如何在 Outlook 中創建通訊組列表

如果您使用 Outlook 與您的同事交流，您可能希望重複向其成員經常變化的特定組發送電子郵件。例如，您可能需要每天給所有客戶服務代表發送電子郵件，但由於人員流動率高，列表可能會經常更改。

您可以在每次發送電子郵件時手動輸入每個人的姓名或電子郵件地址，但隨著團隊規模的擴大，這很快就會變得很麻煩。不僅如此，您還冒著無意中忘記某人的風險，這可能會導致辦公室鬧劇。這就是分發列表或聯繫人組的用武之地！

在大多數情況下，術語“聯繫人組”和“分發列表”可以互換。微軟開始使用短語“聯繫人組”，大概是因為它比“通訊組列表”更直觀一些。

但是，在使用 Microsoft 365 的組織中，兩者之間存在真正的區別。Microsoft 365 的管理員可以將現有的 Outlook 通訊組列表轉換為“組”，這反過來又使組成員可以訪問 Microsoft 等共享庫和協作空間團隊、Yammer 和Planner。

雖然您的 IT 部門可能會控制您組織的 Outlook 通訊組列表——尤其是令人生畏且通常維護不善的全體員工列表，但您仍然可以在Outlook中創建自己的聯繫人組。

下面，我們將向您介紹如何在 Outlook 中為瀏覽器版本和桌面應用程序創建聯繫人組。

如何在 Outlook Online 中創建聯繫人組

在 Outlook 的瀏覽器版本中創建聯繫人組很容易。

在outlook.com上登錄你的帳戶，或者如果你已經登錄到 Microsoft 365，則從應用啟動器中選擇Outlook 。如果你在應用列表中沒有看到 Outlook（你會看到），請選擇所有應用。

在左窗格中的Groups下，選擇New group。

在彈出窗口中，為您的新組命名和描述，然後選擇Create。（如果您的組織已啟用它，系統可能會提示您為群組創建電子郵件地址。在這種情況下，為了便於使用，請嘗試使電子郵件地址與群組名稱相同。）

現在，將成員添加到組中。按姓名或電子郵件地址搜索人員。選擇要添加到群組的人員的搜索結果，他們將顯示在“此人將被添加”下方。

重複第 4 步，直到您將想要添加的每個人都添加到組中。然後選擇添加按鈕。
選擇關閉。
通過選擇新消息向您創建的組發送電子郵件。

在收件人字段中，開始輸入您創建的組的名稱，然後從出現的列表中選擇它。

十分簡單。但是，如果您需要在組中添加或刪除人員怎麼辦？繼續閱讀。

如何在 Outlook Online 中編輯聯繫人組

Microsoft 使您無需離開 Outlook Online 即可輕鬆編輯聯繫人組。根據您的組織配置 Microsoft 365 的方式，某些步驟可能會略有不同，但下面的步驟應該可以幫助您完成這些操作。

在左窗格中的組下，選擇要編輯的組。
在該組的條目中，選擇更多（三個點/省略號）圖標。

選擇設置。（根據 Outlook 為您的組織配置的方式，您可能會看到直接從“更多”圖標添加成員的選項。）

在右側出現的組設置面板中，選擇編輯組。

選擇成員選項卡。
從那裡，您可以通過選擇要刪除的人的條目旁邊的X圖標來添加成員或從組中刪除他們。

如果您已將成員添加到組中，請選擇“添加”按鈕。否則，選擇關閉。

在 Outlook Online 中編輯聯繫人組的另一種方法

根據 Outlook 的配置方式，您還可以按照以下步驟編輯聯繫人組：

轉到Outlook 的“人員”部分（在“日曆”圖標的右側）。

在組部分的左窗格中，選擇所有者以顯示您創建的組。

從列表中選擇要編輯的組。
選擇管理群組成員。

從那裡，您可以通過選擇條目旁邊的X添加成員或刪除現有成員。

如何在 Outlook 的桌面應用程序中創建聯繫人組

在桌面版 Outlook 中創建聯繫人組比在線版更簡單。

啟動 Outlook，然後選擇左下角附近的人員圖標（您可以在電子郵件、任務、人員和日曆之間切換）。

接下來，從工具欄中選擇新建聯繫人組。（如果你的組織正在使用 Microsoft 365，你可能還會看到一個新建組按鈕。出於我們的目的，我們將使用新建聯繫人組來促進組電子郵件。）

在出現的聯繫人組窗口中，為您的聯繫人組命名，然後選擇添加成員並選擇您希望從哪裡獲取新成員。選項可能包括來自 Outlook 聯繫人、來自地址簿或新電子郵件聯繫人。

一個一個地搜索要添加到聯繫人組的人。確保他們的條目突出顯示，然後選擇“成員”按鈕（或雙擊他們的條目）以添加他們。完成後，選擇確定。
關閉窗口，確保在提示保存更改時回答“是” 。
現在，當您處理新電子郵件時，您可以在“收件人”字段中鍵入聯繫人組的名稱。您的聯繫人組將被添加。如果願意，您可以展開組列表，Outlook 將用其成員替換該列表。不過請注意，您將無法再次折疊列表。

聯繫人組在 Outlook 通訊簿中顯示為條目，因此您將能夠在按字母順序排列的列表中找到它們。

如何在 Outlook 的桌面應用程序中編輯聯繫人組

現在讓我們在桌面版 Outlook 中編輯現有的聯繫人組。

啟動 Outlook，然後選擇左下角附近的人員圖標。
在聯繫人列表中查找並選擇要編輯的組。
在右側的窗格中，選擇“編輯”。這將使您回到可以通過添加和/或刪除成員來管理組的位置。

無論您使用的是聯機版 Outlook 還是桌面應用程序，花幾分鐘時間創建您將重複使用的 Outlook 通訊組列表絕對是值得的。你會很高興你做到了。

Tags: #辦公室技巧

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