如何在 Microsoft Word 文檔中插入簽名

這是一個常見的場景：您通過電子郵件收到了一份 Word 文檔，您需要簽名並發回。您可以打印、簽名、掃描和返回文檔，但在 Word 中插入簽名有更簡單、更好、更快的方法。

本指南介紹瞭如何將您的簽名快速插入到任何 Microsoft Word 文檔中，無論您使用何種設備或平台。

如何在 Word 中插入簽名

您可以將手寫簽名添加到 Word 文檔以賦予其個人風格。

但是，假設您需要通過電子郵件或其他電子方式發送文檔的數字副本。在這種情況下，您可以掃描您的簽名，將其保存為圖像，然後將簽名插入文檔中。就是這樣。

如果您的簽名在您的計算機上保存為圖像，請打開您需要簽名的 Word 文檔並選擇插入。

接下來，選擇圖片>來自文件的圖片（或來自此設備）。

轉到保存簽名掃描圖像的位置，單擊文件並選擇插入。

轉到“圖片格式” 選項卡並選擇“裁剪”並將圖像調整為所需的規格。再次單擊裁剪以退出裁剪模式。

右鍵單擊圖像並選擇另存為圖片。您可以在其他 Word 文檔中使用相同的簽名圖像，或者在 PDF 文檔或Google 文檔中插入簽名。

使用文檔部件和自動圖文集在 Word 中插入簽名

Word 提供內置工具，如 Quick Parts 和 AutoText 來幫助創建完整的簽名，其中可能包括您的手寫簽名、電子郵件地址、職位、電話號碼等。

下面介紹如何使用這些工具在 Word 中插入簽名。

將掃描的簽名圖像插入 Word 文檔，然後在簽名下方鍵入要使用的文本。

使用鼠標選擇並突出顯示簽名和文本，然後選擇Insert > Quick Parts。

選擇將選擇保存到快速零件庫。

在“創建新構建基塊”對話框中，鍵入簽名塊的名稱。

在圖庫框中選擇自動圖文集並單擊確定。

您的簽名塊將被保存，您可以通過選擇“插入” > “快速部件” > “自動圖文集”將其插入到其他 Word 文檔中，然後選擇簽名塊的名稱。

在 Word 中插入數字簽名

電子簽名和數字簽名之間存在差異：

電子簽名是覆蓋在 Word 文檔頂部的簽名圖像，這是您在上一節中插入的內容。

數字簽名是文檔上的一種電子加密形式的身份驗證，可驗證您已經查看並授權了該文檔。

您可以在 Word 中插入數字簽名來驗證您的身份。如果文檔已經有簽名行，則不必添加，但如果沒有簽名行，則可以使用這些步驟快速添加。

通過選擇“插入” > “簽名行” > “Microsoft Office 簽名行”在 Word 文檔中創建簽名行。

鍵入您希望在簽名行下方顯示的詳細信息。

選中以下框：
- 允許簽名者在簽名對話框中添加評論
- 在簽名行中顯示簽名日期

這樣做可以讓您提供簽名的目的並添加文檔的簽名日期。

接下來，右鍵單擊簽名行並從菜單中選擇簽名。

注意：選擇是以支持的格式保存文件，如果文件在受保護的視圖中打開，則選擇仍然編輯。如果您要打開收到的文件，請確保您相信該文件的來源可靠。

獲取一個數字 ID，允許您在框中添加文本或圖像版本的簽名。

從 Word 中刪除數字簽名

如果您不小心添加了錯誤的簽名並想將其刪除，請打開包含簽名的文檔並右鍵單擊簽名行。

選擇刪除簽名>是。或者，選擇簽名窗格中籤名旁邊的箭頭，然後選擇刪除簽名。

注意：已簽名的 Word 文檔將在文檔底部顯示簽名按鈕，並且該文件將變為只讀以防止進一步修改。

在 Word 中插入不可見的數字簽名

不可見數字簽名的工作方式與可見數字簽名類似，可保護文檔內容的真實性。您可以使用以下步驟添加不可見的數字簽名。

選擇文件>信息。

選擇保護文檔>添加數字簽名。

如果系統要求您提供數字 ID，請選擇“確定”。如果您沒有用於簽名的安全證書，您可以選擇GlobalSign等 Microsoft 合作夥伴，或者使用Selfcert工具創建您自己的數字證書。

