如何有效加密 Office 365 電子郵件？

以下是有關使用 Azure 信息保護加密 office 365 電子郵件的知識。

1 什麼是 Azure 信息保護？

2 Azure 信息保護客戶端

3 加密 Office 365 電子郵件：設置

3.1 訂閱 Azure 信息保護

3.2 加密 Office 365 電子郵件：激活

4 加密 Office 365 電子郵件：保護

4.1 使用“加密”標籤

4.2 使用“請勿轉發”標籤

4.3 使用“加密-保護”標籤

5 保護附件

6 保護非 Microsoft 365 Pro Plus 文檔

7 保護 Microsoft 365 Pro Plus 文檔

8 管理受保護的文檔

什麼是 Azure 信息保護？

Azure 信息保護（有時稱為 AIP）是一種基於雲的解決方案，可幫助組織通過應用標籤對其文檔和電子郵件進行分類和選擇性保護。標籤可以由定義規則和條件的管理員自動應用，也可以由用戶手動應用，或者在向用戶提供建議的組合中應用。

Azure 信息保護客戶端

• 為了提供電子郵件加密服務，我們正在利用 Microsoft Azure 信息保護雲服務及其與 Microsoft 365 身份管理服務和 Microsoft 365 Pro Plus 客戶端軟件套件的現有集成。
• 要分配給客戶端文檔和電子郵件的 AIP 服務策略和定義限制集合的標籤在 Azure 雲服務中進行管理。
• 要利用這些 AIP 策略和標籤，必須在 Windows 操作系統工作站上安裝 AIP 客戶端軟件。目前，只有 Windows 10 PC 以及 macOS 工作站可以將這些限制應用於文檔或電子郵件。

加密 Office 365 電子郵件：設置

要啟用和配置 Microsoft 365 消息加密以實現安全的消息傳遞，需要執行以下步驟：

• 訂閱 Azure 信息保護
• 激活 OME

訂閱 Azure 信息保護

• Azure 信息保護套件是 Microsoft 365 的附加訂閱，允許用戶使用他們的電子郵件執行一些非常有用的功能。它還與 SharePoint 和 OneDrive 集成以充當數據丟失防護工具。
• 使用 AIP，用戶可以標記消息或文件，使其無法被複製、轉發、刪除或一系列其他常見操作。對於電子郵件，所有具有特定分類標誌或滿足特定要求的郵件都將被加密並打包到一個鎖定的 HTML 文件中，該文件作為附件發送給收件人。
• 當收件人收到郵件時，他們必須在 Azure 中註冊才能獲得打開電子郵件的密鑰。
• 密鑰與他們的電子郵件地址相關聯，一旦註冊，用戶就可以打開 HTML 附件和任何未來的附件，而無需登錄任何東西。

同樣，如果您為您的用戶分配了 E3 或更高版本的訂閱，則他們不需要 AIP。但是，每個將發送包含機密信息的消息的用戶都需要 AIP 許可證或 E3/E5 許可證才能這樣做。

要訂閱 AIP，請執行以下步驟：

• 啟動“ Microsoft 365 管理中心”
• 轉到“訂閱”列表
• 點擊右上角的“添加訂閱”
• 向下滾動以找到 Azure 信息保護
• 單擊“立即購買”選項並按照提示操作或選擇“開始免費試用”選項以獲得 30 天的 25 個許可證，以便在購買前試用
• 等待大約一個小時，以便在您的 Microsoft 租戶上預配服務
• 配置完成後，您可以繼續進行下一步。

加密 Office 365 電子郵件：激活

這部分最近發生了變化。過去，激活 Office 365 郵件加密需要大量的 Powershell 工作並等待其正常運行。MS 更改了激活 OME 的方法，以簡化流程並使其更易於使用。

這是你必須做的：

• 在管理員門戶中打開設置選項
• 選擇服務和加載項
• 在服務列表中找到 Azure 信息保護並單擊它
• 單擊“管理 Microsoft Azure 信息保護設置”鏈接以打開一個新窗口
• 選擇“權限管理未激活”下的激活按鈕
• 在彈出的窗口中選擇激活

完成此操作後，您將能夠使用 AIP 的客戶端應用程序 來標記消息，以便在 Outlook 中進行權限管理。Outlook Web App 中還將有新的按鈕和選項，可讓您加密郵件。

加密 Office 365 電子郵件：保護

電子郵件加密服務的基本功能是提供保護，以防止不受歡迎的人在傳輸過程中和在郵箱中靜止時閱讀您的電子郵件內容。要訪問您的電子郵件內容，必須驗證收件人。使用 Microsoft 365 Pro Plus 應用程序（如 Microsoft Outlook）時，此驗證過程在幕後執行，並且不會提示收件人輸入其憑據。在所有其他情況下，收件人將被要求驗證其身份。

