在 Outlook 上使用存檔電子郵件以釋放空間 (2022)

今天，我將向您展示如何使用 Outlook 上的存檔電子郵件來清理您的郵箱（FAST）

我們所有人都以一種或另一種方式依賴電子郵件，但是這些電子郵件堆積起來會佔用空間，一切都變慢了，電子郵件無法發送給您，有一天您打開郵箱，您會“郵箱已滿，您的郵箱已滿，您可能無法發送或接收項目”。你做什麼工作？您如何清理溢出的郵箱，尤其是在多年收集郵件之後？幸運的是，一旦你知道了一些技巧，這並不難。

確定郵箱大小

• 讓我們首先找出您當前的郵箱大小。為此，只需單擊頂部的文件，這將帶您進入帳戶信息。在郵箱設置下，您將看到整體大小。

• 您需要右鍵單擊郵箱並選擇文件屬性，然後單擊文件夾大小。

• 有趣的數字是總大小，包括子文件夾。

• 這是您當前郵箱的大小。如果它超過 5 GB，您應該考慮對其進行處理。

刪除垃圾郵件

如何減小郵箱大小？好吧，讓我們來看看選項。選項一是使用手動清理。一個好的開始方法總是清空你的垃圾。只需右鍵單擊已刪除的項目並選擇空文件夾。它將永久刪除其中的項目。這無法逆轉，因此顯然要確保您不再需要這些物品。就我而言，我敢肯定。

清理舊項目 - 手動歸檔

下一步是歸檔您在某些時候可能需要訪問的舊消息。由於稅收和法律原因，您通常需要將項目保留一定年限，這樣您就不想刪除它們，但也不希望它們佔用您郵箱中的空間。那是為了存檔。存檔會從您的 Outlook 郵箱中物理刪除舊項目，以單獨的數據文件或本地計算機上的 PST 文件。

• 讓我向您展示如何做到這一點。讓我們回到頂部的文件，從“工具”下拉列表中，讓我們從對話框中選擇清理舊項目。

• 我們將選擇第二個選項來歸檔此文件夾和所有子文件夾。您可以選擇單個文件夾，例如收件箱或已發送郵件，但我通常只需單擊頂部的郵箱，這意味著它將遍歷所有內容。
• 主要設置是截止日期，因此所有早於您選擇的日期的項目都將被移出，並且它們將被移至存檔文件。
• 您可以使用瀏覽更改文件的位置和名稱。我將使用默認設置，然後按一個鍵，歸檔將開始工作。

• 現在，讓我告訴你在哪裡可以再次找到存檔消息，以備不時之需。您將看到名為 Archives 的文件夾。

• 郵件之前所在的所有文件夾都將可用，因此它不會將所有內容轉儲到一個大文件夾中。當然，您可以使用搜索來找到您需要的內容。這樣，您仍然可以訪問 Outlook 中的舊電子郵件，並且它們不會佔用您郵箱中的空間。但請記住，它們不會在 Outlook Online 或您的移動設備中可用。

創建個人文件夾

有些人不喜歡讓 Outlook 決定要移動的內容。因此，讓我向您展示另一種可以從郵箱中卸載項目的手動方法，那就是創建個人文件夾。從技術上講，它與歸檔非常相似，因為個人文件夾也是本地計算機上的數據文件。除了這裡，您自己移動項目，您可以創建自己的文件夾結構來創建個人文件夾。

• 轉到頂部的文件，然後在帳戶設置的下拉列表中，選擇帳戶設置。

• 讓我們轉到數據文件選項卡並單擊添加。

• 您可以提供數據文件名或更改位置。我建議將這些數據和存檔文件保存在同一位置。我會在這篇文章的最後告訴你為什麼。完成後，單擊“確定”，就是這樣。

• 現在您創建了自己的個人文件夾。我們將看到此文件夾顯示在文件夾窗格中。

• 您可以根據需要構建此文件夾。我將通過右鍵單擊個人文件夾並選擇新文件夾來創建一個名為 Contracts 的新文件夾。

• 現在，您可以選擇郵件或整個文件夾並將它們從您的郵箱中移出到這個個人文件夾中。
• 這樣，您就可以完全控制要刪除和歸檔的內容。這些是 Outlook 中的手動清理選項。請記住，手動存檔和個人文件夾基於本地文件和您的計算機，因此您移入這些文件的任何內容都不會在另一台計算機或在線上提供給您。

自動歸檔舊項目

• 現在，讓我們看看您擁有的另一個選項，即自動存檔。不得不一遍又一遍地執行這種手動方法會很煩人。在 Outlook 中完成此操作的更有效方法是使用自動存檔。
• 這個功能一直存在。我認為它是根據您定義的設置在 Outlook 2003 中引入的。
• 它在後台運行，並遍歷您所有的郵箱文件夾。然後，它將舊電子郵件從這些文件夾中物理地移出到本地計算機上的單獨數據文件或 PST 文件中，就像手動歸檔一樣。除非一旦設置好，您就不必再考慮它了。
• 自動存檔的挑戰在於理解設置，正確設置它們很重要，但不幸的是，它並不是很直觀。

