Microsoft Teams: como organizar seus arquivos

Se você filtrar e organizar seus arquivos com cuidado, encontrará rapidamente os documentos que procura. Outra vantagem é que você manterá suas pastas sem bagunça.

Se você recebeu centenas de arquivos por meio do Microsoft Teams e não teve um plano claro desde o início, as coisas podem parecer um pouco desorganizadas agora. Os usuários muitas vezes se sentem sobrecarregados com a tarefa de organizar seus arquivos, por isso preferem adiá-la várias vezes. Na verdade, organizar seus arquivos é uma tarefa demorada, mas as vantagens que isso traz valem o esforço.

Para facilitar todo o processo para você, criamos este guia. Compartilharemos uma série de dicas e truques úteis para ajudá-lo a organizar melhor seus arquivos do MS Teams.

Melhores práticas para organizar seus arquivos em equipes MS

Selecione seu serviço principal de armazenamento em nuvem

O Microsoft Teams usa diferentes serviços de armazenamento para armazenar seus arquivos e documentos. Por padrão, seus arquivos são armazenados no OneDrive e no SharePoint. Os arquivos compartilhados em threads de equipe são armazenados no SharePoint. Todos os arquivos que você troca em bate-papos são armazenados no OneDrive.

Mas você também pode adicionar manualmente um serviço de armazenamento em nuvem com o qual já está familiarizado.

Sincronizar arquivos com o OneDrive

Sugerimos usar o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft para armazenar arquivos do Teams. Ambos os serviços foram desenvolvidos pela Microsoft e não há problemas de integração ou compatibilidade entre eles.

Ao sincronizar seus arquivos Teams com o OneDrive, você pode acessá-los diretamente do File Explorer. Em outras palavras, você não precisa mais abrir o Teams para visualizar esses arquivos.

Crie pastas específicas

Independentemente do serviço de armazenamento em nuvem que você usa para armazenar seus arquivos do Teams, é importante criar pastas específicas. Em seguida, adicione todos os seus arquivos às pastas apropriadas. O mais importante é decidir sobre uma estrutura e segui-la.

Por exemplo, você pode criar uma pasta individual para cada pessoa com quem costuma interagir. E salve os arquivos recebidos deles na respectiva pasta. Ou você pode usar nomes descritivos para seus arquivos, como relatórios, contratos, atribuições, marketing, finanças, apresentações, etc.

Você também pode organizar suas pastas por projeto, cliente, data, prazo, etc.

Use nomes de canais claros e específicos

Todos os arquivos relacionados às equipes são armazenados no SharePoint. Sempre que você cria uma nova equipe no Microsoft Teams, um novo site de equipe do SharePoint é criado automaticamente. Quando você cria um canal, o SharePoint cria automaticamente uma nova biblioteca de documentos para esse canal.

A biblioteca é nomeada após o nome do canal. Portanto, certifique-se de escolher nomes de canais específicos para evitar ambiguidades.

Use os filtros de arquivo

O Microsoft Teams tem uma série de filtros que você pode usar para listar seus arquivos em uma ordem específica. Por exemplo, você pode listar os arquivos em ordem cronológica. Ou você pode filtrá-los pelo nome da pessoa que os modificou.

Fixar no topo

Você também pode fixar um arquivo na parte superior. Este recurso permite marcar arquivos que são muito importantes ou urgentes. Dessa forma, você saberá exatamente onde encontrar esse arquivo.

Primeiro, você precisa marcar o arquivo e clicar na  opção Fixar no topo .

Dicas rápidas para organizar seus arquivos com sucesso

• Não armazene seus arquivos em sua área de trabalho. Uma área de trabalho desordenada parece confusa e cria ruído visual.
• Armazene seus arquivos assim que os receber. Não espere até obter 5o arquivos para começar a organizá-los. Coloque-os na pasta certa logo após obtê-los.
• Use nomes claros e descritivos para seus arquivos. Usar nomes genéricos como “Arquivos”, “Documentos”, “Coisas” não ajuda em nada.

Que dicas e truques você usa para organizar seus arquivos do Microsoft Teams? Compartilhe-os nos comentários abaixo.