Mẹo nâng cao để tổ chức email: Sử dụng các kỹ thuật đã được chứng minh này vào năm 2022

Hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn các mẹo hiệu quả để sắp xếp email trong triển vọng.

• Người lao động toàn thời gian trung bình ở Mỹ nhận được khoảng 120 email mỗi ngày và dành khoảng 28% thời gian trong ngày làm việc của họ để đọc và trả lời email. Đó là rất nhiều thời gian. Không có gì ngạc nhiên khi chúng tôi trở nên căng thẳng, trải qua làn sóng email không bao giờ kết thúc này và vẫn phải hoàn thành công việc thực tế của mình.
• Đã đến lúc giới thiệu một số mẹo và kỹ thuật giúp bạn kiểm soát hộp thư đến của mình. Nếu bạn nghiên cứu chủ đề này, bạn sẽ tìm thấy các chiến lược khác nhau về cách xử lý email. Ví dụ, có số 0 Hộp thư đến. Đó là một chiến lược mà mục tiêu là luôn giữ cho hộp thư đến của bạn trống 100 phần trăm.
• Ở đầu bên kia của quang phổ, có những người có hàng nghìn email trong hộp thư đến của họ và hoàn toàn hạnh phúc. Họ sử dụng các công cụ gắn cờ và công cụ tìm kiếm để tìm những gì họ cần.
• Bây giờ, những thái cực này không phù hợp với tôi. Cả hai đều mang lại cho tôi sự lo lắng. Tôi đã thử cả hai phiên bản. Nếu tôi dành cả ngày để đảm bảo rằng hộp thư đến của mình sạch 100%, tôi sẽ không hoàn thành được nhiều công việc thực tế vì tôi bị phân tâm. Nếu tôi bỏ lỡ một hoặc hai ngày, tôi sẽ đi đến một thái cực khác, nơi tôi để mọi thứ chồng chất và tôi mất dấu vì mỗi email đối với tôi giống như một bài kiểm tra cần phải hoàn thành.
• Khi tôi phải cuộn qua một hộp thư đến ngập tràn với hàng tấn văn bản đang chờ đợi, tôi sẽ rất căng thẳng. Tôi không muốn vào ô đó nữa. Điều gì phù hợp với tôi và điều tôi khuyên bạn nên làm, nếu bạn muốn cải thiện năng suất và giảm bớt lo lắng là sử dụng một hệ thống áp dụng ý tưởng từ cả hai chiến lược.
• Tôi cũng sẽ chỉ cho bạn một số tính năng tuyệt vời trong Microsoft Outlook có thể giúp bạn giảm đáng kể thời gian dành cho một email.

Phát triển một quy trình email

• Mặc dù được nhiều người tin tưởng, nhưng bộ não của chúng ta không giỏi làm việc đa nhiệm. Trên thực tế, nghiên cứu đã chỉ ra rằng đa nhiệm làm giảm năng suất. Vì vậy, hãy ngừng liên tục kiểm tra hộp thư đến của bạn vì khi bạn đang hoàn thành một việc gì đó, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để trở lại đúng hướng.
• Sau khi kiểm tra hộp thư đến của bạn, số phút này sẽ cộng dồn theo thời gian và việc liên tục khởi động lại một tác vụ nhiều lần khiến bạn cảm thấy khó chịu.
• Tôi biết có thể không phải ai cũng làm được, nhưng đối với hầu hết các công việc. Nó có bắt buộc phải trả lời email ngay lập tức không? Chẳng hạn, bạn nên dành mười phút mỗi giờ cho email của mình. Chỉ tập trung vào những thứ quan trọng nhất. Khi bạn hoàn thành, hãy đóng hộp thư đến và tập trung sự chú ý vào các nhiệm vụ khác của bạn.
• Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã tắt các thông báo của Windows để không liên tục nhận được các cửa sổ bật lên.

Để tắt thông báo:

• Chọn  nút Bắt đầu   , sau đó chọn  Cài đặt . Chuyển đến  Hệ thống  >  Thông báo và hành động .
• Thao tác này sẽ đưa bạn đến các thông báo và hành động. Khi cuộn xuống, bạn sẽ thấy các ứng dụng khác nhau mà thông báo được bật. Chắc chắn tắt Outlook, nhưng cũng kiểm tra các ứng dụng khác để xem bạn có thực sự cần nhận cửa sổ bật lên cho bất kỳ ứng dụng nào trong số đó hay không.

