Dropbox ペーパー テンプレートの作成方法と使用方法

Dropbox には、Microsoft Office や Google Drive の輝きがないかもしれません。しかし、それを雲の中の機敏な職場に変えることができます。数テラバイトのストレージがファイルを安全に保ちますが、すべてを結び付けるドキュメントが必要な場合はどうすればよいでしょうか? 

Dropbox Paperは、完全なナレッジ ベースの構築に役立つドキュメント コラボレーション ツールです。テンプレートは、作業を開始するのに役立つ追加のヘルプです。

Dropbox Paper テンプレートは、すべてのテンプレートと同様に、時間を節約するための事前構築済みのビルディング ブロックです。ワンクリックでドキュメントをテンプレートに変換することもできます。それでは、両方のプロセスを調べて、Dropbox がいかに簡単にそれを実現したかを理解しましょう。

Dropbox でデザイン済みの紙のテンプレートを選択する方法

Dropbox には、あらかじめデザインされたテンプレートが豊富に用意されています。これらのテンプレートは、業界とその日々の要件に適しています。会議議事録テンプレートなどの一部のテンプレートは、どのテンプレート コレクションでも用途が広く、標準的なものです。テンプレートを選択して独自のコンテンツを追加したり、ニーズに合わせてデザインを微調整したりすることもできます.

テンプレートを使用してドキュメントを開始する方法は次のとおりです。

1. Dropbox Paperを開きます。

2. ホーム画面で、右側に移動し、[ Create new Doc]をクリックする代わりに、[Create with templates]を選択します。

3. ドロップダウン ウィンドウが開き、3 つの既定のテンプレート (ブレインストーム、会議メモ、プロジェクト計画) の選択肢が表示されます。サムネイルを 1 回クリックするだけで任意のテンプレートを使用するように選択し、ドキュメントを起動できます。

4. テンプレート ウィンドウにすべてのテンプレートが表示されます。[すべて]の横にあるドロップダウン矢印をクリックすると、自分が所有するテンプレートまたは共同作業者が共有するテンプレートをフィルター処理できます。作成したテンプレートもここに表示されます。

5. すべてのテンプレートと同様に、このドキュメントも単なる設計図です。フィールド、ヘッダー、またはプレースホルダー テキストを変更することで、必要に応じてカスタマイズできます。ドキュメントが完成したら、指定されたフォルダに移動します。

Dropbox には、適切に分類されたその他のテンプレートを含むPaper Template Libraryもあります。カテゴリをたどって、必要なものにドリルダウンします。必要なテンプレートのサムネイルをクリックし、[テンプレートを使用してドキュメントを開始] を選択します。

空白のドキュメントから独自のテンプレートを作成する方法

空白のドキュメントをテンプレートに変えることができます。ドキュメントをレイアウトし、Dropbox が提供するツールでフォーマットします。

Dropbox Paper テンプレートのフォーマットは、ドキュメントのフォーマットと同じです。テーブル、タイムライン、メディア、コード ブロックなどをテンプレートに追加できます。他の人がフィールドまたは空白に入力できる内容を説明するラベルとして機能するプレースホルダー テキストを追加することもできます。Dropbox はすべての変更を自動的に保存します。

次に、右上の[その他]メニュー (横に 3 つ並んだドット)を開き、ドロップダウン メニューから [テンプレート化]をクリックします。

テンプレートが作成され、編集テンプレートヘッダーがページの上部に表示されます。テンプレートを作成すると、これを変更しても元のドキュメントには影響しません。 

書式設定メニューのテキスト アイコンをクリックしてテキストを選択することで、プレースホルダー テキストを追加することもできます。

ヒント: To Do ドキュメントを検討してテンプレートにすることもできます。右上の[To-Do を表示] ボタンをクリックするまで、To-Do は非表示になります。ビューに表示したら、通常のドキュメントのように作業したり、別のドキュメントの一部にすることもできます。ただし、より便利にするために、変更を加えてテンプレートに変換します。

たとえば、ドキュメントやプロジェクトのレビューに使用できるチェックリストに変換できます。もちろん、ライブラリでチーム チェックリストテンプレートを使用することもできます。

Dropbox Paper テンプレートの編集

作成したテンプレートのみを編集できます。他のユーザーが作成した共有テンプレートを編集する場合は、テンプレートからドキュメントを作成します。次に、それをテンプレート化して独自のコピーを作成します。

しかし、組み込みのテンプレートがどれもニーズに合わない場合はどうすればよいでしょうか? Dropbox Paper を使用すると、数回クリックするだけで簡単にテンプレートを作成できます。

Dropbox の紙のテンプレートを共有する

テンプレートを共有すると、チームのすべてのメンバーが同じベースから始めることができます。使用するテンプレートにカーソルを合わせ、編集アイコン (鉛筆のようなアイコン) をクリックします。[共有]をクリックします。

また、共同編集者を招待して、新しいテンプレートを一緒に作成することもできます。ワークフローは、テンプレート化する前の共有ドキュメントと同じです。

モバイル アプリから Dropbox Paper テンプレートを作成する

デスクトップに縛られる必要はありません。専用の Dropbox Paper モバイル アプリを使用して、移動中にドキュメントを作成および管理します。プロセスは同じです。

1. iOSまたはAndroidで Dropbox Paper を開きます。

2. [参照]画面で、上部のプラス記号をクリックし、画面に表示されるリストからテンプレートを選択します。

モバイルアプリにはまだいくつかの制限があります。テンプレートのライブラリにはまだアクセスできません。また、ドキュメントを「テンプレート化」する方法がありません。うまくいけば、Dropbox はアプリの次のイテレーションにそれを含めます。

Dropbox は単なるクラウド ストレージではありません

Dropbox は、クラウドで好まれる目的地です。Dropbox をより効果的に使用するためのヒントを活用して、時間と労力を節約してください。Dropbox Paper の繊細なエレガンスは、完全な生産性スイートへと進化していることを証明しています。ドキュメントを作成したり、ファイルで共同作業を行ったりすることは、スペースを使用する 1 つの方法にすぎません。