه بندی شده بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. مشکل اینجا پیش می آید، در میان دستکاری با این اسناد، باید مراقب نام ها و رمزهای عبور برای اهداف مختلف باشید.

اگر شما هستید یا مجبور هستید روزانه با وضعیت مشابهی روبرو شوید، به اطلاعات درستی دست یافته اید. در این پست، به شما خواهیم گفت که چگونه می توانید اسناد Word خود را با رمز عبور محافظت کنید و برای ایجاد رمزهای عبور قوی و به خاطر سپردن آنها چه کاری می توانید انجام دهید.

چگونه یک سند Word را با رمز عبور محافظت کنم؟

ابتدا بیایید نحوه قفل کردن یک سند Word را در رایانه شخصی ویندوز 11 با استفاده از رمز عبور ببینیم. مراحل مربوط به مایکروسافت ورد 2019 است. مراحل اضافه کردن رمز عبور در آخرین نسخه های Word مشابه موارد ذکر شده در زیر است.

مرحله 1 - سند Word را که می خواهید با رمز عبور قفل کنید باز کنید.

مرحله 2 - روی منوی File کلیک کنید .

مرحله 3 - بر روی Info کلیک کنید .

مرحله 4 - همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، روی پنجره بازشو Protect Document کلیک کنید.

مرحله 5 - یکی از گزینه های مربوط به نحوه محافظت از سند را انتخاب کنید. در مورد ما، برای محافظت از سند با رمز عبور، روی Encrypt with Password کلیک می کنیم . با این حال، برای محدود کردن تغییراتی که کاربران در سند ایجاد می‌کنند، می‌توانید از میان گزینه‌های دیگر نیز انتخاب کنید.

مرحله 6 - رمز عبوری را که می خواهید سند را با آن قفل کنید وارد کنید. قبل از اینکه رمز عبور را تایپ کنید، به بخش نحوه تولید رمزهای عبور قوی تصادفی که شکستن آنها غیرممکن است بروید.

چگونه یک مدیر رمز عبور می تواند به من کمک کند رمزهای عبور را به خاطر بسپارم

اکنون، همانطور که در تصویر بالا کاملاً مشهود است، این احتمال وجود دارد که رمز عبور خود را گم کرده یا فراموش کنید، به خصوص زمانی که در حال دستکاری چندین سند Word هستید. و هنگامی که با چندین سند مهم سر و کار دارید، نمی توانید چنین مدارکی را فراموش کنید. با این حال، شما همچنین نمی توانید با استفاده از رمز عبور ضعیف از اسناد Word خود محافظت کنید.

در چنین سناریویی، یک مدیر رمز عبور می تواند بسیار مفید باشد. بیایید نشان دهیم که چگونه یک مدیر رمز عبور می تواند به شما کمک کند -

• ایجاد رمزهای عبور تصادفی و قوی – این رمز عبوری است که هنگام محافظت از سند Word خود با رمز عبور، آن را در قسمت Password رمزگذاری محتویات این فایل کپی و جایگذاری می کنید .

• چگونه می تواند به شما کمک کند رمزهای عبور را به خاطر بسپارید - هنگامی که تمام اعتبارنامه های شما به طور ایمن در یک مدیر رمز عبور یادداشت می شود، تنها کاری که باید انجام دهید این است که اعتبارنامه ها را کپی کنید و به اسناد دسترسی پیدا کنید.

باید بخوانید: چگونه با استفاده از TweakPass رمزهای عبور منحصر به فرد و قوی ایجاد کنیم

یک رمز عبور تصادفی و امن ایجاد کنید

قبل از اینکه رمز عبور را به سند Word خود اضافه کنید، با استفاده از Password Manager همانطور که در زیر نشان داده شده است، یک رمز عبور قوی ایجاد کنید. در اینجا نمونه‌ای از TweakPass را می‌آوریم، که یکی از بهترین مدیریت‌های رمز عبور موجود امروزی است.

مرحله 1 -  ابتدا با استفاده از اعتبار خود ثبت نام کنید.