使用“加密”標籤

• 要使用安裝在 Windows 操作系統工作站上的 Microsoft Outlook 應用程序對電子郵件進行加密，您只需選擇“敏感度欄”上的“加密”標籤，如下所示：

• 這個“加密”標籤也可以從菜單 - 消息按鈕功能區“保護”按鈕下拉菜單中訪問，如下所示：

• 選擇後，靈敏度條將反映所做的選擇並隱藏其他選擇。所分配權限的詳細信息將顯示為電子郵件窗口左上角“敏感度欄”下方的“工具提示”，如下所示：

• 您可以通過單擊所選標籤旁邊的“鉛筆”圖標來選擇修改您的保護選擇，以顯示其他選項，如下所示。這個鉛筆圖標也可以用來再次隱藏其他選擇。

• 設置標籤後，除其他標籤外，還會出現“垃圾桶”圖標，以便您刪除選定的標籤並將電子郵件的“敏感度”恢復為“未設置”。系統將提示您記錄移除標籤的原因。（供將來使用）

• 設置後，您的電子郵件將受到保護，無論它是在您發送之前位於您的草稿文件夾中，還是在您發送之後位於您的已發送郵件文件夾中，還是位於您的收件人郵箱中。Microsoft Outlook 使用以下圖標幫助識別此保護：

• 無論您選擇應用何種保護措施，您都保留對電子郵件的“完全控制”權利。只有 From、To、Cc 和 Bcc 字段中的命名身份才能訪問。
• 使用“加密”選項，收件人可以將您的電子郵件轉發給其他人，這些人隨後也將擁有對電子郵件內容的完全訪問權限，每個人都需要進行身份驗證才能獲得訪問權限。收件人將無法刪除加密要求。

使用“請勿轉發”標籤

“請勿轉發”保護是 Microsoft 提供的基本電子郵件保護。選擇此保護將阻止收件人執行以下操作：

•  將您的電子郵件轉發給其他人（以及防止在回复時將新收件人添加到“收件人”、“抄送”或“密件抄送”字段）
•   打印您的電子郵件，或將電子郵件文本正文的內容複製到剪貼板。

這些保護可以通過選擇敏感標籤來設置：“不轉發。”，或者通過選擇菜單 - 消息按鈕功能區上的“不轉發”按鈕，如下所示：

請注意顯示在敏感度欄下方的描述保護集的“工具提示”。

注意：通過取消選擇菜單 - 消息按鈕功能區上的“請勿轉發”按鈕，可能會意外刪除您的預期保護，如下所示。另請注意，“工具提示”已刪除，但“請勿轉發”。標籤仍然設置。此電子郵件將不受保護。

我們目前沒有阻止您取消選擇“請勿轉發”按鈕的方法，因此請小心。

請注意：無論是否應用了這些限制，Microsoft Outlook 都允許下載附件。請參閱本文檔後面的“保護附件”。

使用“加密 - 保護”標籤

• “加密 - 保護”標籤是為電子郵件定制的保護，增加了額外的限制，以防止收件人能夠編輯或修改您的原始電子郵件。
• 僅當您希望收件人對您的電子郵件擁有“僅查看”權限時，才應使用此標籤。回复時，您的收件人將被迫將您的原始電子郵件作為附件附加到新郵件中，因為他們將無法添加到原始電子郵件的線程中。
• 此標籤還適用於打印和復印的限制，如上文使用“請勿轉發”標籤部分所述。

請注意：無論是否應用了這些限制，Microsoft Outlook 都允許下載附件。請參閱本文檔後面的“保護附件”。

保護附件

Azure 信息保護客戶端需要解密和打開受保護的文檔。適用於 Windows 操作系統、macOS、iOS 和 Android 的 Microsoft 365 Pro Plus 軟件中已包含“閱讀器”。但是，需要單獨的應用程序來讀取加密的非 Microsoft Office Pro Plus 文檔（可在此處獲得）。AIP Reader 適用於 PC、iPhone、iPad 和 Android。

保護非 Microsoft 365 Pro Plus 文檔

• 可以使用名為“分類和保護”的附加“熱菜單”選項來保護非 Microsoft Office 文檔，方法是右鍵單擊 Windows 資源管理器中的文檔，如下所示：

• 此應用程序（如下所示）將創建一個“包裝器”來封裝文件並添加加密，以及您選擇的保護

• 對於每個所需的用途，您首先需要為您的電子郵件選擇所需的敏感度標籤。附加受保護的文件後，此標籤將由您的電子郵件繼承。安裝所需的保護需要兩個部分：“權限”和“身份”

