如何在 Windows 11 上的 Microsoft Excel 中建立列印到 PDF 按鈕

雖然您可以使用 Microsoft Excel 建立電子表格，但並不是每個人都會安裝相同的 Office 版本。當您使用內建函數在電子表格中進行資料分析時，這一點變得至關重要。因此，最好將 Excel 電子表格轉換為 PDF，以便任何人都可以在各種裝置上開啟它。

由於您可能不知道您的同事、客戶或學生可能使用哪個版本的 Microsoft Excel，因此您可以將電子表格儲存為 PDF。如果您必須經常這樣做，您可以建立「另存為」或「列印為 PDF」按鈕來直接取得 PDF 格式的電子表格。以下介紹如何在 Windows 11 上的 Microsoft Excel 中建立「列印到 PDF」按鈕。

使用 Microsoft Excel 中的快速存取工具列建立列印到 PDF 按鈕

Microsoft Office 應用程式可用的快速存取工具列可讓您存取「儲存」、「首頁」、「另存為」、「傳送檔案」等操作和命令。它也可用於啟用 Microsoft Excel 中的列印到 PDF 功能。您可以將任何文件列印為 PDF。也就是說，您需要 Adob​​e Acrobat Reader 等 PDF 閱讀器程式才能正確開啟 PDF 檔案及其佈局。

以下是啟用該功能的方法。

步驟 1：按一下工作列上的「開始」圖示以開啟「開始」功能表，在搜尋方塊中鍵入Microsoft Excel ，然後按 Enter。

步驟2：開啟要啟用此功能的Excel工作簿。

第三步：點選左上角的「文件」。

第四步：選擇左下角的選項。

步驟 5：按一下「Excel 選項」視窗中的「快速存取工具列」。

步驟 6：點選常用命令下拉式選單。

步驟 7：選擇所有命令。

步驟 8：向下捲動並選擇「發佈為 PDF 或 XPS」。

步驟9：點選「新增」按鈕複製指令。

第10步：點選右下角的「儲存」進行確認。

關閉視窗後，您將在快速存取工具列中看到「列印到 PDF」圖示。

步驟11：選擇要列印為PDF的儲存格後按一下圖示。

步驟12：輸入檔案名，選擇儲存PDF檔案的位置，然後按一下「發布」。

您的 Excel 檔案現在將在 Adob​​e Acrobat Reader 或 Windows 11 電腦上安裝的任何用於開啟 PDF 檔案的程式中以 PDF 形式開啟。現在您可以列印該文件。

如果快速存取工具列在您 PC 上的 Excel 中無法運作，您也可以閱讀我們的文章。

在 Microsoft Excel 中使用巨集指令建立列印到 PDF 按鈕

您也可以在 Microsoft Excel 工作表中建立 PDF 巨集命令按鈕，以快速將其傳送為 PDF 文件進行列印。巨集指令按鈕可讓您透過點選自動執行操作。此進階步驟需要您啟用 Microsoft Excel 中的「開發人員」標籤。就是這樣。

步驟 1：按一下工作列上的「開始」圖示以開啟「開始」功能表，在搜尋方塊中鍵入Microsoft Excel ，然後按 Enter。

步驟2：開啟要啟用此功能的Excel工作簿。

第三步：點選左上角的「文件」。

第四步：選擇左下角的選項。

步驟 5：在「自訂功能區」下，向下捲動到底部並啟用「開發人員」標籤。然後，點擊右下角的「儲存」。

啟用功能區中的「開發人員」標籤後，以下是如何建立用於列印到 PDF 的巨集按鈕。

第 1 步：點擊頂部的「開發人員」標籤。

第 2 步：按一下「插入」。

步驟 3：選擇命令按鈕（ActiveX 控制項）的圖示。

這將在 Excel 工作表中插入命令按鈕。

步驟 4：右鍵點選命令按鈕並選擇屬性。

第 5 步：編輯標題 - 巨集指令按鈕的名稱。將其命名為簡單的名稱，例如“列印為 PDF”。

步驟 6：關閉「屬性」窗口，再次右鍵點選命令按鈕，然後選擇「檢視代碼」。

現在您將看到 Microsoft Visual Basic 視窗。

步驟 7：複製命令並將其貼上到 Visual Basic 視窗中。

Dim PrintFile As String PrintFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _ ActiveWorkbook.Name & ".pdf" Sheets("Sheet1").Select ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "B7:E17" ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _ Filename:=PrintFile, Quality:=xlQualityStandard, _ IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _ OpenAfterPublish:=True 

請注意，VBA Sheets.Select語句包含您需要列印的工作表編號。您還需要透過輸入選定的儲存格編號來指定列印區域。

步驟 8：按 Control + S 儲存代碼。

步驟 9：關閉 Visual Basic 視窗並點選巨集命令按鈕將 Excel 列印為 PDF 檔案。

如果您的命令按鈕不起作用，請按以下步驟在 Microsoft Excel 中啟用巨集按鈕的權限。

步驟1：在同一個Excel檔案中，點選左上角的「檔案」。

第二步：點選左下角的選項。

步驟 3：選擇信任中心。

步驟 4：點選「信任中心設定」。

步驟5：從左側選單中選擇巨集設定。

步驟 6：按一下「啟用 VBA 巨集」、「啟用 Excel 4.0 巨集」和「信任對 VBA 項目物件模型的存取」旁的核取方塊。

關閉窗口，您的巨集按鈕現在應該可以使用了。

將 Excel 檔案列印為 PDF

這些步驟將幫助您在 Microsoft Excel 中建立「列印到 PDF」按鈕。您也可以閱讀我們的文章，以了解如何在 Windows 11 上將 PDF 文件插入到 Excel 工作表中。