• Nếu bạn không thể đóng Outlook trong thời gian rảnh email vì bạn cần hoàn thành các tác vụ khác của mình, hãy chuyển sang chế độ ngoại tuyến. Để chuyển sang chế độ ngoại tuyến, hãy chuyển đến gửi / nhận ở trên cùng và nhấp vào làm việc ngoại tuyến trên thanh trạng thái.

• Bạn cũng có thể thấy rằng bạn hiện đang ngoại tuyến.

• Khi đến lúc kiểm tra lại email, chỉ cần nhấp lại vào làm việc ngoại tuyến và hộp thư đến của bạn sẽ cập nhật số để tạo hệ thống thư mục phù hợp với bạn.

Sử dụng Hệ thống Thư mục Dựa trên Hành động

• Hãy nói về việc nộp và lưu trữ email. Trước đây, tôi đã tạo một cấu trúc thư mục đa cấp phức tạp cho các đối tượng khác nhau để lưu trữ các email mà tôi muốn giữ lại. Nó hoạt động tốt ngay từ đầu, nhưng tôi tiếp tục thêm các chủ đề và danh sách ngày càng dài ra.
• Tôi đã dành thời gian quyết định xem mình nên chuyển thư mục nào và gửi email cho người lãnh đạo. Khi tôi tìm kiếm một thứ gì đó, tôi thường không chắc mình đã đặt nó ở đâu nữa và cuối cùng tôi đã lãng phí thời gian tìm kiếm nó, loại bỏ mục đích.
• Bây giờ tôi sử dụng cấu trúc thư mục dựa trên hành động hơn và cố gắng giữ nó trong một hệ thống đơn giản với chỉ một vài thư mục. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể thiết lập điều đó sau một chút.
• Quy tắc quan trọng khác là tránh đọc lại email. Đó là một lý do khác tại sao tôi không thích một hộp thư đến tràn ngập, bởi vì nếu bạn giữ mọi thứ trong hộp thư đến của mình, bạn sẽ phải đọc lại email nhiều lần.
• Đây là những gì tôi làm để tránh điều đó. Lần đầu tiên tôi đọc một email, tôi quyết định phải làm gì với nó. Nếu đó là việc tôi có thể làm ngay, tôi sẽ làm. Ví dụ, nếu kế toán cần một biên lai, tôi đã quên nộp. Tôi gửi ngay.
• Về cơ bản, bất cứ điều gì tôi có thể làm trong vài phút nữa, tôi sẽ làm để hoàn thành nó. Khi tôi hoàn thành và trả lời email, tôi quyết định xem đó có phải là điều mà tôi có thể cần tham khảo lại vào một thời điểm nào đó trong tương lai hay không. Hoặc có thể đó là thứ tôi cần giữ vì lý do pháp lý hoặc thuế. Nếu vậy, tôi sẽ lưu trữ email bằng cách chỉ cần nhấp vào lưu trữ ở trên cùng.

• Thao tác này sẽ chuyển email ra khỏi hộp thư đến của tôi vào thư mục lưu trữ. Sau này, nếu cần quay lại, tôi có thể sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm.
• Nếu đó là thứ tôi chắc chắn không cần nữa, tôi chỉ cần xóa nó đi. Thay vì lưu trữ, tôi nhấp vào Xóa. Thao tác này sẽ chuyển email ra khỏi hộp thư đến của tôi đến các mục đã xóa.
• Tôi thường xuyên làm trống thư mục các mục đã xóa để nó không chiếm dung lượng lưu trữ không cần thiết. Đó là những gì tôi làm với một email mà tôi biết là hoàn tất nhanh chóng và lưu trữ, sau đó lưu trữ hoặc xóa.
• Rõ ràng điều tương tự cũng áp dụng cho các email mà không cần thực hiện hành động nào. Tôi quyết định xem mình muốn lưu trữ tin nhắn hay chuyển vào thùng rác ngay lập tức.
• Bây giờ, bạn có thể làm gì khi gặp một tin nhắn mà bạn không thể trả lời ngay lập tức? Có thể nó yêu cầu tạo một báo cáo hoặc kiểm tra với người khác hoặc bất cứ điều gì mất hơn một vài phút. Đây là nơi chứa thư mục action của tôi. Nếu sau khi đọc email, tôi nhận ra rằng mình cần dành nhiều thời gian hơn cho nó, tôi sẽ chuyển nó vào một thư mục mà tôi đã tạo.

