如何使用 Excel 自動恢復和自動備份功能

當有人因為沒有正確保存文檔而丟失了他們正在處理的重要內容時，這總是一個可怕的悲劇。對於 Excel 和 Word 用戶，這種情況發生的頻率比您想像的要高！

幸運的是，微軟在最近的幾個版本中添加了許多功能，有助於減少因崩潰、斷電、意外刪除等原因導致數據丟失的可能性。一個功能稱為自動恢復，第二個功能不太為人所知，稱為自動備份。

在本文中，我將討論如何配置這兩個選項，以便您的數據盡可能安全。我還想提一下，最新版本的 Office 允許您將文檔直接保存到 OneDrive，這是一個不錯的選擇，因為即使您的硬盤出現故障，您仍然可以訪問您的工作。

Excel 自動恢復

自動恢復功能在默認情況下處於打開狀態，基本上會在設定的時間間隔後自動將文檔保存到臨時位置。要查看自動恢復設置，請單擊“文件”，然後單擊“選項”。

單擊左側菜單中的保存，您將在保存工作簿下看到自動恢復選項。

默認情況下，自動恢復信息每 10 分鐘保存一次。除了間隔之外，Excel 還必須空閒 30 秒才能保存數據。此外，自動保存的信息保存在此處列出的自動恢復文件位置。那麼它是怎樣工作的？基本上，假設您有一個如下所示的工作表並且您已將其保存。

現在假設我將以下數據添加到 Excel 電子表格並等待大約 10 分鐘而不保存我的文檔。由於自動恢復間隔設置為 10 分鐘，您至少需要等待那麼長時間才能保存數據。

就我而言，我通過打開任務管理器並終止 Excel 進程來模擬 Excel 崩潰。之後，我重新打開 Excel 並立即看到一個名為Show Recovered Files的選項。

如果單擊它，它將顯示可以恢復的 Excel 文件列表。在我的例子中，它有原始文件，其中只有 A1 和 A2 中的數據，它還有自動恢復文件，其中包括我沒有保存到磁盤的數據。

單擊列表中的任何項目將打開另一個 Excel 實例，顯示該特定文件中的數據。總的來說，當您沒有保存所有工作但 Excel 意外結束時，這是一個非常有用的功能。

此功能的主要缺點是自動恢復數據與您的文件存儲在同一硬盤上，因此如果您的硬盤出現問題，一切都將消失。您可以將上述設置中的位置更改為單獨的硬盤驅動器，甚至更改為我強烈推薦的網絡位置。

請注意，在以下情況下，Excel 也會自動刪除自動恢復信息：

1. 您手動保存文件或使用文件–另存為。
2. 關閉文件或退出 Excel（無論是否保存文件）
3. 您完全關閉自動恢復或僅為工作簿關閉自動恢復

所以基本上，無論何時保存文件，它都會刪除自動恢復數據。另外，如果手動退出Excel選擇不保存數據，也會刪除自動恢復數據。使用此功能時請記住這一點。如果您是 Excel 重度用戶，我建議將自動恢復間隔設置為 2 或 3 分鐘，而不是 10 分鐘。

自動備份

另一個沒有多少人真正了解的功能是自動備份。要使用它，您必須先保存文件以進入“保存”對話框。如果您已經保存了 Excel 文檔，請轉到“文件”，然後“另存為”並選擇一個位置。執行此操作時，它會彈出“另存為”對話框。

在對話框中，單擊“保存”按鈕左側的“工具”按鈕。您會看到幾個選項，其中之一是General Options。當您單擊它時，將出現一個帶有更多選項的小窗口。

繼續並選中始終創建備份框。單擊“確定”，現在當您保存文件時，還將創建一個擴展名為 .XLK 的 Excel 備份文件。請注意，第一次執行此操作時，文件將完全相同。如果您對原始文件進行編輯然後再次保存，備份文件仍將保持不變（原始數據）。但是，第三次保存時，備份文件將更新為第二次保存前的信息。

基本上，備份文件總是比當前版本低一個版本。因此，如果您進行了一系列更改，保存了文件，然後想返回到沒有這些更改的版本，您只需打開備份文件即可。

該文件保存在與原始文件相同的位置，似乎沒有辦法改變它。此功能不會為您的文檔增加很多安全性，但在某些情況下它很好。

在 Excel 中啟用這些備份和恢復功能有望避免丟失重要數據。使用雲存儲（如 OneDrive）作為額外的安全網始終是一個不錯的選擇，以防您的計算機出現災難性故障。如果您有任何問題，請隨時發表評論。享受！