如何以兩種輕鬆的方式將郵件從 Excel 合併到 Word

如果您正在努力通過個性化每個文檔的內容來向客戶和客戶發送批量電子郵件或郵件，郵件合併可以提供幫助。對於郵件合併，最好的組合是 Excel 和 Word。在這裡找到如何通過兩種簡單的方法將郵件從 Excel 合併到 Word。

郵件合併是台式機和筆記本電腦上最實惠的辦公自動化形式。您只需配置 Microsoft Word 應用程序即可從數據庫中獲取佔位符文本的數據，例如從一個文檔的 Excel 文件中獲取數據。

設置完成後，您只需單擊一下即可創建個性化的信件、信封、電子郵件、目錄、地址標籤等。如果您了解如何將郵件從 Excel 合併到 Word，則只需單擊幾下，您就可以為成百上千的客戶創建發票、月度賬單、訂閱詳細信息和許多其他官方文檔。

通過學習如何在 Word 和 Excel 中進行郵件合併，您可以創建數據豐富的電子郵件和郵件，並避免在手動創建此類文檔時出現的人為錯誤風險。因此，讓我們開始使用將郵件從 Excel 合併到 Word 的方法。

如何郵件合併從 Excel 到 Word：手動方法

有兩種方法可以將郵件從 Excel 合併到 Word。第一種是手動方法，您自己為一個文檔添加佔位符文本，然後 Word 為其餘的郵件或電子郵件完成其餘的工作。在此處了解手動郵件合併的步驟：

在 Excel 工作表上創建數據源

首先，您需要創建一個數據庫，MS Word 將從該數據庫中將數據提取到模板電子郵件、郵件、發票等中的郵件合併字段中。您必須以這樣一種方式創建 Excel 數據庫，即與一個收件人相關的所有數據都是單排可用。

您可以在不同列標題下的一行中分隔各種數據。這些列標題將作為 Word 中郵件合併字段的對應項。您現在可以隨意創建列標題。但稍後，您必須在列標題中進行少量編輯以匹配 Word 中的字段。

在下方找到在 Excel 中為郵件合併創建數據庫的基本步驟。本教程將為小型企業或家庭企業創建發票，您可以在不依賴昂貴的在線解決方案或第三方機構的情況下，以經濟實惠的方式向成千上萬的客戶發送批量發票和月度賬單：

• 創建一個空白的 Excel 文件並將工作表名稱重命名為Invoices。
• 您必須在此工作表中填充郵件合併的所有數據。
• 現在創建要作為列標題包含在郵件合併文檔中的項目。這些將用作Word 中的郵件合併字段。
• 在同一行的相應列標題下鍵入客戶名稱和所有其他相關信息。如果您更改同一客戶的行，Word 將無法在合併的文檔中填充正確的信息。

用於郵件合併的 Excel 數據庫 Excel 到 Word

• 隨著客戶群的增加，您可以開始在Customer 列標題下添加新的客戶名稱。
• 此外，您可以在特定列標題下為現有或新客戶添加新數據。
• 每次更新此數據庫時，Word 郵件合併會自動為添加的客戶創建一個新的客戶文檔，如果您刪除了一些客戶，則會省略客戶，並且還會根據 Excel 數據庫中的信息更新文檔中的數字。
• Word 郵件合併不會從 Excel 導入數字格式。要保留數字格式元素，如小數點、貨幣符號等，您需要在特定的郵件合併字段中插入一個短代碼。我將在本教程後面提到使用它的代碼和技巧。

就是這樣！您已經成功地為郵件合併項目創建了 Excel 數據庫。做得好！讓我們開始在 Microsoft Word 中創建郵件合併模板。

為您的客戶創建電子郵件或郵件

首先，您需要起草要發送給客戶和客戶的發票電子郵件或郵件。這封信必須包含一些關於您的基本信息，如下所示。這些對於所有電子郵件和郵件都是靜態的。

用於如何從 Excel 在 Word 中進行郵件合併的 Word 模板

• 你的名字
• 您的公司名稱
• 您的公司地址
• 公司標誌（如有）
• 簽名行

將郵件從 Excel 合併到 Word

現在您已經創建了要在其上添加郵件合併域的 Word 模板，讓我們看看以下步驟：

• 單擊 Word 功能區上的“郵件”選項卡，然後選擇“開始郵件合併”。

在 Word 上創建電子郵件郵件合併

• 從 下拉列表中選擇您要製作的文檔類型。讓我們選擇電子郵件消息。
• 現在，再次單擊Mailings但這次選擇Select Recipients。
• 由於要執行從 Excel 到 Word 的郵件合併，請選擇“使用現有列表”選項。

從 Excel 選擇郵件合併數據庫表

• 現在，找到之前在 Excel 中創建的郵件合併數據庫，並在“選擇表”對話框中選擇“發票”工作表。
• 現在，您應該會看到Word 功能區菜單 >郵件上的編寫和插入字段命令組已激活。

到目前為止，您已將用於郵件合併的 Excel 數據庫連接到 Word。接下來，我們將學習如何在下面的郵件合併模板文檔中填充必填字段：

• 單擊“郵件”選項卡上的“問候語”選項，然後創建要添加的問候語。將顯示«GreetingLine»佔位符文本。

在 Word 的郵件合併中創建問候語

• 現在，您可以寫一份聲明，提及發票付款。這將是一份發送給所有收件人的靜態聲明。
• 在問候語下方，您可以添加其他郵件合併字段，例如用戶電子郵件 «Customer_Email»；發票編號：«Invoice_Number»；發票日期：«Invoice_Date»等

