Cara Menapis dalam Helaian Google

Apabila anda bekerja dengan set data yang besar, adalah berguna untuk mengetahui cara menapis dalam Helaian Google.

Terdapat dua cara untuk melakukan ini. Anda boleh menggunakan paparan penapis dalam menu Helaian Google, yang membolehkan anda menyesuaikan cara khusus untuk menapis data dalam helaian yang boleh anda gunakan semula. Kaedah yang lebih dinamik untuk menapis data dalam Helaian Google menggunakan fungsi FILTER.

Dalam artikel ini, anda akan belajar cara menggunakan kedua-dua kaedah.

Buat Paparan Penapis dalam Helaian Google

Dalam kaedah ini, anda akan belajar cara menggunakan penapis yang akan menunjukkan kepada anda hanya data daripada set data besar yang anda mahu lihat. Paparan penapis ini akan menyembunyikan semua data lain. Anda juga boleh menggabungkan parameter penapis untuk paparan penapis yang lebih maju juga.

Cara Membuat Paparan Penapis

Sebagai contoh, bayangkan anda mempunyai satu set data yang merangkumi pembelian produk yang dibuat oleh pelanggan. Data termasuk nama, alamat, e-mel, nombor telefon dan banyak lagi.

Untuk contoh ini, katakan anda mahu melihat hanya pelanggan dari Playa Vista, CA dan hanya pelanggan yang mempunyai alamat e-mel “.gov”. 

1. Untuk mencipta penapis ini, pilih ikon Cipta Penapis dalam menu. Ikon ini kelihatan seperti corong. 

2. Anda akan melihat ikon penapis kecil muncul di sebelah kanan setiap pengepala lajur. Pilih ikon corong ini di bahagian atas medan Alamat Pelanggan untuk menyesuaikan penapis untuk medan ini. 

3. Ini akan membuka tetingkap di mana anda boleh menyesuaikan pilihan penapis. Pilih anak panah di sebelah kiri Tapis mengikut nilai . Pilih Kosong untuk menyahpilih semua entri dalam medan itu. 

Nota : Ini adalah langkah penting kerana ia menetapkan semula paparan daripada menunjukkan semua rekod kepada tidak menunjukkan satu pun. Ini menyediakan Excel untuk menggunakan penapis yang akan anda buat dalam langkah seterusnya.

4. Taipkan teks dalam medan di bawah yang anda mahu tapis medan dengannya. Dalam contoh ini, kami akan menggunakan "Playa Vista" dan pilih ikon carian untuk melihat hanya rekod yang mengandungi teks tersebut. Pilih semua rekod yang muncul dalam senarai keputusan. Ini menyesuaikan penapis anda supaya hanya item yang anda pilih akan dipaparkan dalam hamparan.

4. Sebaik sahaja anda memilih butang OK , anda akan melihat data dalam helaian anda ditapis supaya hanya pelanggan daripada Playa Vista dipaparkan.

5. Untuk menapis pada medan kedua, pilih ikon penapis di bahagian atas medan itu. Ulangi proses di atas untuk mencipta penapis. Kosongkan semua entri, taip teks “gov” untuk menapis sebarang alamat e-mel yang tidak mengandungi “gov”, pilih entri tersebut dan pilih OK .

Kini anda telah memperibadikan penapis anda supaya hanya rekod dalam set data yang anda sayangi dipaparkan. Supaya anda tidak perlu mengulangi proses ini setiap kali anda membuka hamparan, sudah tiba masanya untuk menyimpan penapis.

Menyimpan dan Melihat Paparan Penapis

Apabila anda selesai menyediakan penapis anda, anda boleh menyimpannya sebagai paparan penapis yang anda boleh dayakan pada bila-bila masa.

Untuk menyimpan paparan penapis, cuma pilih anak panah lungsur di sebelah ikon penapis dan pilih Simpan sebagai paparan penapis . 

Anda akan melihat medan kelabu gelap terbuka di bahagian atas hamparan. Ini akan menunjukkan kepada anda julat yang dipilih yang digunakan oleh penapis dan nama medan. Cuma pilih medan di sebelah Nama dan taip nama yang anda ingin gunakan pada penapis itu. 

Hanya taip nama dan tekan Enter .

Anda akan melihat di sebelah kanan bar kelabu bahawa terdapat ikon gear. Pilih ikon ini untuk melihat pilihan penapis. 

