在 Outlook 中找時間開會：最佳指南（2022 年）

在這篇文章中，我將深入探討這個 Find Time for meeting in Outlook 提供的內容。

所以事不宜遲，讓我們開始吧。

1 什麼是 FindTime 展望？

2 FindTime 是如何工作的？

3 誰可以使用FindTime Outlook？

4 如何使用FindTime Outlook？

5 使用 FindTime 展望

6 為什麼貴公司需要 FindTime？

7 FindTime 與塗鴉

7.1 Doodle 提供什麼？

7.2 塗鴉 1:1

7.3 塗鴉應用程序

什麼是 FindTime 展望？

• FindTime Outlook 是一個免費插件，可幫助員工就召開會議的最佳時間達成共識。
• 該工具對潛在的會議參與者進行民意調查以確定他們的偏好並對最有利的可用會議機會進行排名。
• 一旦達成共識，FindTime 可以代表您創建會議並自動發送邀請，為您節省時間和麻煩。
• 在嘗試安排與組織外部人員的會議時，此功能特別有用。

FindTime 是如何工作的？

• 會議時間投票邀請可以發送到各種電子郵件地址。其中包括 Yahoo、Gmail 和其他提供商。
• 借助用戶提供的數據，FindTime 可以快速確定哪些日期和時間最適合。
• 該程序可以在每個人的日程安排中找到適合會議的空缺。
• 然後，發出邀請的個人可以提議幾個選定的會議時間。收到邀請的與會者都將在他們想要的時間投票。
• 選擇會議時間後，FindTime 會向每位與會者發送通知。

誰可以使用 FindTime Outlook？

• 若要使用 FindTime，組織會議的個人或企業必須擁有適用於企業的 Microsoft 365 應用程序。
• 它也可以與具有Exchange Online的企業帳戶一起使用。
• 重要的是要知道使用 FindTime 安排的會議的收件人不需要安裝加載項。
• 如果某個人是由擁有 FindTime 的人發送的請求，則此人仍然可以在沒有實際擁有該應用程序的情況下對會議時間進行投票。事實上，他們甚至不需要 Microsoft 365。只需要有一封電子郵件即可成為收件人。

如何使用 FindTime Outlook？

安裝非常簡單。一個人只需要適用於企業的 Microsoft 365 應用程序。它也可以通過企業帳戶安裝在 Exchange Online 上。根據 微軟支持，安裝 FindTime Outlook Web 需要採取以下步驟。

打開 Outlook 並從主頁功能區中選擇“獲取加載項”。

搜索或定位“ FindTime ”並單擊“添加” 。完成後關閉加載項窗口。

FindTime 加載項現已安裝。在收件箱或日曆視圖中，單擊更多選項 (...)，您將看到 FindTime 按鈕。單擊此按鈕開始。

要使用會議投票回复，請選擇電子郵件並單擊更多選項，然後單擊“會議投票回复”

使用 FindTime 展望

您可以在起草新電子郵件或回復現有電子郵件選項時選擇 FindTime 選項。

• 在新電子郵件中，單擊更多選項 (...)，然後  從右上角功能區的 FindTime 部分中選擇新會議投票。

• 回復現有電子郵件時，單擊更多選項，然後從右上角功能區的 FindTime 部分單擊“使用會議投票回复”。 
• 當您單擊 FindTime 按鈕（“ New Meeting Poll ”或“ Reply with meeting poll ”）時，FindTime 將搜索您的日曆和任何其他員工的日曆並建議可用的最佳會議日期和時間。

• 人員圖標顯示是否需要受邀者，以及他們的可用性

附加信息：

• 在線會議默認啟用，選中在線會議複選框以禁用它。
• 選擇聯機會議後，FindTime 將安排Microsoft Teams 會議。
• FindTime 將使用您的組織設置的任何一個作為默認在線會議頻道。
• 選擇會議設置並切換開/關選項。

選擇 輪詢設置 並切換 開/關 選項。

注意： 此時您仍然可以通過  在 選定時間 列表中選擇X來刪除選定的會議時間。

• 通知我有關投票更新：每次與會者投票時，您都會收到一封電子郵件。該消息包括當前輪詢狀態和計劃選項。
• 安排與會者達成共識的時間：如果所有必需的與會者都投票支持特定時間選項，則會自動安排日曆活動。如果有多個選項可用，將安排最早的選項。
• 在我的日曆上保留選定的時間：對於您建議的每個時間選項，都會在您的日曆上放置一個暫定事件。安排會議或取消投票後，所有保留都將被刪除。
• 鎖定與會者投票：與會者將無法建議新時間或編輯其他與會者。
• 要求與會者驗證其身份：為幫助防止匿名投票，與會者將被要求在投票前進行身份驗證。
• FindTime 語言的電子郵件通知：您使用 FindTime 的語言將用於發送相關的電子郵件通知。否則，這些通知將以英文發送。