為發票創建郵件合併電子郵件的上半部分

• 然後，單擊Insert Merge Field選項開始添加郵件合併項目的動態組件。
• 插入合併字段命令將顯示您添加到郵件合併文檔的 Excel 數據庫中可用的所有列標題。花點時間添加您想要的字段。

在郵件合併電子郵件中創建主要發票詳細信息和結算報表

• 例如，您可以添加這些合併字段：«Services_Line_1»；«Date_Line_1» ; «Amount_Line_1» ; «Services_Line_2» ; «Date_Line_2» ; «Amount_Line_2» ; «總金額_»。

如何手動將郵件從 Excel 合併到 Word 整個郵件合併模板

• 現在您已經添加了所有動態字段，您可以通過添加結束語和簽名行來關閉您的電子郵件。同樣，這將是一個靜態組件。
• 您現在可以單擊“郵件”選項卡下的“預覽結果”按鈕來查看第一個合併的文檔。

正如您在預覽中看到的那樣，發票金額不顯示貨幣或小數點。要解決此問題，請按照此處列出的步驟操作：

• 右鍵單擊«Amount_Line_1»郵件合併字段，然後單擊切換字段代碼。

修改郵件合併 Word 中的切換域代碼

• 現在，您應該看到 MERGEFIELD，然後是字段。
• 如上圖所示輸入以下代碼：

#$0.00

• 現在，再次選擇該字段，單擊鼠標右鍵，然後切換字段代碼。

Toggle Field Codes 以格式化來自 Excel 的金額

• 然後，查看預覽以確認郵件合併是否正在導入數字格式。
• 您現在可以在其他郵件合併字段中輸入上述代碼，其中包含«Amount_Line_2»和«Amount_Total_»等數字。

您現在可以在電子郵件模板中突出顯示重要數據。Word 郵件合併將包含您在此郵件合併項目中創建的所有其他文檔中的格式。

在 Word 中完成合併

準備就緒後，單擊“合併記​​錄”對話框中的“完成並合併” > “編輯單個文檔” > “全部” 。單擊“確定”為 Excel 數據庫中的每個客戶創建所有合併文檔。

了解如何手動將郵件從 Excel 合併到 Word

Word 郵件合併將使用合併的電子郵件創建一個新文檔。因此，您必須單獨保存文件或立即發送電子郵件。

如何將郵件從 Excel 合併到 Word：郵件合併嚮導

進行郵件合併的第二種方法是使用 Microsoft Word 的郵件合併嚮導。然而，這是一個棘手的方法。您必鬚根據 Word 中可用的郵件合併字段修改 Excel 中的源數據庫。要在 Word 中試用自動郵件合併，您需要執行以下操作：

• 創建模板 Word 文檔，然後單擊“郵件” > “開始郵件合併” > 您要生成的文檔類型。

分步郵件合併嚮導的用戶界面

• 然後，再次單擊Start Mail Merge並選擇Step-by-Step Mail Merge Wizard。

郵件合併嚮導中郵件合併的第二步

• 這些說明將分六個步驟顯示在 Word 的右側導航窗格中。
• 您需要執行第一步中顯示的任務，然後單擊下一步：啟動文檔以遵循嚮導。

如何將郵件從 Excel 合併到 Word：常見問題解答

如何自動將數據從 Excel 合併到 Word？

您可以使用 Word 郵件合併功能自動將數據從 Excel 合併到 Word。為此，您必須隨身攜帶 Excel 文件。然後，創建一個新的 Word 文檔並開始編寫您的電子郵件或郵件。在需要從 Excel 導入值的地方，單擊插入郵件合併字段並添加所需的值。

執行此操作之前，您必須通過轉至“郵件”>“選擇收件人”>“使用現有列表”並選擇 Excel 文件來添加 Excel 數據庫。手動創建模板文檔後，完成郵件合併，Word 將自動為各個收件人創建所有其他電子郵件或郵件。

如何從 Excel 數據創建郵件合併？

您可以從 Excel 數據創建郵件合併，就像您通常為新的聯繫人列表或 Outlook 中的聯繫人所做的那樣。但是，要利用 Excel 工作表中的數據，請執行以下步驟：

• 將 Excel 文件和 Word 郵件合併模板保存在本地存儲中。
• 打開 Word 文件並單擊“郵件”。
• 現在，選擇“選擇收件人”選項並單擊“使用現有列表”。
• 現在導航到 Excel 文件所在的驅動器，選擇它，然後單擊打開。
• 就是這樣！您已成功鏈接 Excel 文件以進行郵件合併。

郵件合併的六個步驟是什麼？

根據逐步郵件合併嚮導，以下是 Word 中郵件合併的六個步驟：

• 選擇文件類型，如信件、信封、目錄等。
• 選擇起始文檔，例如當前文檔或現有文檔
• 從現有列表 (Excel)、Outlook 聯繫人或新列表中選擇收件人
• 寫你的信
• 預覽你的信件
• 完成合併

結論

現在您知道如何按照手動方法或 Word 郵件合併嚮導將郵件從 Excel 合併到 Word。根據您的郵件合併文檔、數據庫和您需要的個性化程度，嘗試任何一種方法。

如果您知道任何其他關於如何從 Excel 在 Word 中進行郵件合併的輕鬆方法，請不要忘記在下面發表評論。您可能還想知道 如何使用 MS Word 郵件合併 和 合併來自多個文檔的註釋和更改從 Excel 打印標籤。