Microsoft Teams：ファイルを整理する方法

ファイルを注意深くフィルタリングして整理すると、探しているドキュメントをすばやく見つけることができます。もう1つの利点は、フォルダをすっきりさせておくことができることです。

Microsoft Teamsを介して何百ものファイルを受け取り、最初から明確な計画がなかった場合、状況は少し混乱しているように見える可能性があります。ユーザーはファイルを整理する作業に圧倒されることが多いため、何度も延期することを好みます。実際、ファイルの整理は時間のかかる作業ですが、ファイルがもたらす利点は努力する価値があります。

プロセス全体を簡単にするために、このガイドを作成しました。MSTeamsファイルをより適切に整理するのに役立つ一連の便利なヒントとコツを共有します。

MSTeamsでファイルを整理するためのベストプラクティス

メインのクラウドストレージサービスを選択します

Microsoft Teamsは、さまざまなストレージサービスを使用してファイルとドキュメントを保存します。既定では、ファイルはOneDriveとSharePointに保存されます。チームスレッドで共有したファイルはSharePointに保存されます。チャットで交換するすべてのファイルはOneDriveに保存されます。

ただし、使い慣れたクラウドストレージサービスを手動で追加することもできます。

OneDriveとファイルを同期する

Microsoftのクラウドストレージサービスを使用してTeamsファイルを保存することをお勧めします。どちらのサービスもMicrosoftによって開発されており、統合や互換性の問題はありません。

TeamsファイルをOneDriveと同期することにより、ファイルエクスプローラーから直接アクセスできます。つまり、これらのファイルを表示するためにTeamsを開く必要がなくなりました。

特定のフォルダを作成する

Teamsファイルの保存に使用するクラウドストレージサービスに関係なく、特定のフォルダーを作成することが重要です。次に、すべてのファイルを適切なフォルダーに追加します。最も重要なことは、構造を決定し、それに固執することです。

たとえば、頻繁にやり取りする人ごとに個別のフォルダを作成できます。そして、それらから受け取ったファイルをそれぞれのフォルダに保存します。または、レポート、契約、割り当て、マーケティング、財務、プレゼンテーションなど、ファイルにわかりやすい名前を使用することもできます。

プロジェクト、クライアント、日付、期限などでフォルダを整理することもできます。

明確で具体的なチャンネル名を使用する

チームに関連するすべてのファイルはSharePointに保存されます。Microsoft Teamsで新しいチームを作成するたびに、新しいSharePointチームサイトが自動的に作成されます。チャネルを作成すると、SharePointはそのチャネルの新しいドキュメントライブラリを自動的に作成します。

ライブラリは、チャネル名にちなんで名付けられています。したがって、あいまいさを避けるために、必ず特定のチャネル名を選択してください。

ファイルフィルターを使用する

Microsoft Teamsには、ファイルを特定の順序で一覧表示するために使用できる一連のフィルターがあります。たとえば、ファイルを時系列で一覧表示できます。または、それらを変更した人の名前でフィルタリングすることもできます。

トップにピン留め

上部にファイルを固定することもできます。この機能を使用すると、非常に重要または緊急のファイルにマークを付けることができます。このようにして、そのファイルの場所を正確に知ることができます。

まず、ファイルにマークを付けてから、[上部に固定]オプションをクリックする必要があり ます。

ファイルを正常に整理するためのクイックヒント

• デスクトップにファイルを保存しないでください。雑然としたデスクトップは混乱しているように見え、視覚的なノイズを生成します。
• ファイルを入手したらすぐに保存してください。5oファイルを取得して整理を開始するまで待ってはいけません。入手したらすぐに正しいフォルダに入れてください。
• ファイルには明確でわかりやすい名前を使用してください。「ファイル」、「ドキュメント」、「スタッフ」などの一般的な名前を使用しても、まったく役に立ちません。

Microsoft Teamsファイルを整理するためにどのようなヒントとコツを使用しますか？以下のコメントでそれらを共有してください。