Comment utiliser léditeur de liste avancé Microsoft Lists

Pour ouvrir l'éditeur de liste avancé de Microsoft Lists :

Ouvrez une liste dans les listes Microsoft.

Cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite.

Cliquez sur « Paramètres de la liste » pour ouvrir les paramètres de la liste dans SharePoint.

Microsoft Lists est un nouveau système de stockage et d'organisation de données qui associe des feuilles de calcul, des bases de données et des applications Web. Les listes sont vraiment une nouvelle interface au-dessus de l'infrastructure existante des listes SharePoint. Nous avons précédemment montré comment créer une nouvelle liste dans Lists elle-même ; maintenant, nous allons approfondir la configuration de la liste en utilisant l'interface SharePoint.

Lists fait un bon travail pour se rendre aussi accessible que possible. Le backend SharePoint n'est révélé que lorsque vous le recherchez. Lorsque vous affichez une liste, cliquez sur l'icône Paramètres en haut à droite, puis sur « Paramètres de la liste » pour ouvrir les options de configuration dans SharePoint.

L'écran Paramètres de liste SharePoint est beaucoup plus dense que ce que vous obtenez dans l'application Listes. Vous disposez de nombreuses options de gestion pour personnaliser les champs, la validation, les autorisations et les métadonnées de la liste.

réglages généraux

En commençant par le haut, les « Paramètres généraux » contiennent des commandes globales qui s'appliquent à la liste elle-même ou à toutes les données de la liste. Nous n'allons pas couvrir toutes les options ici, car nombre d'entre elles ne sont utilisées que dans l'interface utilisateur des listes SharePoint, et non dans l'application Listes.

Certains paramètres notables peuvent être trouvés dans "Paramètres avancés". Les « autorisations au niveau de l'élément » vous permettent de contrôler ce que les utilisateurs peuvent voir sur les listes partagées, comme tous les éléments ou uniquement les éléments qu'ils ont eux-mêmes créés.

L'option « Pièces jointes » peut être utilisée pour désactiver la possibilité d'ajouter des pièces jointes à de nouveaux éléments dans les listes, ce qui est activé par défaut. Plus bas sur l'écran, des paramètres permettent de contrôler si les éléments de la liste peuvent s'afficher dans les résultats de recherche et s'ils peuvent être téléchargés sur les appareils des utilisateurs.

Colonnes

De retour sur l'écran des paramètres de la liste principale, la section "Colonnes" mérite une attention particulière. Cliquer sur un nom de colonne vous permettra de modifier ses propriétés. Les options disponibles ici dépendent du type de données de la colonne. Certains exemples que vous pouvez voir incluent la possibilité de définir des longueurs de caractères maximales (pour les champs de texte), de définir la valeur par défaut pour les nouveaux éléments et de basculer si le champ est une entrée obligatoire.

Les types de données interactifs, tels que le composant de sélection à choix multiples, auront plus de paramètres. Ceux-ci peuvent inclure la possibilité de changer le type d'entrée utilisé, vous permettant de choisir entre des boutons radio ou un menu déroulant. La plupart - mais pas toutes - de ces options sont disponibles lors de la modification des colonnes dans l'application Listes principale. L'utilisation de l'écran des paramètres de SharePoint expose tous les paramètres possibles, vous donnant le meilleur contrôle sur la façon dont les données sont stockées et présentées.

Vous pouvez créer une nouvelle colonne à l'aide du lien « Créer une colonne » sur la page des paramètres de la liste. Vous devrez choisir un nom de colonne, sélectionner le type de données et remplir les champs de paramètres pour ce type de données. La case à cocher « Ajouter à la vue par défaut » doit être laissée cochée pour s'assurer que le champ s'affiche par défaut dans l'interface des listes.

Vues

En ce qui concerne les vues, vous pouvez les gérer dans la section "Vues" en bas de la page des paramètres. Vous pouvez créer de nouvelles vues et modifier celles existantes. Une « vue » définit les champs à afficher dans l'interface utilisateur des listes. Vous commencez avec une seule vue « Tous les éléments » par défaut. Lorsque vous ajoutez des vues supplémentaires, vous pouvez y accéder dans les listes en cliquant sur le nom de la vue actuelle en haut à droite.

L'écran Afficher les paramètres vous permet de choisir les champs à afficher et l'ordre dans lequel les afficher. Vous pouvez également définir l'ordre de tri des lignes de données et configurer les filtres par défaut. Dans la section de sélection de colonne, vous verrez plusieurs champs par défaut qui sont généralement masqués. Activez-les pour ajouter des métadonnées par défaut à la vue Liste, telles que le nom de l'auteur de l'élément (« Créé par ») ou son heure de modification (« Modifié »).

Plus bas dans l'écran des paramètres d'affichage, vous trouverez des sections qui vous permettent de configurer si les totaux sont affichés en bas des colonnes, si les données doivent être regroupées et combien d'éléments de données doivent être affichés sur un seul écran. La dernière section, « Mobile », vous permet de choisir de rendre cette vue disponible sur les appareils mobiles. Les listes par défaut pour ordinateur de bureau et mobile peuvent être définies indépendamment les unes des autres, il est donc possible de fournir une vue personnalisée pour les appareils plus petits.

Les écrans de paramètres de SharePoint sont beaucoup moins accessibles que les listes elles-mêmes. Cependant, vous n'aurez peut-être pas besoin de les utiliser souvent, car les fonctionnalités les plus couramment utilisées sont prises en charge dans les propres panneaux de configuration de Lists.

La puissance des listes réside dans sa polyvalence - vous pouvez commencer très rapidement avec une liste de base, puis ajouter des fonctionnalités plus avancées au fil du temps. Finalement, vous pouvez atteindre un point où vous avez besoin d'une option SharePoint qui n'est pas exposée dans l'interface utilisateur des listes. À ce moment-là, cliquez sur « Paramètres de la liste », parcourez la façade des listes et commencez à utiliser les capacités - et la complexité - de SharePoint à la place.