Office 365 存檔郵箱概述

想了很久寫一篇關於office 365存檔郵箱的概述的文章,今天就實現了。

存檔郵箱是在 Outlook 和 Outlook Web App 中與員工的主郵箱文件夾一起顯示的專用郵箱。與主郵箱一樣,可以搜索存檔並恢復已刪除的項目。

1 在線存檔功能

2 如何在 Microsoft 365 中啟用在線存檔

2.1 使用 Exchange 內部部署

2.2 Microsoft 365 中的 Exchange 管理中心

2.3 Microsoft Purview 合規門戶

3 如何在存檔郵箱上設置策略以自動從主郵箱移動電子郵件?

4 如何將郵件移動到 Outlook 中的雲存檔郵箱?

5 如何訪問存檔郵箱?

5.1 Outlook Web 訪問:

5.2 Outlook 2013 及更高版本:

6 如何同時搜索 Outlook 和 Exchange Online?

7 我可以讓其他人訪問我的雲存檔郵箱嗎?

在線存檔功能

  • 雲存檔郵箱擁有無限存儲空間,沒有主郵箱那樣的限制,很酷。
  • 在線存檔可以通過 Outlook 2013 及更高版本和 OWA 輕鬆訪問。
  • 電子郵件可以在存檔郵箱中輕鬆搜索,您可以從任何地方訪問它們。
  • 可以使用手動和自動將電子郵件從主郵箱移動到存檔郵箱。

如何在 Microsoft 365 中啟用在線存檔

有幾個選項可以在雲中啟用在線存檔,它們在下面列出。

使用 Exchange 內部部署

如果您處於混合環境中,則可以使用內部部署在用戶郵箱上啟用在線存檔。同步完成後,您可以在 Microsoft 365 中看到更改。

  • 為此,請轉到 Exchange 本地 powershell
  • 執行命令。Enable-RemoteMailbox“顯示名稱”-存檔

Office 365 存檔郵箱概述

  • 等待更改在雲中復制。
  • 通過 Exchange Online PowerShell 檢查狀態。

Office 365 存檔郵箱概述

Microsoft 365 中的 Exchange 管理中心

是的,您可以使用 Microsoft 365 管理中心中的 Exchange 管理中心來啟用用戶郵箱的在線存檔。無需像以前的方法那樣等待同步。

  • 轉到“ Exchange 管理中心
  • 選擇“收件人”> “郵箱
  • 搜索用戶並單擊其他
  • 點擊“管理郵箱存檔

Office 365 存檔郵箱概述

  • 打開選項On並單擊Save

Office 365 存檔郵箱概述

Microsoft Purview 合規門戶

我們還有另一個選項可以在 Microsoft Purview 合規門戶 Microsoft 365 中啟用存檔。與 Exchange 管理中心類似,此選項不需要同步。

  • 轉到“ Microsoft Purview 合規門戶
  • 在 Microsoft Purview 合規性門戶的左窗格中,單擊 數據生命週期管理,然後單擊 存檔 選項卡
  • 在郵箱列表中,選擇要為其啟用存檔郵箱的用戶,然後選擇 啟用存檔
  • 搜索用戶並單擊右側的啟用。

Office 365 存檔郵箱概述

如何在存檔郵箱上設置策略以自動從主郵箱移動電子郵件?

最終用戶可以為主郵箱上的每個文件夾選擇一個策略,以將電子郵件移動到存檔郵箱中。去做這個,

  • 訪問“ Outlook Web Access (OWA)
  • 右鍵單擊文件夾(以收件箱為​​例)
  • 選擇“分配策略
  • 選擇您要應用的政策。

Office 365 存檔郵箱概述

  • 如果您有興趣從特定文件夾中刪除電子郵件,請按照上述步驟操作,但使用自動刪除電子郵件的保留策略。

Office 365 存檔郵箱概述

如何將郵件移動到 Outlook 中的雲存檔郵箱?

  • 您可以通過簡單的拖放操作將項目從主郵箱移動到雲存檔郵箱。這是將少量電子郵件移動到存檔郵箱的理想選擇。使用複制/粘貼/刪除來移動大量電子郵件。
  • 從您的主郵箱中選擇多封郵件,按 CTRL+C 複製它們。
  • 打開存檔郵箱中的目標文件夾。
  • 單擊 CTRL-V 將它們粘貼到目標文件夾中。
  • 返回您的主郵箱並刪除您剛剛複製到存檔郵箱的郵件。

如何訪問存檔郵箱?

這是你們許多人可能會問的問題。這是答案。

  • 在 Outlook 中,您將看到一個名為“在線存檔 - 您的電子郵件地址”的附加郵箱。
  • 在 Outlook Web Access (OWA) 中,在線存檔稱為“就地存檔 - 您的姓名”。請參閱下面的圖片。

Outlook Web 訪問:

Office 365 存檔郵箱概述

Outlook 2013 及更高版本:

Office 365 存檔郵箱概述

如何同時搜索 Outlook 和 Exchange Online?

您可以在搜索字段中選擇所有郵箱來搜索您的主郵箱和存檔郵箱。這不僅會顯示主郵箱的結果,還會顯示在線結果。

Office 365 存檔郵箱概述

我可以讓其他人訪問我的雲存檔郵箱嗎?

如果用戶需要訪問另一個用戶的雲存檔郵箱,則必須授予對該用戶郵箱的完全訪問權限。相同的權限將自動授予用戶郵箱。

恭喜!您已經了解了 Office 365 存檔郵箱的概述。

另請閱讀如何有效加密 Office 365 電子郵件?

想要改善您的 Exchange Online 體驗以提高工作效率嗎?查看此處提到的提示和技巧。

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