如何在 Outlook 中使用搜索快速查找電子郵件 (2022)

在這篇文章中，我將向您展示如何在 Outlook 中使用搜索來正確查找電子郵件。我們將學習如何縮小搜索條件以便在 Outlook 中進行更好的搜索。您可以使用 Outlook 搜索附件中的單詞、按電子郵件大小、日期等進行搜索。

我在使用 Outlook 時遇到的一個問題是我過去花時間尋找東西，我使用多級文件夾結構來歸檔我想保留的電子郵件，但我意識到像過去一樣組織它，就像一個文件櫃有很多不同的抽屜不是應該使用它的外觀然後我開始使用某些外觀，但它並沒有按照我想要的方式工作。我會得到數百個結果，我嘗試對其進行視覺過濾。你可以想像那裡的挫敗感。在某一點。我意識到除了在搜索框中放置一個單詞並按 Enter 鍵之外，還有更多要搜索的內容。他實際上可以找到你想要的東西。你只需要知道如何以正確的方式問它。

如何在 Outlook 中使用搜索？

• Microsoft 於 2019 年更新了 Office 365 的搜索功能。現在搜索速度更快，並且搜索本身已移至 Outlook 最頂部的標題欄。這對於桌面應用程序和 Outlook for Web 使用搜索現在是相同的。

• 只需用鼠標在搜索範圍內單擊或使用快捷鍵Alt + Q或Control + E。這將打開一個下拉列表，Outlook 將在其中根據您最近的活動提出一些個性化的建議。
• 我覺得這不是特別有用，但如果您想重複搜索，這可能對您有用。
• 過去，我輸入搜索詞並得到數百個結果，但這就像只開一檔的車。到達任何地方都需要很長時間。
• 您可以通過兩種方式使用搜索，即即時搜索和高級搜索。我將向你們展示兩者。

Microsoft Outlook 中的即時搜索

讓我們從即時搜索開始。假設我正在尋找帶有關鍵字測試的東西，我只需在搜索框中輸入它，按下，輸入並獲得所有結果。要縮小結果範圍，我可以使用其他按鈕轉到搜索選項卡。

我可以逐步細化我的搜索。您可以縮小或擴大搜索範圍。您可以找到以下字段。

• 當前郵箱– 默認為郵箱。稍後我將向您展示如何在需要時更改默認設置。
• 所有郵箱- 如果您有更多帳戶，您可能希望將搜索範圍擴大到所有郵箱。
• 當前文件夾- 限制搜索的另一個選項是將搜索範圍縮小到當前文件夾。這意味著收件箱不包括子文件夾。
• 子文件夾- 如果您選擇子文件夾，您將包括收件箱及其下方的每個文件夾。
• 所有 Outlook 項目- 所有 Outlook 項目都盡可能廣泛。它將在所有郵箱中搜索，不僅在郵件中，而且在您的日曆和聯繫人中。
• 包括已刪除的項目- 在結果下，您可以選擇在搜索中包括已刪除的項目。根據您的情況，這可能會誇大您的結果，所以我不建議這樣做。相反，您始終可以單獨搜索已刪除的項目文件夾。
• 包括較早的結果- 如果您的搜索返回您正在尋找的內容，您可以選擇包括較早的結果。
• 從——您的搜索可能需要更長的時間，這樣您就可以真正縮小搜索結果的範圍。我正在尋找的信息是給我的。我可以點擊 from 並輸入發件人姓名，然後按這種方式輸入。它使用關鍵字 Excel 以及用戶是發件人的位置搜索所有內容。
• 主題——我可以點擊主題並將其添加到我的搜索中。
• 有附件——我知道郵件有附件，所以我選擇有附件，也許我也知道主題行中包含單詞 course。
• 分類- 如果您對電子郵件進行分類，您可以使用此下拉列表將結果限制為某個類別，或者發送給您以按收件人進行搜索。
• 已標記– 您可以搜索已標記的郵件
• 重要– 您可以搜索標記為重要的郵件。這些選項確實可以幫助您找到所需的內容。

Microsoft Outlook 中的高級搜索

• 第二種方法是使用高級搜索。現在，這是一種更有效的方式，它將為您提供更多選擇，而不是像我們在即時搜索中那樣按順序縮小搜索範圍。您可以一次性完成所有操作。
• 要獲取它，請在搜索框內單擊，然後單擊下拉菜單，該下拉菜單將打開一個包含預定義搜索字段的下拉菜單。