要使用Selfcert工具，請通過選擇文件資源管理器>這台電腦>本地磁盤/Windows (C:) >程序文件> Microsoft Office > root > Office 16轉到您 PC 上的 Microsoft 安裝文件夾，然後向下滾動到SELFCERT文件。

雙擊 SELFCERT 文件將其打開，然後在您的證書名稱字段中輸入名稱。

安裝證書後，雙擊 Word 文檔上的簽名行。在“簽名”對話框中，鍵入您的姓名作為簽名，或單擊“選擇圖像”以將您的簽名作為圖像插入。

填寫簽名此文檔的目的框，然後選擇簽名以插入簽名。

如果您收到詢問是否要使用該證書的通知，請選擇是。

Word 將確認您的簽名已成功保存。選擇確定。

使用第三方應用程序在 Word 中插入簽名

如果 Word 中的功能沒有為您提供足夠的選項來插入簽名，您可以使用DocuSign等第三方應用程序來快速簽署和發送您的文檔。下面介紹如何使用 DocuSign 對 Word 文檔進行簽名。

在 Word 中安裝DocuSign 插件。選擇DocuSign >簽署文檔。

如果您有 DocuSign 帳戶，請使用您的用戶名和密碼登錄。如果沒有，您可以創建一個免費的 DocuSign 帳戶並登錄。

拖放簽名域以在文檔中插入簽名。

選擇Signature並將您的簽名添加到相關字段，然後選擇Adopt and Sign。

選擇完成以簽署 Word 文檔。

在Sign and Return窗口中，輸入請求您簽名的人員的姓名和電子郵件地址，以便他們可以收到副本，然後選擇Send and Close。

更快地簽署 Word 文檔

電子簽名使簽署合同或銷售協議等文件變得很方便。這樣可以節省時間和資源，否則這些時間和資源將花費在嘗試打印、掃描和發回已簽名的文書工作上。

如果您使用的是 Mac，請查看我們關於如何在 Mac 上簽署 PDF 的指南。

發表評論，讓我們知道本指南是否幫助您在 Microsoft Word 中插入簽名。

使用內建Word簽名工具

雖然 Microsoft Word 的行動版本提供了強大的編輯功能，但插入簽名的功能明顯缺失。但是，使用者可以使用 Draw 工具在 Android 裝置上手動簽署 Word 文件。

以下是在 Word for Android 中手動簽署文件的步驟：

步驟 1： 在 Android 應用程式中開啟要登入的 Word 文件。

步驟 2： 點選底部工具列中的「編輯」選項。

步驟 3： 點擊看起來像是帶有文字的頁面的圖標，切換到列印佈局視圖。

第四步： 點擊主頁按鈕並切換到繪圖標籤。

第 5 步： 根據您的喜好選擇用滑鼠或觸控繪製以及筆顏色。

步驟 6： 用手指或附帶的手寫筆在文件上簽署您的名字。

步驟 7： 完成後，點擊三點選單並選擇「儲存」或「另存為」以儲存手動簽署的檔案。

尖端：

您甚至可以在 Word 中從影像插入預先擷取的簽名。透過「插入」>「圖片」>「照片/相機」插入圖片。

雖然此方法不提供官方簽名功能，但它確實允許在 Android 手機或平板電腦上向 Word 文件添加可識別的手寫簽名。手動方法可以可靠地替代隨時隨地簽署文件。

Tags: #辦公室技巧

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