วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้ MS Word Mail Merge

เมื่อจำเป็นต้องพิมพ์ฉลากเพื่อส่งการ์ดอวยพรวันคริสต์มาส งานแต่งงาน และการ์ดเชิญงานบ้านอื่นๆ ต้องการพิมพ์ที่อยู่ในการจัดส่งจำนวนมากสำหรับเว็บไซต์ช้อปปิ้งออนไลน์ของคุณหรือไม่ อ่านบทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้คุณลักษณะ Mail Merge ของ Microsoft Word

Microsoft Excel เป็นแอปที่ยอดเยี่ยมในการสร้างฐานข้อมูลขนาดใหญ่สำหรับการติดต่อทางธุรกิจหรือส่วนตัว อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้เป็นมิตรกับผู้ใช้มากนักเมื่อต้องพิมพ์ฉลากสำหรับจัดส่งหรือฉลากอื่นๆ บนกระดาษฉลาก

คุณสามารถสร้างเซลล์ที่เหมือนป้ายกำกับใน Excel และเขียนเนื้อหาลงในเซลล์ด้วยตนเองได้ คุณสามารถทำงานแบบแมนนวลนี้กับฉลากสองสามป้าย แต่เมื่อคุณต้องการส่งการ์ด คำเชิญ และสินค้าไปยังผู้รับหลายร้อยคน การทำงานแบบแมนนวลไม่ใช่ตัวเลือก

ดังนั้นคุณต้องเรียนรู้วิธีการพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้คุณสมบัติ Mail Merge ของ Microsoft word โดยอ่านบทความนี้จนจบ คุณยังจะได้สำรวจเคล็ดลับอันชาญฉลาดในตอนท้ายอีกด้วย!

วิธีพิมพ์ฉลากใน Excel: เตรียมงาน

กระบวนการพิมพ์ฉลากที่อยู่จาก Excel หรือการพิมพ์ฉลากไปรษณีย์จาก Excel เกี่ยวข้องกับความเข้ากันได้ของไฟล์ Excel กับ Word ดังนั้น คุณต้องทำการปรับเปลี่ยนต่อไปนี้ใน Word หากคุณกำลังพิมพ์ป้ายชื่อใน Word โดยใช้รายชื่อผู้ติดต่อของ Excel:

• เปิดแอป Microsoft Word บนพีซีหรือ Mac ของคุณ
• คลิกไฟล์แล้วเลือกตัวเลือก
• คลิกขั้นสูงในหน้าต่างตัวเลือกของ Word
• เลื่อนลงจนกว่าคุณจะเห็นส่วนทั่วไป

ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

• ที่นั่น ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายข้างๆยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด
• กดตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและออกจากหน้าต่างตัวเลือกของ Word

ก่อนที่คุณจะสามารถพิมพ์ฉลากได้ คุณต้องตรวจสอบว่าฟีเจอร์ Word Mail Merge รองรับฉลากหรือไม่ Microsoft รวบรวมข้อกำหนดสติกเกอร์ฉลากจากผู้ขายชั้นนำในแอป วิธีดูรายการและรหัสเอกสารสำหรับสติกเกอร์ฉลากมีดังนี้

• คลิก แท็บ การส่งจดหมายบนเมนูริบบิ้นของ Word
• เลือกเริ่มจดหมายเวียนจากนั้นเลือกป้ายกำกับจาก  รายการดรอปดาวน์
• กล่องโต้ตอบตัวเลือกป้ายกำกับจะปรากฏขึ้น

เลือกผู้ขายป้ายชื่อทางไปรษณีย์และรหัสผลิตภัณฑ์ใน Word Mail Merge

• ใน ส่วน ข้อมูลฉลากคุณควรเห็นรายการผู้ขายฉลากและหมายเลขผลิตภัณฑ์
• เลือกชื่อผู้จำหน่ายกระดาษฉลากและรหัสผลิตภัณฑ์ คุณจะพบรายละเอียดบนบรรจุภัณฑ์ของกระดาษฉลากที่คุณซื้อ
• คลิกตกลงเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับโปรเจ็กต์การพิมพ์ฉลากนี้

