如何在 Microsoft Word 中創建和使用自動圖文集

自 1980 年代初微軟首次發布用於 MS-DOS 的 Microsoft Word 以來，文字處理器已經取得了長足的進步。它的突破性特點是它被設計為與鼠標一起使用。今天的Microsoft Word版本包含當時用戶無法想像的功能，包括使用 Microsoft Word 的自動圖文集功能以更快地創建內容並減少錯誤。

如果您經常使用 Word，很可能有您經常使用的短語、文本塊或圖形。Word 的自動更正和自動圖文集功能旨在幫助您快速插入那些重複的條目，從而節省您的時間。示例可能是在信件末尾添加您的簽名或將樣板語言插入合同或提案請求等文件中。

自動更正和自動圖文集的區別

在 Microsoft Word 中，自動更正允許您創建可重複使用的文本片段——最多 255 個字符。然後，您不僅可以在 Word 中使用這些片段，還可以在Outlook和PowerPoint等所有 Office 應用程序中使用。

另一方面，自動圖文集要健壯得多。它用於控制更大的文本塊。您創建的自動圖文集條目與您的 Word 模板一起保存，並且在您使用的其他 Office 應用程序中不可用。自動更正和自動圖文集在 Microsoft Word 的桌面版和在線版中均可用。

如何創建和使用自動更正

要配置和使用自動更正條目，請打開包含要轉換為可重用片段的文本的文檔。在下面的示例中，我們將自動更正配置為在我們鍵入-123時插入一小段文本。

通過鍵入一小段字符，最多選擇 255 個要重複使用的文本字符。

轉到“文件” > “選項” > “校對”，然後選擇“自動更正選項”按鈕。

確保選中鍵入時替換文本複選框。

接下來，在替換部分中，鍵入要替換為在步驟 1 中選擇的文本塊的字符。在本例中，我們使用字符-123。您在第 1 步中選擇的文本將顯示在With下。

最後，依次選擇Add、OK和OK。

使用自動更正條目

現在，要使用按照上述步驟創建的自動更正條目，只需在 Word 文檔中鍵入-123 ，這些字符將替換為您在步驟 1 中選擇的文本塊。

如何創建和使用自動圖文集

如果要自動插入長度超過 255 個字符或包含圖像的文本塊，請使用自動圖文集而不是自動更正。

創建新的自動圖文集條目

同樣，首先打開一個文檔，其中包含您想要製作成可重複使用的片段的文本。

選擇要轉換為自動圖文集條目的文本塊，包括圖像。

按Alt + F3。這將啟動一個創建新構建塊對話框，您將在其中有幾個選項。
填寫信息，確保包括唯一的名稱和描述。

選擇確定。

使用 Microsoft Word 自動圖文集條目

現在，要使用您剛剛創建的自動圖文集條目，請按照下列步驟操作。

選擇工具欄上的“插入”選項卡。
選擇Quick Parts，然後選擇AutoText。
選擇所需的自動圖文集條目，它將被插入到您的 Word 文檔中。

通過自動更正使用自動文本條目

或者，您可以通過鍵入條目名稱來插入您創建的自動圖文集條目。此方法本質上是使用自動更正功能。例如，使用上面的自動圖文集條目，您可以開始鍵入“利用敏捷框架”，然後您會看到一個工具提示，上面寫著“（按 ENTER 鍵插入）”。

當您按Enter時，完整的自動圖文集塊將插入到您的文檔中。

如果您沒有看到“（按 ENTER 插入）”工具提示，則需要啟用Show AutoComplete Suggestions。您可以通過轉到“文件” > “選項” > “高級”並選中“顯示自動完成建議”旁邊的框來做到這一點。

將自動圖文集條目添加到快速訪問工具欄

如果您想減少插入 Microsoft Word 自動圖文集必須執行的操作數，您可以將條目添加到快速訪問工具欄。

選擇快速訪問工具欄下拉箭頭，然後選擇更多命令。

在Choose commands from下拉框中，選擇All Commands。

在左側列表中找到自動圖文集，然後選擇添加按鈕將其添加到右側列表中。

選擇確定。
現在您會看到自動圖文集按鈕已添加到快速訪問工具欄。

要插入自動圖文集條目，請選擇“自動圖文集”按鈕，然後選擇要插入到文檔中的自動圖文集條目。

通過快捷方式使用自動圖文集條目

插入自動圖文集條目的另一種方法是創建鍵盤快捷鍵。

右鍵單擊工具欄功能區上的任意位置，然後選擇自定義功能區...

選擇對話框底部的自定義按鈕。
在左側的類別列表中，選擇構建基塊。
在右側的構建基塊列表中，選擇要為其創建鍵盤快捷鍵的構建基塊。
將光標放在“按新快捷鍵”字段中，然後鍵入要使用的鍵盤快捷鍵。在下面的示例中，我們使用Alt + Ctrl + Shift + L作為鍵盤快捷鍵。

選擇分配按鈕。
選擇關閉，然後選擇確定。
現在，當您返回 Word 文檔時，您可以使用剛剛創建的鍵盤快捷方式插入自動圖文集條目。

用你學到的技巧變得更聰明、更快

即使您不是一個真正注重細節的人，上面的提示也會讓您看起來像一個注重細節的人！如果您利用這些功能，您將在撰寫 Word 文檔時節省時間並減少錯誤。如果您願意，可以更進一步，在 Word 中為您重複執行的任何一系列操作創建一些宏。

Tags: #辦公室技巧

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