不過不用擔心，只需在此處進行操作，我們就會讓您立即啟動並運行以訪問自動存檔設置。

• 轉到文件菜單並選擇選項，然後選擇高級，您將看到自動存檔。

• 如果您沒有看到它，則說明您處於公司環境中並且您的管理員已禁用此功能，或者您有 Exchange 帳戶並且已為您啟用Microsoft 365 在線存檔。在這些情況下，Outlook 將根據您的公司政策進行存檔，否則您將無法使用自動存檔。

自動存檔設置

• 單擊時，您將看到自動存檔設置。使用第一個複選框，您可以打開自動存檔，如果您想在開始處理之前收到通知，您可以指定運行頻率，選中自動存檔前的提示複選框。這樣，如果您需要刪除過期項目，您就可以取消它，僅指具有過期日期的電子郵件。這有時用於時間敏感的消息。
• 您可能希望過期的電子郵件消失。如果是這樣，請選中刪除過期項目（僅限電子郵件文件夾）框。
• 我們要存檔或刪除項目，使其保持啟用狀態。
• 應選中在文件夾列表中顯示存檔文件夾。您可以在文件夾窗格中輕鬆訪問檔案。
• 您可以指定要歸檔項目的默認期限。我打算用 12 個月，但檢查什麼對你有用。我們希望我們的項目被移動而不是永久刪除。
• 它已經有一個默認文件夾，這對我來說很好。如果要使用其他文件夾，請單擊、瀏覽。
• 僅當您確定確實要刪除這些項目時才選中永久刪除，因為它將繞過已刪除的項目文件夾。
• 最後，我們可以選擇將這些默認設置應用於所有文件夾。通過單擊此按鈕了解這一點很重要。我們剛剛更改的這些默認設置將應用於您的所有文件夾。這樣您就不必單獨對每個文件夾進行更改。如果您有很多要以相同方式歸檔的文件夾，這可能是正確的選擇。但是，如果您想更好地控制流程，請不要使用此按鈕。
• 例如，假設您有幾個文件夾要在三個月後歸檔，其他文件夾可能在六個月後歸檔，有些則根本不歸檔。對於某些人，您可能希望在一段時間後刪除內容。如果是這種情況，最好應用到文件夾級別的設置。
• 讓我們這樣做。我不會單擊“應用到所有人”按鈕，而是要按安全設置鍵。

文件夾特定的自動存檔設置

• 假設您要為已發送的項目定義特定的歸檔選項，只需右鍵單擊文件夾並選擇屬性，然後轉到自動歸檔選項卡。
• 您將看到三個選項。不要歸檔這個文件夾，按照默認設置歸檔項目。這就是我們剛剛看到的設置。當您單擊默認存檔設置時，它將帶您回到該窗口以選擇所選文件夾的特定設置。
• 第三種選擇。假設我們希望在三個月後移動已發送的項目，所以我要將時間段更改為三個月。默認存檔文件夾對我來說很好。完成後，單擊確定。

• 讓我們也設置已刪除項目的選項。我不想歸檔所有項目，但我希望將它們永久刪除。
• 右鍵單擊該文件夾，轉到默認存檔設置並再次選擇第三個選項，假設已刪除項目。我希望它們在四個月後被清理掉，因為我不想移動，而是刪除它們，所以我選擇了最後一個選項，永久刪除舊項目。

• 只需瀏覽您要存檔的文件夾並進行更改。
• 我承認，在 Outlook 中開始使用自動存檔並不是最直觀的體驗，但是一旦您按照自己的方式進行設置，它將在後台安靜地工作，為您騰出空間。

備份 Outlook PST 文件

• 現在，讓我們快速談談備份。無論您使用個人文件夾、手動歸檔還是自動歸檔，所有這些解決方案都會將所有消息移動到您計算機上的本地文件中。
• 風險在於硬盤驅動器可能會出現故障並且文件會損壞，因此將這些文件備份到外部硬盤驅動器或任何其他存儲解決方案非常重要。這就是為什麼我建議將所有文件保存在一個地方。這使得備份它們變得更容易。

• 最後一個建議。我經常看到人們將存檔的 PST 文件放在公司網絡驅動器上，以便通過他們的 Outlook 直接訪問它們。現在，我知道利用中央備份可能很誘人，但不要這樣做，通過網絡連接到 PC 可能會導致性能下降甚至數據損壞。Microsoft 還在其網站中聲明這是不受支持的配置。

這些是在 Outlook 上使用存檔電子郵件清理郵箱的不同方法。

現在我想把它交給你：

您將首先嘗試今天指南中的哪種策略？或者，也許您對我所涵蓋的內容有疑問。不管怎樣，我想听聽你的意見。所以繼續在下面發表評論。