可授予的“權限”是：

• 查看者 - 僅查看
  此權限相當於電子郵件保護：“加密 - 保護”
• 審閱者 - 查看、編輯
  此權限等同於電子郵件保護：“請勿轉發”。
• 共同作者 – 查看、編輯、複製、打印
  此權限等同於電子郵件保護：“加密”
• 共有人 – 完全權限
• 此權限也等效於“加密”標籤，但是此權限授予用戶刪除設置權限和加密的能力。
• 僅適用於我 - 此設置對於將文檔發送給其他人沒有任何價值，但它可能對您保護您的個人文檔有用。

雖然不建議避免混淆，但可以選擇比所需的電子郵件加密標籤更嚴格的權限（例如，帶有“加密”電子郵件保護標籤的“查看者 - 僅查看”文檔權限）。這種組合將限製文檔以防止不受歡迎的身份查看，並限制收件人復制、打印或編輯，同時授予收件人對電子郵件文本正文的所有功能。同樣，如上所述，這可能會變得令人困惑，因此不建議這樣做。

“身份”可以設置為以下類型：

用戶– 這是接收文檔的個人用戶的電子郵件地址。這是您將用來確定誰可以訪問您的文檔的主要方法。

組- 這是您的預期收件人所屬的分發列表的電子郵件地址。  請注意：這僅適用於收件人。

組織– 您還可以授予 Active Directory 域中每個人的訪問權限

身份可以直接輸入到提供的框中，或者您可以通過單擊“書”圖標從 Outlook 通訊簿中選擇您的收件人（前提是 Outlook 應用程序已經啟動並運行） 。

還有第三個控件可用於保護附件。您可以通過直接輸入日期或通過單擊“日曆”圖標選擇日期來為授予的權限設置到期日期。一旦達到到期日期，將撤銷選定用戶的所有權限。

無論上述設置如何，您都可以完全控制您的文檔。一旦您將保護“應用”到您的文檔，您的文檔將被“包裝”文件替換並且文件擴展名被更改（手動修改文件名僅用於示例目的）

需要Azure 信息保護客戶端才能解密和打開此文件。

保護 Microsoft 365 Pro Plus 文檔

可以從 Office 應用程序中保護 Microsoft Office 文檔。與 Microsoft Outlook 一樣，主頁按鈕功能區包含“保護”按鈕下拉菜單。這允許將“自定義權限”應用於 Office 文檔。應用敏感度標籤將導致 Outlook 將相同的權限限制應用於文檔所附加到的任何電子郵件。

注意：在分配自定義權限之前，您需要選擇敏感度標籤否則，事後選擇標籤將覆蓋並僅應用標籤的默認“權限”，允許任何人解密文檔。

與上面的“保護非 Microsoft 365 Pro Plus 文檔”一樣，您需要通過識別允許與您的文檔交互的人員的“身份”以及您希望授予的“權限”來保護您的文檔。權限選擇和分配身份的過程使用與“保護非 Microsoft 365 Pro Plus 文檔”時幾乎相同的圖形用戶界面。

請注意：一旦受到保護和保存，請注意文件類型不會更改：

您將需要以原始格式保存您的 Office 文檔。如果您嘗試以“兼容”格式保存文件，您配置的限制將被刪除。

保存後，您現在將看到一個新的信息欄，提醒您該文檔現在具有受限訪問權限。

管理受保護的文檔

對文檔設置保護後，您可以“跟踪”該文檔的視圖以及“撤消”對文檔的訪問權限。對於 Microsoft Office 文檔，您可以從 Office 應用程序中訪問此功能。

對於非 Microsoft Office 文檔，您可以通過在 Windows 資源管理器中雙擊或右鍵單擊該文檔來訪問此功能。

兩者都將啟動您的網絡瀏覽器並帶您到AIP 文檔跟踪中心。

從這裡您可以：

• 查看收件人對您的文檔的交互摘要
• 列出誰查看了您的文檔以及查看日期
• 查看與您的文檔交互的時間線
• 設置通知設置以在有人嘗試與您的文檔交互時提醒您
• 撤銷對您的文檔的訪問權限，使其不再被收件人訪問

您還可以將這些統計信息導出到 CSV 文件。

Mac 用戶在從Microsoft Office 365 雲服務中檢索到他們的保護選項之前，具有“驗證憑據”的附加任務。

一旦設置；要刪除或更改保護，您必須在“保護”按鈕下設置“無限制”選項。

要對 Microsoft 365 文檔設置保護，請使用“查看”菜單上的“限制權限”按鈕。

選擇“ Restricted Access… ”菜單選項以授予所需的自定義訪問權限。

使用“更多選項...”按鈕設置打印和復印權限。

恭喜！現在您知道如何使用 Azure 信息保護加密 office 365 電子郵件。如果您還有其他問題，請告訴我。

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