หากคุณไม่เห็นชื่อผู้จำหน่ายฉลากในรายการด้านบน คุณสามารถป้อนข้อกำหนดด้วยตนเองได้ ดังนั้น Word จะซิงค์กับเครื่องพิมพ์อย่างเหมาะสม เพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่ ป้ายจ่าหน้าไปรษณีย์ และฉลากการจัดส่งได้อย่างง่ายดาย

หากต้องการสร้างการกำหนดค่าฉลากใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• คลิกป้ายชื่อใหม่ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกป้ายชื่อ

การสร้างการกำหนดค่าฉลากใหม่บน Mail Merge

• ตอนนี้ พิมพ์ชื่อสำหรับไฟล์กำหนดค่าใหม่
• จากนั้นปรับพารามิเตอร์ เช่น ขอบด้านบน, ขอบด้านข้าง, ความสูงของฉลาก, ความกว้างของฉลาก, ขนาดหน้า เป็นต้น
• คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

แค่นั้นแหละ! อย่าลืมบันทึกเอกสาร Mail Merge Word เพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ในภายหลังหรือกู้คืนหากไฟฟ้าดับระหว่างการทำงาน

วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel: เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อ

ตอนนี้ คุณต้องสร้างฐานข้อมูลซึ่งเครื่องมือ Word Mail Merge สามารถดึงชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดอื่นๆ ของผู้รับได้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างและบันทึกรายชื่อผู้ติดต่อ Excel ของคุณสำหรับโครงการนี้:

• เปิดแผ่นงานเปล่าใหม่ใน Excel
• บันทึกเป็นรายชื่อผู้ติดต่อฉลากการจัดส่งหรือชื่ออื่น ๆ ที่คุณต้องการ
• เริ่มเติมข้อมูลจากมุมบนสุดของเวิร์กชีตโดยไม่เว้นเซลล์ว่างในแถวหรือคอลัมน์

วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อ

• พิมพ์ส่วนหัวของคอลัมน์ที่เครื่องมือ Mail Merge ของ Word จะตรวจจับและใช้ในตัวเลือก Match Fields
• ใต้ส่วนหัวของคอลัมน์นี้ ให้พิมพ์ข้อมูลที่เหมาะสม
• จะเป็นการดีที่สุดหากคุณสามารถนำเข้าไฟล์ CSV (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) จากแอพผู้ติดต่อ จากนั้นจัดรูปแบบใน Excel โดยเพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์
• ดับเบิลคลิกที่แท็บเวิร์กชีตที่ด้านล่างของแอป Excel แล้วเปลี่ยนชื่อเป็นรายชื่อผู้ติดต่อหรือชื่ออื่นที่คุณจำได้
• เมื่อเสร็จแล้วให้บันทึกไฟล์ Excel ทั้งหมดอีกครั้ง

วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel: ใช้ Mail Merge ใน Word

เมื่อฐานข้อมูล Excel สำหรับที่อยู่ในการจัดส่งพร้อมแล้ว ให้ไปที่ไฟล์ Word ที่คุณบันทึกรูปแบบฉลากที่ตรงกับกระดาษที่คุณจะพิมพ์ที่อยู่ทางไปรษณีย์ เมื่อเปิดไฟล์ป้ายชื่อจดหมายเวียนแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• ในส่วนเริ่มจดหมายเวียนของ แท็บ จดหมายเวียนเลือกเลือกผู้รับ
• เลือก ตัวเลือก Use an Existing Listจากรายการดรอปดาวน์
• กล่อง โต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูลจะเปิดขึ้น
• ไปที่ไฟล์ Excel ที่คุณบันทึกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ

นำเข้ารายชื่อผู้ติดต่อไปยัง Mail Merge สำหรับวิธีพิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่จาก Excel

• เลือก ไฟล์แล้วคลิกเปิด
• ตอนนี้ คุณต้องเห็นหน้าต่างเลือกตาราง
• หน้าต่างนี้แสดงแผ่นงานทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์ Excel ที่คุณเพิ่งนำเข้า
• เลือกแผ่นงานที่คุณสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
• ในบทช่วยสอนนี้เป็นเวิร์กชีตรายชื่อผู้ติดต่อ คลิกตกลงเพื่อดำเนินการต่อ
• ตอนนี้ คุณควรเห็นสติกเกอร์ป้ายกำกับเป็นNext Record

เค��าโครงของสติกเกอร์ฉลาก

• สติกเกอร์ฉลากชุดแรกจะว่างเปล่า ไม่เป็นไร.

เมื่อคุณใส่แถวและคอลัมน์ของป้ายชื่อใน Word Mail Merge แล้ว งานของคุณคือนำเข้าข้อมูลจริงจากฐานข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อบน Excel หากต้องการทำงานนี้ให้สำเร็จ ให้ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในฝั่งของคุณ:

• เมื่อพิจารณาว่าคุณอยู่ในแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิกแก้ไขรายชื่อผู้รับ

รายการตารางผู้รับ

• ตรวจสอบตารางการติดต่อและที่อยู่ของพวกเขา ดูว่ามีปัญหาใดๆ
• หากทุกอย่างดูดีในตารางด้านบน ให้คลิกตกลง

วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel ใช้ Mail Merge ใน Word

• ตอนนี้คลิกที่แทรกฟิลด์ผสานใน เมนู เขียนและแทรกฟิลด์ของเครื่องมือจดหมายเวียน
• รายการแบบเลื่อนลงจะแสดงขึ้นพร้อมกับส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดที่อยู่ในฐานข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อของไฟล์ Excel ที่คุณนำเข้า
• คลิกชื่อเรื่อง
• กดShift + Enter _
• จากนั้นคลิกแทรกฟิลด์ผสาน อีกครั้ง แล้วเลือกชื่อ
• กดShift + Enterและทำซ้ำขั้นตอนด้านบนจนกว่าคุณจะมีส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดในสติกเกอร์ป้ายชื่อมุมบนซ้าย
• คุณสามารถปรับแต่งส่วนประกอบต่างๆ ของเครื่องมือสติกเกอร์ฉลากได้
• ไปที่ แท็บ หน้าแรกแล้วเลือกข้อความหรือข้อความบนฉลากเพื่อใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ เช่น ชนิดฟอนต์ ขนาดฟอนต์ สี สีไฮไลท์ และอื่นๆ
• เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยดี ให้กลับไปที่แท็บการส่งจดหมาย

อัปเดตป้ายชื่อเพื่อเติมข้อมูลสำหรับป้ายชื่อในจดหมายเวียน

• ตอนนี้คลิกปุ่มอัปเดตป้ายกำกับ
• สิ่งนี้จะเติมข้อมูลสำหรับป้ายกำกับทั้งหมดในหน้า

คลิกดูตัวอย่างผลลัพธ์สำหรับวิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้ Word Mail Merge

• ตอนนี้ เพียงคลิกดูตัวอย่างผลลัพธ์เพื่อแสดงข้อมูลจริงบนฉลาก

เมื่อสร้างที่อยู่ไปรษณีย์หรือป้ายชื่อสำหรับการจัดส่งบน Mail Merge โดยใช้รายชื่อผู้ติดต่อจาก Excel อย่านำเข้าส่วนประกอบในป้ายชื่อมากเกินไป มันจะเกะกะป้าย เลือกส่วนประกอบที่จำเป็นอย่างยิ่งในการจัดส่งพัสดุให้สำเร็จ

วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel: การพิมพ์เอกสาร

ถึงตอนนี้ คุณได้สร้างป้ายชื่อบนเอกสารจดหมายเวียนเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาพิมพ์โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• นำกระดาษทั้งหมดออกจากเครื่องพิมพ์ของคุณ
• ใส่กระดาษสติกเกอร์ฉลากลงในถาดป้อนกระดาษของเครื่องพิมพ์
• กลับมาที่หน้าป้ายกำกับใน Word แล้วกดCtrl + P นี่คือคำสั่งพิมพ์
• ตอนนี้ ปรับการตั้งค่าการพิมพ์จากบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย
• คุณต้องแน่ใจว่าการตั้งค่าการพิมพ์สะท้อนถึงสภาวะการพิมพ์ที่เหมาะสม เช่น เครื่องพิมพ์ การตั้งค่า ขนาดกระดาษ ระยะขอบ เป็นต้น
• คลิกพิมพ์เพื่อเริ่มพิมพ์ฉลากบนกระดาษพิมพ์ฉลาก

สุดยอด! คุณเพิ่งพิมพ์ที่อยู่ในการจัดส่งหรือฉลากไปรษณีย์ที่ดูดีสำหรับการใช้งานส่วนตัวหรือเพื่ออาชีพ

วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel: คำถามที่พบบ่อย

Is There a Way to Print Address Labels From Excel?

ใช่! คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อใน Excel คุณสามารถสร้างคอลัมน์ เช่น ชื่อ ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ ประเทศ หมายเลขโทรศัพท์ รัฐ ฯลฯ จากนั้นเติมข้อมูลด้านล่างส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้

เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถนำเข้าฐานข้อมูลนี้ไปยัง Word Mail Merge เพื่อสร้างป้ายที่อยู่โดยใช้เครื่องมือสร้างป้ายชื่อบน Mail Merge ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้นในบทความนี้เพื่อค้นหาการเคลื่อนไหวที่แน่นอน

How Do I Create Labels From Excel to Word?

คุณสามารถใช้คุณสมบัติจดหมายเวียนของ Word เพื่อนำเข้าข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อจากแผ่นงาน Excel จากนั้น คุณสามารถใช้วิซาร์ดการสร้างป้ายชื่อในแท็บการส่งจดหมายของ Word เพื่อสร้างป้ายชื่อและเติมข้อมูลจาก Excel คำสั่งแทรกฟิลด์ผสานจะช่วยให้คุณเพิ่มฟิลด์ในป้ายกำกับ

How Do I Print Multiple Labels on One Page?

การพิมพ์ฉลากไปรษณีย์จาก Excel โดยใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Word จะช่วยให้คุณพิมพ์ฉลากเป็นตัวเลขเช่น 10, 20, 30 ฯลฯ ต่อหน้าได้เสมอ สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์และผู้จำหน่ายฉลากที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบข้อมูลฉลาก

บทสรุป

ตอนนี้คุณรู้วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้ฟีเจอร์ Mail Merge ของ Word แล้ว

ส่วนสำคัญของกระบวนการนี้คือการใช้หน้าสติกเกอร์ฉลากที่เหมาะสมก่อนที่จะเติมข้อมูลฉลากใน Mail Merge หากคุณเลือกกระดาษผิด คุณอาจสิ้นเปลืองกระดาษโดยการพิมพ์ฉลากที่ไม่ตรงแนว

เมื่อคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับผู้จำหน่ายกระดาษและรหัสผลิตภัณฑ์ ให้สร้างกระดาษฉลากใหม่เสมอก่อนที่จะทำตามขั้นตอนทั้งหมด

คิดว่าฉันพลาดวิธีอื่นในการพิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่จาก Excel โดยกล่าวถึงวิธีการและขั้นตอนของมันในช่องความคิดเห็นด้านล่าง

ถัดไป  วิธีรวมสองคอลัมน์ใน Excel