วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook: 3 วิธีที่ดีที่สุด

มีเหตุผลเสมอที่จะส่งอีเมลถึงบุคคลต่างๆ นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook

ในฐานะผู้ใช้ Outlook คุณอาจต้องส่งอีเมลที่เป็นทางการหรือส่วนตัวที่สำคัญไปยังบุคคลหลายคน ในสถานการณ์เช่นนี้ การส่งอีเมลทีละรายการจะต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น

คุณสามารถตั้งค่ารายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook และขจัดความยุ่งยากในการเพิ่มที่อยู่อีเมลหลายรายการในช่องถึง

แต่ก่อนอื่น เรามาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายชื่อการแจกจ่ายและความสำคัญกันก่อน

รายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook คืออะไร?

รายชื่อการแจกจ่ายคือรายชื่อผู้ติดต่อหรือที่อยู่อีเมลที่สามารถใช้เพื่อแจกจ่ายหรือส่งอีเมลถึงพวกเขาทั้งหมด

ดังนั้นจึงเป็นกลุ่มที่อยู่อีเมลที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งอีเมลได้ รายการเหล่านี้ยังกล่าวถึงใน Outlook เวอร์ชันต่างๆ เช่นรายการที่ติดต่อและ กลุ่มที่ติดต่อ

หากคุณมีรายชื่อการแจกจ่าย รายชื่อนั้นจะปรากฏในรายชื่อผู้ติดต่อและสมุดที่อยู่ของคุณ

ทำไมคุณต้องมีรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook?

การส่งอีเมลถึงบุคคลต่างๆ อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่มีพนักงานหลายร้อยหรือหลายพันคน

รายชื่อการแจกจ่ายทำให้งานทางโลกและซ้ำซากนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติในการเพิ่มที่อยู่อีเมลทีละรายการ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการส่งอีเมลไปยังกลุ่มคน

คุณสามารถสร้างรายการครั้งเดียวและใช้เป็นเวลาหลายปี เว้นแต่พนักงานบางคนจะเข้าร่วมหรือออกจากองค์กรหรือทีม

ในกรณีนั้น คุณยังสามารถแก้ไขรายชื่อการแจกจ่ายได้อย่างราบรื่นเพื่อให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ยิ่งไปกว่านั้น รายชื่อการแจกจ่ายยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเพิ่มใครบางคนเป็นผู้รับอีเมลของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ

ความแตกต่างระหว่างรายชื่อการแจกจ่าย กลุ่มการแจกจ่าย และกลุ่มที่ติดต่อ

คุณจะพบว่าคำศัพท์ต่างๆ เช่น รายชื่อการแจกจ่ายและกลุ่มผู้ติดต่อใช้แทนกันได้ในระบบนิเวศของ Microsoft หรือ Outlook

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะมีความหมายเหมือนกัน แต่รายชื่อการแจกจ่ายจะถูกใช้ในแอป Outlook เวอร์ชันเก่า

บางคนอาจใช้คำว่ากลุ่มการแจกจ่ายและรายชื่อผู้ติดต่อเพื่ออ้างถึงรายชื่อการแจกจ่าย

ในกรณีของการสมัครใช้งาน Office 365 รายชื่อการแจกจ่ายจะมีความหมายสำหรับทั้งองค์กร

นอกจากจะได้รับการจัดการจากส่วนกลางแล้ว รายการเหล่านี้ยังได้รับอีเมลจากอีเมลขององค์กรแทนที่จะเป็นอีเมลส่วนตัวอีกด้วย

ในทางกลับกัน คุณสามารถสร้างกลุ่มผู้ติดต่อในบัญชีอีเมล Outlook ส่วนบุคคลได้

การสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook จาก Web App

ขณะเข้าถึง Outlook ของคุณจากเว็บแอป คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่าย:

• เปิดOutlookบนเว็บเบราว์เซอร์แล้วคลิกที่ไอคอนPeople
• คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ข้างๆ ผู้ ติดต่อใหม่เพื่อเลือกรายการผู้ติดต่อใหม่

• ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ
• คุณต้องป้อนชื่อสำหรับรายการ
• เพิ่มที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คุณต้องการรวมไว้ในรายชื่อการแจกจ่ายนี้
• หากต้องการ คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายได้อีกด้วย

• คลิกเสร็จสิ้นและคุณเพิ่งสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook
• เมื่อส่งอีเมล ถึงกลุ่ม ให้เพิ่มชื่อกลุ่มในช่องถึง

วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook Desktop

แม้ว่าคุณจะมีแอป Outlook บน Windows คุณก็สามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายที่เรียกว่ากลุ่มที่ติดต่อได้อย่างง่ายดาย ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนด่วนในการสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่นั่น:

• เปิดแอป Outlookแล้วเลือกแท็บบุคคล
• คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ผู้ติดต่อใหม่

• เลือกกลุ่มผู้ติดต่อ
• คุณจะเห็นหน้าต่างใหม่สำหรับกลุ่มหรือรายการนั้น
• ในฟิลด์ ชื่อให้เพิ่มชื่อรายการ
• คลิกที่ปุ่มเพิ่มสมาชิก

• เลือกจากตำแหน่ง ( ที่ติดต่อ Outlook, สมุดรายชื่อ, ที่ติดต่อทางอีเมล ) ที่คุณต้องการเพิ่มบุคคลในกลุ่มนี้
• เลือกบุคคล แล้วคลิก ปุ่ม สมาชิกเพื่อเพิ่มลงในรายการ
• หากต้องการเลือกหลายคนพร้อมกัน ให้กด ปุ่ม Ctrlขณะที่เลือกชื่อทั้งหมด

• เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกตกลงเพื่อกลับไปที่หน้าต่างกลุ่มที่ติดต่อ
• คลิกบันทึก & ปิดเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook สำหรับ Mac

คุณลักษณะรายชื่อการแจกจ่ายของ Outlook ยังมีให้สำหรับผู้ใช้ Mac ดังนั้น คุณสามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook Mac ด้วยขั้นตอนเหล่านี้:

• เปิดOutlook สำหรับ Macแล้วเลือกบุคคล
• เลือกรายชื่อผู้ติดต่อใหม่ภายใต้แท็บหน้าแรก
• กำหนดชื่อให้กับรายการ
• คลิกที่ ปุ่ม เพิ่มและพิมพ์ตัวอักษรสองสามตัวแรกของชื่อผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวม
• เลือกชื่อนั้นเพื่อเพิ่ม
• พิมพ์ที่อยู่อีเมลเพื่อเพิ่มบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ
• คลิก ปุ่ม บันทึก & ปิดเมื่อเพิ่มชื่อทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว

บทสรุป

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook แล้ว คุณสามารถส่งอีเมลของคุณไปยังคนจำนวนมากได้อย่างราบรื่น

ไม่ว่าคุณจะใช้ Windows หรือ Mac การทำตามขั้นตอนของเราจะช่วยคุณสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook

คุณสามารถแสดงความคิดเห็นเพื่อแบ่งปันประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับการตั้งค่ารายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook หลังจากสร้างรายการแล้ว คุณอาจต้องการแชร์รายชื่อผู้ติดต่อกับผู้ใช้ Outlook รายอื่น