• Để tạo một thư mục, hãy nhấp chuột phải vào hộp thư của bạn và chọn thư mục mới, đặt tên cho nó và nhấn enter.
• Điều này cũng hoạt động trên các thư mục hiện có trong trường hợp bạn muốn tạo một thư mục con. Trong trường hợp của tôi, tôi có một thư mục được gọi là Hành động Bắt buộc.
• Bạn cũng có thể kéo và thả để có được các thư mục của mình theo thứ tự bạn muốn để khi tôi bắt gặp một email, tôi không thể xóa và trả lời ngay lập tức.
• Tôi sử dụng các bước nhanh để di chuyển thư vào thư mục hành động để thiết lập một bước nhanh. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tin nhắn, chọn các bước nhanh, sau đó là bước nhanh mới và sau đó chuyển đến thư mục.

• Đặt tên cho nó và hành động của họ. Chọn thư mục bạn muốn thư di chuyển trong menu thả xuống. Nhấp vào Kết thúc là bạn đã tạo bước nhanh với email được đánh dấu.

• Chỉ cần nhấp vào bước nhanh trên tab trang chủ. Thao tác này sẽ chuyển nó ra khỏi hộp thư đến.

• Bạn cũng có thể thêm một phím tắt vào bước nhanh của mình. Đi tới bước nhanh, quản lý bước nhanh rồi chỉnh sửa. Chọn một phím tắt, tổ hợp phím và lưu, sau đó sử dụng phím tắt để phân bổ tin nhắn của bạn nhưng đó không phải là nơi nó kết thúc vì nếu không, bạn vừa tạo một thư mục khác mà bạn cần theo dõi.

• Bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ cho ai đó. Bạn chỉ có thể chuyển tiếp email cho người đó để đảm bảo rằng nó được hoàn thành.
• Bạn có thể gắn cờ nó bằng cách sử dụng tính năng theo dõi của Outlook.
• Nếu bạn không thể ủy quyền nhiệm vụ vì chỉ có bạn mới có thể thực hiện, bạn nên tạo việc cần làm. Những gì tôi làm là sắp xếp thời gian trong lịch của mình để hoàn thành công việc, bởi vì nếu tôi không lên lịch, điều đó sẽ không xảy ra.
• Để lên lịch thời gian, hãy tạo một cuộc hẹn trực tiếp từ tin nhắn bằng cách kéo tin nhắn vào biểu tượng lịch. Thao tác này sẽ mở cửa sổ cuộc hẹn. Bạn có thể sử dụng trợ lý lập lịch để sắp xếp thời gian làm việc trên email. Bằng cách này, nhiệm vụ của tôi có cơ hội hoàn thành tốt.
• Tôi sẽ thêm một chỉnh sửa cuối cùng cho điều này. Hãy thay đổi thư mục khởi động mặc định trong Outlook thành thư mục hành động. Mỗi khi triển vọng mở ra, điều đầu tiên bạn sẽ thấy là những việc bạn cần phải hoàn thành. Điều này rất tốt cho tôi vì tôi rất dễ bị phân tâm bởi các email khác và tôi có thể quên kiểm tra thư mục thực tế của mình.

• Để làm thư mục mặc định, hãy chuyển đến tùy chọn tệp trước, bạn sẽ thấy Outlook khởi động và thoát. Tại đây, bạn có thể chọn thư mục mà Outlook sử dụng làm thư mục bắt đầu. Chỉ cần nhấp vào thư mục Duyệt và Chọn Hành động.