查看選項和日期/時間後，單擊“添加到電子郵件”。

建議的時間將添加到您的郵件正文中。您現在可以發送消息了。

將在您的日曆上為您提出的每條建議創建臨時會議佔位符。一旦收到所有回复並且您選擇了該會議的最終日期/時間，所有其他佔位符將自動從您的日曆中刪除。

FindTime 將創建名為“ HOLD ”的臨時日曆事件，後跟會議名稱。這些將保留在原地，直到所有與會者都同意一個時間。在所有被邀請者都同意一個時間後，FindTime 將發送一個最終日曆事件並刪除
所有標題為“ HOLD ”的事件。

當收件人提交投票時，您將收到電子郵件確認和更新。收件人將收到一封 FindTime 電子郵件，他們可以在其中投票：

您可以隨時通過單擊會議上的“查看狀態/更新時間”來查看 FindTime 請求的狀態。

FindTime 將通過電子郵件向您發送一封確認電子郵件，其中包含按鈕控件以檢查回复。獲得所需的所有回復後，您可以單擊電子郵件中的“安排”按鈕來完成會議並發送邀請。

如有必要，選擇編輯選項以更改會議設置。

注意：如果您更改並重新插入會議時間，您需要手動刪除原始邀請。

為什麼您的公司需要 FindTime？

FindTime 易於實施，任何類型的員工都可以使用。節省時間並在相同的 24 小時內提高生產力是每個組織都在努力的目標。 TechRepublic 說明了公司想要使用 FindTime 的幾個充分理由。

• FindTime 易於使用。
• FindTime 僅對安排會議的個人是必需的。
• FindTime 結束了那些試圖安排會議的人之間來回的麻煩。
• FindTime 安排會議並通知每個被邀請的人。
• FindTime 是許多人已經擁有的 Microsoft 365 的一部分。

FindTime Outlook 是一個插件，幾乎任何類型的企業，無論大小，都會發現它很有用。花費更多時間嘗試安排會議而不是實際參加會議將成為 FindTime 的過去。

FindTime vs 塗鴉

• 您多久尋找幾個人有時間的約會？每天都有這種感覺，無論是開會、公司聚會、晚餐還是和朋友私下看電影。
• 讓很多人聚在一起真的很傷腦筋，但我們知道如何互相幫助並讓工具支持我們。
• 你們中的大多數人可能都聽說過 Doodle  ，甚至自己創建了調查。

塗鴉提供什麼？

• Doodle 是你們中的許多人可能使用過的 免費調查服務 ，包括我自己。不管是預約還是調查誰想在烤肉上吃什麼。
• 民意調查可以快速輕鬆地創建。如上所述，除了約會之外，還可以查詢其他內容。
• 甚至仍然可以進行各種設置，例如“如果需要”，即該選項對我有用，但不是最佳選項，或者每個參與者只能選擇一個選項。
• 隱藏投票也很實用，所以名字和投票都是保密的，只有創建者才能看到結果。
• 調查完成後，您可以傳遞鏈接，知道鏈接的任何人都可以參與調查。並且全部作為免費服務。您甚至不需要 Doodle 帳戶 - 還不錯吧？

乍一看，免費版不能：

• 設置截止日期 - 確定投票的截止日期
• 獲取聯繫方式——讓人們填寫他們的電子郵件、地址或電話號碼
• 所有受邀者的活動 - 查看誰仍然失踪或誰已經收到並打開了邀請
• 然後，您還可以發送提醒
• 無廣告
• 塗鴉 1：1

塗鴉 1：1

Doodle 1:1 功能包含在  兩個付費版本中，您可以選擇通知某人您的免費約會，以便他們只需選擇最適合他們的那個。無論是與同事、外部合作夥伴還是客戶，只需單擊幾下即可安排會議。

塗鴉應用程序

我們還 使用免費帳戶為您測試了 Doodle 應用程序，在 那裡創建調查也非常容易。還有一個特別適合私人使用的好功能：創建調查後，您不僅可以發送鏈接，還可以使用 WhatsApp 或 Facebook Messenger 分發調查。

要獲取有關 Outlook 中查找會議時間的更多信息，請訪問Microsoft 網站。

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