如何在 Outlook (2022) 上創建電子郵件模板

這篇文章解釋瞭如何在 Outlook 上創建和使用電子郵件模板。如果您發現自己經常在 Outlook 中回复類似的電子郵件，我有一個很好的提示給您。您可以將回复保存為模板，以便在需要時訪問它們。這樣，您不必每次都從頭開始寫出您的文本，您可以節省時間並通過單擊按鈕使用預定義的文本塊。

我來給你展示。您可以使用兩種很棒的方法來回复帶有已保存回复模板的電子郵件。第一個是使用免費模板加載項，第二個是快速部件功能。

帶有我的模板插件的電子郵件模板

• 現在讓我們從我的模板開始。我的模板的優點在於它們存儲在您的郵箱中，因此當您使用另一台計算機或瀏覽網絡時也可以使用它們。
• 默認情況下，我的模板加載項應該在 Outlook 中打開，只要您有交換帳戶並且它不適用於 POP 或 IMAP 帳戶，您可以通過單擊獲取加載項來檢查您是否有加載項在頂端。

• 在我的加載項下，您將在 Microsoft 提供的加載項部分中看到它，它從 2013 年開始可用。

• 如果由於某種原因它沒有打開，您可以啟用它。
• 您如何使用這些模板回復電子郵件？當您在回復中時，您將看到一些模板和功能區中的消息選項卡，右鍵單擊它，它將打開模板窗格。
• 它將附帶一些示例響應。當您將鼠標懸停在模板上時，您將獲得刪除和編輯模板的選項，方法是單擊此處的加號，我們可以創建自己的模板。
• 要創建我們自己的模板，請單擊加號，為其指定名稱。

• 您可以為您的回复添加文本。模板沒有格式選項，因此您無法更改字體大小、顏色或添加文本鏈接，老實說，這是非常有限的。

• 您可以做的是在另一個應用程序中編寫文本。例如，Microsoft Word，然後添加您需要的所有格式，然後將您的文本複制並粘貼到模板中。

• 這樣，您甚至可以在完成回復後將鏈接添加到您的回復中，單擊保存，這會將其添加到可用模板中。
• 現在請注意，我的模板加載項的所有模板的總大小為 32 KB，因此如果您收到錯誤消息“此模板太大而無法保存。請把它變小，然後再嘗試保存。” 當您嘗試保存它時，您需要減少內容量，以使所有模板的總大小小於 32 KB。不要過火，你應該沒事。
• 下次您需要回复消息時，只需單擊查看模板並選擇您想要的。它會將文本複製到您的回復中。
• 只需單擊兩下即可完成。當然，您不僅限於使用這些模板進行回复。您也可以在撰寫新郵件時使用它們。

帶有快速部件的電子郵件模板

另一種選擇是使用快速部件，這是微軟在 Outlook 2007 中引入的一項功能。現在有了快速部件，您基本上可以存儲可重複使用的內容和畫廊。它們可以包括文本圖像、表格甚至格式。不過，事情就是這樣。它們僅在您的計算機上本地可用。它們不會自動同步。

• 要使用快速部件創建模板，請鍵入您想要的文本或使用現有回復中的文本。突出顯示要用作標準響應的文本部分，然後轉到文本組右側的插入選項卡，您將看到快速部分。單擊它，您將獲得將選擇作為所謂的構建塊保存到快速零件庫的選項。

• 您可以使用類別下拉列表為此快速部件命名。您可以通過創建新類別將 Quick 部件組織在單獨的組中。現在，我不需要那個，所以我要和將軍一起去。單擊確定。

• 下次您想使用此文本時，當您回复消息時，只需單擊插入快速部件並選擇您想要的模板。

• 一種更快的方法是將圖庫添加到您的快速訪問工具欄。只需右鍵單擊功能區中的快速部件並選擇添加到快速訪問工具欄，然後您可以選擇以更快的方式使用自動完成功能。

• 只需鍵入快速部分的名稱。在我的情況下，它是測試並按下 F3 並且它就在那裡。

• 只要它是唯一的，甚至不需要輸入整個名稱。在我的情況下，輸入 test 然後 F3 就足夠了，快速部件的最大優勢在於構建塊不僅限於文本。
• 在這種情況下，假設我們的特定商品缺貨，我們想要響應客戶的請求，其中包含替代商品。

• 在收到的回復中，我包含了一些文本來回复客戶的請求。我還添加了該替代產品及其規格的圖片，只需單擊幾下即可方便地保存和使用。

• 如果您右鍵單擊任何收到的回复，您可以選擇組織和刪除。

• 您將看到您擁有的所有構建塊。您可以編輯它們的屬性、刪除它們或插入新的。我已經提到過，快速部件是在您的計算機中本地接收的。

將快速零件導出到另一台 PC

我想向您展示的最後一件事是如何導出它們。他們保存的文件稱為 NormalEmail.dotm

要查找位置：

• 打開文件資源管理器/Windows 資源管理器。
• 在地址欄中鍵入“ %APPDATA%\Microsoft\Templates ”，然後按 Enter。
• 您將找到 NormalEmail.dotm 文件。
• 此文件包含您可能已添加或修改的任何樣式的設置。

• 當 Outlook 關閉時，您可以將此文件複製到備份位置或另一台計算機或用戶的模板文件夾。

這就是您可以在 Outlook 上使用電子郵件模板來節省撰寫電子郵件或回答重複請求的時間的方法。

要獲取更多信息，請訪問Microsoft 網站。

現在我想听聽你的意見：

您覺得今天報告中的哪個發現最有趣？或者，也許您對我所涵蓋的內容有疑問。

不管怎樣，我想听聽你的意見。所以繼續在下面發表評論。