Comment utiliser Microsoft Planner pour suivre les tâches lorsque vous travaillez à distance

Comment utiliser Microsoft Planner pour suivre les tâches lorsque vous travaillez à distance :

Créer un plan.

Créez des buckets pour représenter les étapes d'un processus.

Créez des tâches et faites-les glisser entre les compartiments pour illustrer la progression.

Microsoft Planner est un système de gestion des tâches de style Kanban destiné aux équipes occupées et aux travailleurs à distance. Planner peut vous aider à organiser, attribuer et suivre les tâches lorsque vous ne pouvez pas en discuter en personne.

Le travail du planificateur se produit dans des « plans » liés aux groupes Office 365. Lorsque vous créez un nouveau plan, il crée automatiquement un nouveau groupe (sauf si vous ajoutez le plan à un groupe existant). Le groupe existe comme n'importe quel autre dans Office 365 - il aura son propre site SharePoint, son bloc-notes OneNote et d'autres ressources.

Cela peut sembler compliqué au début, mais cela aide à alimenter certaines des intégrations avancées de Planner. Au quotidien, vous ne devriez pas trop vous soucier du modèle de groupe sous-jacent. Vous pouvez utiliser l'interface Planner pour créer des plans et y ajouter des utilisateurs, sans vous impliquer dans la gestion des groupes Office 365.

Plans et tâches

Connectez-vous à Planner sur tasks.office.com et cliquez sur « Nouveau plan » dans le menu de navigation de gauche. Nommez votre plan et choisissez de le rendre public ou privé. Les plans publics sont automatiquement visibles par tous les membres de votre organisation.

Les tâches au sein des plans sont organisées dans une structure Kanban en colonnes. Elles sont représentées sous forme de listes verticales (« seaux ») de cartes qui sont affichées horizontalement sur votre écran. Vous pouvez ajouter autant de buckets que vous le souhaitez.

Pour créer une tâche, cliquez dans n'importe quel compartiment et saisissez un nom pour la tâche. En option, choisissez une date d'échéance et attribuez la tâche à un utilisateur. Il apparaîtra alors comme une tâche à accomplir.

Une fois qu'une tâche a été créée, vous pouvez cliquer dessus pour afficher plus d'options. Ceux-ci incluent la possibilité d'ajouter des notes, des listes de contrôle, des commentaires et des pièces jointes. Vous pouvez également indiquer la priorité et la progression actuelle d'une tâche.

Le côté droit du volet vous permet de sélectionner des étiquettes à code couleur à ajouter à la tâche - celles-ci apparaîtront sur le dos de la carte sur l'écran du tableau. Cliquez sur n'importe quelle étiquette pour changer son nom. Les étiquettes vous aident à distinguer les différents types de tâches.

Utiliser le planificateur

Il n'y a pas de manière définie d'utiliser les options disponibles. Pour les petites équipes, une configuration simple peut suffire, avec les buckets « À faire », « Faire » et « Terminé ». Vous pouvez ensuite faire glisser des cartes de tâches entre les compartiments pour créer un aperçu clair de la progression.

Les équipes plus grandes avec un volume de tâches plus élevé peuvent bénéficier d'une approche plus structurée. Les plans qui représentent un processus linéaire peuvent inclure un seau pour chaque étape du processus (tels que « Conception », « Développement », « Test » et « Release » pour le développement de logiciels, ou « Planifier », « Écrire », « Modifier » , « Révision » pour l'écriture). Vous pouvez ensuite utiliser l'option « Progress » sur les cartes pour indiquer l'état d'avancement.

Pour obtenir plus d'informations sur les tâches, vous pouvez utiliser les capacités d'analyse intégrées de Planner. Cliquez sur l'onglet « Graphiques » en haut de l'écran pour obtenir une ventilation visuelle de votre plan. Cela rend compte de l'état de la tâche, du compartiment et de la priorité, afin que vous puissiez clairement voir comment le travail progresse. L'onglet Calendrier vous donne une vue de calendrier qui vous permet de voir quand le travail est prévu pour être terminé.

Cet article vous a donné un aperçu de haut niveau des concepts de base de Planner. Nous avons des guides plus détaillés disponibles sur des fonctionnalités spécifiques, si vous souhaitez en savoir plus. Planner excelle dans le remplacement des tableaux blancs de bureau recouverts de colonnes de notes autocollantes. Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de vos tâches, ce qui permet à tout le monde de rester informé, même dans les équipes de travail à distance distribuées.