Pilihan yang tersedia termasuk:

• Namakan semula penapis
• Kemas kini julat yang digunakan oleh penapis
• Salin penapis untuk mengemas kininya tanpa menjejaskan penapis asal
• Padamkan penapis 

Anda boleh mematikan penapis yang telah anda dayakan pada bila-bila masa hanya dengan memilih ikon penapis sekali lagi.

Ambil perhatian bahawa apabila mana-mana penapis didayakan, ikon penapis akan bertukar hijau. Apabila anda melumpuhkan penapis, ikon ini akan bertukar kembali kepada hitam. Ini ialah cara cepat untuk melihat keseluruhan set data atau jika mana-mana penapis telah mengalih keluar data daripada paparan semasa.

Kemudian, jika anda ingin mendayakan semula mana-mana penapis yang telah anda buat, cuma pilih anak panah lungsur di sebelah ikon penapis. Anda akan melihat penapis yang telah anda simpan muncul dalam menu. Hanya pilih penapis itu untuk membolehkannya bila-bila masa yang anda suka.

Ini akan menapis paparan sekali lagi menggunakan tetapan penapis yang telah anda konfigurasikan.

Menggunakan Fungsi FILTER

Pilihan lain untuk menapis dalam Helaian Google ialah menggunakan fungsi FILTER.

Fungsi FILTER membolehkan anda menapis set data berdasarkan sebarang bilangan syarat yang anda pilih. 

Mari kita lihat menggunakan fungsi FILTER menggunakan contoh Pembelian Pelanggan yang sama seperti bahagian terakhir.

Sintaks fungsi FILTER adalah seperti berikut:

PENAPIS(julat, syarat1, [keadaan2, …])

Hanya julat dan satu syarat untuk penapisan diperlukan. Anda boleh menambah seberapa banyak syarat tambahan yang anda suka, tetapi ia tidak diperlukan.

Parameter fungsi FILTER adalah seperti berikut:

• julat : Julat sel yang anda ingin tapis
• condition1 : Lajur atau baris yang anda mahu gunakan untuk menapis hasil 
• conditionX : Lajur atau baris lain yang anda juga ingin gunakan untuk menapis hasil

Perlu diingat bahawa julat yang anda gunakan untuk keadaan anda perlu mempunyai bilangan baris yang sama dengan keseluruhan julat.

Contohnya, jika anda ingin mencipta penapis yang sama seperti bahagian pertama artikel ini, anda akan menggunakan fungsi FILTER berikut .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),CARI(“gov”,I1:I20))

Ini mengambil baris dan lajur daripada jadual data asal (F1:J20) dan kemudian menggunakan fungsi CARIAN terbenam untuk mencari alamat dan lajur e-mel untuk segmen teks yang kami minati.

Fungsi SEARCH hanya diperlukan jika anda ingin mencari segmen teks. Jika anda lebih berminat dengan padanan tepat, anda boleh menggunakan ini sebagai penyataan syarat sebaliknya:

I1:I20=” nmathou3@zimbio.com ”

Anda juga boleh menggunakan pengendali bersyarat lain, seperti > atau < if="" you="" want="" to="" filter="" values="" greater="" than="" or="" less= "" than="" a="" fixed="">

Sebaik sahaja anda menekan Enter , anda akan melihat hasil fungsi FILTER sebagai jadual hasil.

Seperti yang anda lihat, hanya lajur dalam julat yang anda pilih dalam parameter pertama fungsi dikembalikan. Oleh itu, adalah penting untuk meletakkan fungsi FILTER dalam sel yang mempunyai ruang (lajur yang mencukupi) untuk semua keputusan dipaparkan.

Menggunakan Penapis dalam Helaian Google

Penapis dalam Helaian Google ialah cara yang sangat berkuasa untuk menggali set data yang sangat besar dalam Helaian Google. Fungsi FILTER memberi anda fleksibiliti untuk mengekalkan set data asal di tempat tetapi mengeluarkan hasil di tempat lain.

Ciri penapis terbina dalam dalam Helaian Google membolehkan anda mengubah suai paparan set data aktif dalam apa jua cara yang anda minati pada bila-bila masa tertentu. Anda boleh menyimpan, mengaktifkan, menyahaktifkan atau memadam penapis mengikut kesukaan anda.

Adakah anda mempunyai sebarang petua menarik untuk ditawarkan untuk menggunakan penapis dalam Helaian Google? Kongsi mereka di bahagian komen di bawah.