DE-Làm xáo trộn hộp thư đến của bạn

• Rõ ràng là cách dễ nhất để có một hộp thư đến sạch là có ít thư hơn để xử lý, vì vậy hãy hủy đăng ký nhận bất kỳ thứ gì bạn không muốn nhận. Nếu bạn không thể yêu cầu ai đó ngừng bắn phá bạn bằng email, hãy chặn người gửi và chuyển họ vào thư mục rác.
• Tắt thông báo email từ các ứng dụng bên ngoài và phương tiện truyền thông xã hội về cơ bản làm mọi thứ bạn có thể để giảm làn sóng email đến.
• Tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng các quy tắc trong Outlook. Ví dụ: tôi đã đăng ký nhận một số bản tin mà tôi quan tâm nhưng tôi không muốn những thư này chồng chất trong hộp thư đến của mình. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một thư mục riêng cho những thư này và sử dụng quy tắc để tự động di chuyển chúng vào thư mục này ngay khi chúng đến. Điều đó rất đơn giản. Nhấp vào một trong các email bản tin mà bạn nhận được, sau đó chọn quy tắc từ tab trang chủ và tạo quy tắc.
• Bây giờ chúng ta cần xác định một số kích hoạt cho quy tắc. Đây có thể là người gửi cụ thể hoặc các từ khóa nhất định trong dòng chủ đề.
• Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ đi với người gửi, sau đó chọn thư mục tôi muốn chuyển nó đến và thế là xong.
• Bạn có thể nhận được các khoản rút tiền thực sự sáng tạo và phức tạp. Chỉ cần nhấp vào Tùy chọn nâng cao để xem ý tôi là gì. Trong trường hợp của tôi, tôi chỉ cần một quy tắc đơn giản nên tôi sẽ nhấp vào Ok.

• Một mẹo cuối cùng, điều này đặc biệt hiệu quả trong môi trường công ty, nơi mọi người gửi rất nhiều email với người nhận và CC để thông báo cho họ. Bây giờ, những email như vậy thường không yêu cầu hành động, vì vậy bạn có thể sử dụng quy tắc để di chuyển chúng vào một thư mục riêng biệt để bạn có thể đọc chúng sau này hoặc không.
• Một cách khác là đánh mã màu cho chúng để với phần mở đầu đó, bạn đã biết rằng những thư này không được gửi trực tiếp đến bạn.
• Để thiết lập định dạng có điều kiện như vậy trong triển vọng, hãy chuyển đến tab chế độ xem, chọn cài đặt chế độ xem và sau đó định dạng có điều kiện. Nhấp vào Thêm để thiết lập quy tắc mới. Gán tên, bấm vào nút phông chữ. Bạn có thể thay đổi phông chữ, kiểu, kích thước và màu sắc.
• Chúng ta cần thêm một điều kiện. Bạn cũng có thể thực sự phức tạp nhưng tất cả những gì tôi muốn là áp dụng cho các thư mà tôi đã sao chép vào, vì vậy tôi sẽ chọn hộp cho vị trí của tôi và từ menu thả xuống, hãy chọn trên dòng với những người khác. Đó là nó. Nhấp vào ok.

• Tôi sẽ gửi một email cho chính mình trong CC và bây giờ khi tin nhắn đến, tôi thấy ngay rằng tôi chỉ được sao chép trong email này nên bạn có nó.

• Tóm lại, hãy phát triển một thói quen gửi email và ngừng liên tục kiểm tra hộp thư đến của bạn. Tạo một hệ thống thư mục phù hợp với bạn và áp dụng một quy tắc chạm duy nhất để tránh đọc lại email và làm lộn xộn hộp thư đến của bạn bằng cách áp dụng các quy tắc và tắt thông báo qua email. Tôi hy vọng những mẹo sắp xếp email trong outlook này sẽ hữu ích để kiểm soát hộp thư đến và cải thiện năng suất của bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy truy cập trang web của Microsoft .

Bây giờ tôi muốn nghe từ bạn:

Bạn sẽ thử chiến lược nào từ bài viết hôm nay? Hoặc có thể bạn có câu hỏi về điều gì đó mà tôi đã đề cập.

Dù bằng cách nào, tôi muốn nghe ý kiến ​​từ bạn, vì vậy hãy tiếp tục và để lại nhận xét bên dưới.