Comment archiver automatiquement les e-mails dans Gmail

Il existe de nombreuses façons d' organiser votre boîte de réception Gmail et de la garder sans encombrement. Si vous recevez des dizaines ou des centaines d'e-mails chaque jour, vous devez faire un effort conscient pour garder les choses organisées. Une façon de le faire est d' archiver vos e-mails . Si vous utilisez Gmail, suivez les étapes ci-dessous pour faire le travail.

Comment archiver automatiquement les e-mails dans Gmail

Utilisez des étiquettes et des filtres pour archiver vos e-mails

Pour archiver automatiquement vos e-mails dans Gmail, vous devez créer des libellés spécifiques . Vous pouvez ensuite utiliser ces étiquettes pour créer des filtres qui déplaceront automatiquement vos e-mails vers un dossier particulier. Considérez ce dossier comme l'archive de cette catégorie spécifique d'e-mails.

Comment archiver automatiquement les e-mails à l'aide d'étiquettes et de filtres

1. Accédez à  Gmail et sélectionnez  Paramètres .
2. Cliquez sur Voir tous les paramètres .
3. Sélectionnez l'   onglet Libellés .
4. Ensuite, faites défiler jusqu'à Étiquettes et sélectionnez  Créer une nouvelle étiquette.
5. Ajoutez le nom de la nouvelle étiquette et cliquez sur le  bouton Créer .

   

6. Ensuite, ouvrez l'un des messages que vous souhaitez archiver.
7. Cliquez sur Plus d'options ( les trois points ) et sélectionnez Filtrer les messages comme celui-ci .

   

8. Gmail récupérera tous les e-mails de cet expéditeur. Vous pouvez filtrer davantage les messages en fonction de mots spécifiques.
9. Appuyez sur le bouton Créer un filtre pour créer un filtre spécifique pour ces e-mails.

   

10. Sélectionnez l'étiquette d'archive que vous avez créée précédemment. Vous pouvez également sélectionner une catégorie spécifique pour vos e-mails.

    

11. Enregistrez les modifications.

Désormais, tous les e-mails répondant aux critères seront automatiquement envoyés dans votre dossier d'archives.

Alternativement, vous pouvez également utiliser les options « Archiver » ou « Envoyer et archiver » pour archiver vos e-mails.

Archivez tous vos e-mails

1. Lancez Gmail et connectez-vous à votre compte.
2. Cliquez sur le champ Rechercher et filtrez les emails que vous souhaitez archiver en utilisant le format suivant :
   • étiquette:boîte de réception plus ancienne que :Xd
   •  étiquette : boîte de réception plus ancienne que : X mois
   •  label:inbox plus ancien que:Xy .
     • X est le nombre de jours, de mois ou d'années que vous souhaitez utiliser pour filtrer vos e-mails. Par exemple, si vous souhaitez archiver des e-mails datant de plus de 40 jours, saisissez label:inbox plus_que:40d .
3. Appuyez sur Entrée pour répertorier les e-mails filtrés.
4. Sélectionnez tous les e-mails. Si vous avez plus de 50 e-mails correspondant à la recherche, cliquez sur Sélectionner toutes les conversations correspondant à la recherche .
5. Appuyez ensuite sur le bouton Archiver .

⇒ Remarque : Vous pouvez filtrer vos e-mails par jours, mois et années. Par exemple, si vous souhaitez archiver des e-mails datant de plus de 3 mois, utilisez label:inbox old_than:3m . Si vous souhaitez archiver les e-mails datant de plus d'un an, utilisez label:inbox old_than:1y .

Utiliser l'option Envoyer et archiver

Vous pouvez également utiliser la fonction Envoyer et archiver. L'option est disponible à côté du bouton Envoyer et envoie automatiquement vos e-mails à l' étiquette Tous les messages. Gmail replace automatiquement l'e-mail dans votre boîte de réception lorsque quelqu'un y répond.

Pour activer cette option, accédez aux paramètres Gmail et sélectionnez Afficher tous les paramètres . Cliquez ensuite sur l' onglet Général et faites défiler jusqu'à Envoyer et archiver . Sélectionnez Afficher le bouton "Envoyer et archiver" dans la réponse .

Conclusion

Pour archiver automatiquement vos e-mails dans Gmail, créez une étiquette spécifique, puis utilisez-la pour créer un filtre qui appliquera cette étiquette à un ensemble d'e-mails. Alternativement, vous pouvez également utiliser les options "Archive" ou "Envoyer et archiver" pour obtenir l'archive de vos e-mails.

À quelle fréquence utilisez-vous l'option Archiver dans Gmail ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.