Lorsque vous partagez des fichiers avec des collègues dans le cadre de votre routine quotidienne, vous souhaiterez peut-être savoir qui apporte des modifications à vos fichiers. Cela peut être particulièrement important dans les entreprises où la collaboration à distance est essentielle aux opérations quotidiennes.
Heureusement, si votre entreprise est abonnée à Office 365 et utilise SharePoint pour stocker des fichiers, il existe un moyen simple de le faire. Pour rester à jour lorsque vos documents ou éléments SharePoint sur votre site changent, vous pouvez créer des alertes. Dans ce guide, nous allons voir comment vous pouvez le faire.
Avant de commencer, nous souhaitons mentionner quelques notes importantes. Tout d'abord, vous pouvez voir différentes options chaque fois que vous configurez une alerte. Si vous êtes un utilisateur plus avancé, vous pouvez également ignorer le travail manuel et automatiser vos alertes avec Power Automate avec le connecteur SharePoint. Il existe également des moyens de voir l'activité de vos fichiers dans une bibliothèque de documents sans créer d'alertes. Avec cette méthode, vous pouvez voir les modifications apportées en cliquant simplement avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier, en sélectionnant le volet de détails et en analysant la section d'activité.
Pour commencer avec les alertes dans SharePoint Online, vous devez d'abord visiter le fichier, le lien ou le dossier. Vous pouvez ensuite appuyer sur le menu des points de suspension à côté et choisir M'alerter en bas. Vous obtiendrez alors un nouveau menu sur votre écran.
Si vous configurez une alerte pour un dossier ou une bibliothèque, il y aura différentes options. Par exemple, vous pouvez définir un titre d'alerte personnalisé en haut ou modifier votre méthode de livraison d'e-mail à SMS. Vous pouvez également modifier votre type d'alerte. Vous pourrez recevoir des alertes pour les éléments suivants : uniquement lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés lorsque des éléments existants sont modifiés ou lorsque des éléments sont supprimés.
Vous pouvez également recevoir une alerte spécifique vous indiquant si quelque chose dans le dossier change en fonction de critères spécifiques. Ceux-ci incluent : si quelqu'un d'autre modifie un document, si quelqu'un d'autre modifie un document que vous avez créé, ou si quelqu'un d'autre modifie un document que vous avez modifié en dernier. Il existe même des options pour envoyer des alertes, soit immédiatement, soit un résumé quotidien ou hebdomadaire.
Si vous finissez par changer d'avis sur les alertes, vous pouvez facilement les annuler. Pour afficher vos alertes, vous pouvez accéder à n'importe quel dossier ou bibliothèque dans SharePoint. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le menu points de suspension dans le coin supérieur droit de l'écran et choisir Gérer mes alertes. Vous pouvez ensuite sélectionner l'alerte que vous souhaitez supprimer et sélectionner Supprimer les alertes sélectionnées. Vous pouvez ensuite cliquer sur OK pour le supprimer.
SharePoint n'est qu'un moyen de garder le contrôle de vos fichiers et de collaborer avec vos collègues. Vous pouvez également collaborer dans Word et Excel, utiliser la nouvelle application Office sur iOS et Android, ainsi qu'essayer OneNote 2016 avec Outlook. Avez-vous des conseils de fourmis pour la collaboration? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous et consultez notre hub d'actualités Office 365 pour plus de fonctionnalités et d'histoires.
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