• 如果您要查找的內容是否有附件，您可以定義在哪裡進行搜索。
• 基本上，我們在搜索選項卡上看到的所有搜索選項您也可以在這裡找到，您甚至還有更多選擇。例如，使用附件包含，您可以直接在郵件附件中查找您知道的關鍵字。
• 假設，我知道我要查找的郵件有一個包含單詞Set 1的附件。我把它放在引號中是因為我想要一個完全匹配的詞組。我們將在文章末尾介紹搜索語法，所以請繼續關注我。

• 這很酷。此外，您不僅限於我們在下拉列表中看到的預定義搜索字段。讓我們回到高級搜索，注意角落裡有更多選項的按鈕。

• 我們進入高級搜索選項，我們可以在其中啟用其他搜索字段。假設我想要在密件抄送中專門搜索收件人的選項，選中密件抄送框並單擊應用。現在我們已經可以搜索了。請記住這些附加選項。每當您找不到字段時，您需要將結果限制在現在。

Outlook 中的搜索設置和索引

• 讓我們談談選項和索引。與往常一樣，對於辦公產品，我們應該探索一些標準應用選項。
• 轉到文件並選擇選項，然後選擇搜索。在結果下，您可以為即時搜索定義一個默認文件夾。第二個選項，您可以在搜索所有項目時選擇包括已刪除的項目。通常，我不啟用它。您還可以更改突出顯示顏色。這是用於在頂部結果中突出顯示搜索詞的顏色。

• 我們也有索引選項。當涉及到搜索時，這是一個重要的話題。索引可幫助您獲得更快的搜索結果。
• 它不僅與 Outlook 搜索相關，而且您在 Windows 中進行的任何搜索，本質上是索引都會遍歷您的文件、消息和 PC 中的任何其他內容。它正在對信息進行編目。
• 如果 Outlook 的搜索未找到您要查找的內容，或者它只是為您提供不完整的結果，則索引無法正常工作。

• 關於索引還有很多內容，但要記住兩件重要的事情。當我們單擊索引選項時，您將獲得當前狀態，請確保索引已完成。第二，確保將前景作為索引的一部分。在這些位置的索引下，您應該會看到 Microsoft Outlook。如果沒有，請選擇修改並單擊以啟用它作為最後的手段。

• 如果您仍然無法獲得準確的搜索結果或索引未完成，您可能需要重新構建搜索目錄。這將重新啟動數據文件的索引。

Outlook 搜索語法和運算符

• 最後，讓我們談談搜索語法。現在我們了解了 Outlook 搜索的技術細節。讓我們介紹一些有關搜索語法的基礎知識。
• Outlook 搜索使用前綴匹配。如果您在搜索框中鍵入plus，它將查找包含 plus pluses 和 plushie，但不包含 excel plus 或剩餘的消息。此外，它不區分大小寫，因此它會在適當的情況下找到 plus，在其他情況下會找到 plus。

• 好吧，我們已經看到，如果要查找像 set 1 這樣的確切短語，則需要將其放在引號中。如果不這樣做，它將返回所有變體。
• 您還可以在搜索中使用邏輯運算符，例如，and，or and not，但您需要使用大寫字母。例如，如果您搜索 Leelah 和 Garani，它將返回同時包含 Lillah 和 Karijini 的項目，但不一定。按此順序，Lillah 或 Garani 將找到包含 Lailah、Leyla's Garani 或任何其他大小寫字母組合的項目。Lillah not Kirani 將找到所有帶有 Lillah 且不包含 Garani 一詞的項目。

• 您甚至可以使用比較運算符，例如大於或小於大小。例如，如果您輸入郵件大小，則在搜索框中輸入一個冒號，然後是大於號 5 MB。它將返回大於 5 兆字節的項目。

• 很酷，對吧？如果我使用的語法大於 let's put in February 6th 2021，它將返回 2021 年 2 月 6 日之後收到的所有電子郵件。

有關搜索語法和運算符的詳細信息，請訪問Microsoft 網站。

這就是您可以在 Outlook 中使用搜索來快速查找電子郵件的方式。

另請閱讀：Office 365 存檔郵箱概述

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