مرحله 2 - پسوند وب TweakPass Password Manager را نصب کنید . برنامه‌های افزودنی برای Google Chrome، Microsoft Edge، Opera و Firefox در دسترس هستند. در اینجا ما افزونه Google Chrome TweakPass را دانلود کرده و به اعتبارنامه خود وارد شده ایم.

مرحله 3 – بر روی Generate Secure Passwords کلیک کنید .

مرحله 4 - یک رمز عبور تصادفی و دقیق ایجاد کنید. شما حتی می توانید تنظیمات را همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است پیکربندی کنید -

مرحله 5 – رمز عبور را کپی کرده و در قسمت Password فایل Word خود قرار دهید.

نحوه استفاده از TweakPass در ویندوز برای به خاطر سپردن رمزهای عبور قوی

مرحله 1 - ابتدا با استفاده از اعتبار خود ثبت نام کنید. شما از این اعتبارنامه ها برای ورود به TweakPass Password Manager استفاده خواهید کرد.

مرحله 2 - TweakPass را نصب کنید . می‌توانید TweakPass Password Manager را روی Windows، Android، iOS و به‌عنوان برنامه‌های افزودنی در Google Chrome، Firefox، Microsoft Edge و Opera نصب کنید. برای هدف این پست، اجازه دهید TweakPass را روی ویندوز نصب کنیم.

مرحله 3 - فایل نصب را اجرا کنید. پس از نصب، هنگامی که TweakPass ظاهر شد، با اطلاعات کاربری خود وارد شوید.

مرحله 4 - از پنجره سمت چپ روی Secure Notes کلیک کنید . از سمت راست روی Add New + کلیک کنید و سپس روی Add Secure Notes کلیک کنید .

مرحله 5 - در قسمت Note Type، روی منوی کشویی کلیک کنید و Add Custom Template را انتخاب کنید .

مرحله 6 - بر روی افزودن فیلد جدید کلیک کنید و رمزهای عبور را انتخاب کنید . در قسمت نام، Microsoft Word Documents را بنویسید. شما می توانید نام خود را انتخاب کنید. در عنوان فیلد رمز عبور را بنویسید و روی دکمه ذخیره کلیک کنید .

مرحله 7 - به عقب برگردید و مانند تصویر زیر Microsoft Word Document را انتخاب کنید.

مرحله 8 – در قسمت Note Title نام فایل Word خود را کپی و پیست کنید. در قسمت Password رمزی را که فایل Word خود را با آن رمزگذاری کرده اید وارد کنید. در اینجا می توانید از رمز عبور تصادفی قوی که با افزونه Google Chrome ایجاد کرده ایم استفاده کنید.

مرحله 9 - بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید .

قیمت - شما می توانید از TweakPass Password Manager به مدت 14 روز به صورت رایگان استفاده کنید و می توانید از تمام ویژگی های آن به صورت رایگان استفاده کنید. پس از اتمام دوره آزمایشی، می توانید TweakPass Password Manager را با قیمت 39.95 دلار خریداری کنید.

محافظت از فایل های Word با رمز عبور به روشی بدون دردسر

مراحل بالا ممکن است خیلی زیاد به نظر برسند، اما وقتی این گردش کار را در کار روزانه خود وارد کردید، به ما اعتماد کنید. هنگامی که شروع به تولید رمزهای عبور تصادفی کنید و همه نام‌ها و رمزهای عبور فایل Word خود را در یک مکان ذخیره کنید، می‌توانید با هر تعداد اسناد word دستکاری کنید و حتی امنیت آنها را حفظ کنید. اگر اطلاعات این پست برای شما مفید بود، در بخش نظرات زیر با ما تماس بگیرید و این پست را با شخصی که به طور مرتب رمزهای عبور به اسناد Word اضافه می کند به اشتراک بگذارید.

ما را در رسانه های اجتماعی -  فیس بوک ،  اینستاگرام  و  یوتیوب دنبال کنید .