改進演示文稿的 15 個 PowerPoint 提示和技巧

如果您知道一些提示和技巧，在 PowerPoint 中創建演示文稿會容易得多。我們已經向您展示瞭如何更改幻燈片的大小、插入PDF、添加音樂以及如何使您的 PowerPoint 更具吸引力。 

無論您是創建 PowerPoint 演示文稿的新手還是專業人士，您都可以通過結合新的 PowerPoint 設計理念來進一步提高。 

目錄

• 1. 如何在 PowerPoint 中鎖定圖像
• 2. 在 PowerPoint 中循環播放幻燈片
• 3. 如何縮小 PowerPoint 的大小 
• 4. 如何添加和打印 PowerPoint 筆記
• 5. 如何編輯 PowerPoint 背景
• 6. 如何鏈接到演示文稿中的另一張幻燈片
• 7. 使用格式刷保持一致性
• 8. 使用 SmartArt 看起來很聰明
• 9.對齊你的對象
• 10.如何使用圖片佈局
• 11. 少用幻燈片切換
• 12. 明智地使用動畫
• 13.吻
• 14. 尋找高質量的模板、圖像和圖形
• 15. 將演示文稿導出為視頻

1. 如何在 PowerPoint 中鎖定圖像

在 PowerPoint 演示文稿中鎖定圖像將防止圖像的比例或縱橫比變形或超出比例。

要在 PowerPoint 中鎖定圖像，請按照以下步驟操作：

1. 右鍵單擊圖像並選擇大小和位置。 

1. 選中標記為Lock aspect ratio 的框。

還可以鎖定圖像或對象，使其根本無法調整大小或在幻燈片上移動。大多數 PowerPoint 桌面版本可能缺少此功能。您可以右鍵單擊圖像、形狀或對象，然後選擇鎖定。

如果您沒有看到該選項，一種解決方法是將對象放入母版幻燈片。要了解操作方法，請閱讀如何在 PowerPoint 中編輯母版幻燈片。 

2. 在 PowerPoint 中循環播放幻燈片

如果您計劃連續運行 PowerPoint 幻燈片放映，您可以將幻燈片放映設置為循環播放，而不必手動重新啟動它。

1. 打開要循環播放的 PowerPoint。
2. 選擇幻燈片放映選項卡。
3. 選擇設置幻燈片放映按鈕。

1. 連續選中標記為“循環”的框，直到“退出”。

1. 選擇確定按鈕。

您需要按Esc鍵結束循環的 PowerPoint 演示文稿。單擊幻燈片中的最後一張幻燈片或按鍵盤上的向右箭頭鍵將導致幻燈片重新開始。

3. 如何縮小 PowerPoint 的大小 

如果您插入了高分辨率圖像或媒體文件，PowerPoint 文件可能會變大。我們提供了一些 PowerPoint 提示和技巧，可幫助減小 PowerPoint 文件的大小。

• 通過選擇左側菜單中的 文件>選項>保存，僅嵌入演示文稿中使用的字體字符。

• 如果您已選擇在文件中嵌入字體，請選擇僅嵌入演示文稿中使用的字符選項。

• 刪除圖像編輯數據。在 PowerPoint 中編輯圖像時，它會保存原始圖像和編輯後的版本。為了防止這種情況： 
  • 選擇文件>選項>高級。 
  • 在Image Size and Quality下，選中標有Discard editing data 的複選框。 
  • 要進一步減小 PowerPoint 的大小，請取消選中標有“不要壓縮文件中的圖像”的複選框，並為圖像選擇較低的默認分辨率。 

• 通過選擇幻燈片中的圖像進一步壓縮圖像。 
  • 在“圖片格式”選項卡中，選擇“壓縮圖片”按鈕。您可以選擇是將壓縮選項應用於所有圖像還是僅應用於您選擇的圖片。 
  • 選中標記為刪除圖片裁剪區域的框，然後選擇使用默認分辨率。按確定。

通過減小 PowerPoint 文件的大小，可以使文件更易於存儲和通過電子郵件發送。

4. 如何添加和打印 PowerPoint 筆記

通過選擇PowerPoint 底部的“備註”按鈕，添加演講者備註以幫助演示者記住在演示過程中要說的內容。鍵入一個腳本或只是一些註釋作為提醒。

要打印帶有註釋的演示文稿，請在“打印”對話框的“設置”部分中選擇“註釋頁” 。

5. 如何編輯 PowerPoint 背景

若要使用 PowerPoint 桌面應用在幻燈片中添加、刪除或編輯背景圖片，您需要從“視圖”菜單中選擇“幻燈片母版”。然後，在左側選擇幻燈片母版或顯示在其下方的佈局之一：右鍵單擊並選擇設置背景格式。選中標記為Hide background graphics 的框。 

如果您在瀏覽器中使用 PowerPoint，您可能會注意到沒有幻燈片母版。使用在線版本時，您可以直接添加、刪除或編輯幻燈片上出現的任何圖形。

6. 如何鏈接到演示文稿中的另一張幻燈片

如果您預計由於時間限制需要跳過部分演示文稿或返回上一張幻燈片，則鏈接到同一演示文稿中的另一張幻燈片會很有幫助。它就像添加超鏈接一樣簡單。

1. 選擇要用作鏈接的文本、圖像或形狀。
2. 選擇“插入” > “鏈接”或右擊並選擇“超鏈接”。
3. 在“插入超鏈接”對話框中的“鏈接到”下，選擇“放置在本文檔中”。

1. 選擇要鏈接到的幻燈片，然後按確定按鈕。

7. 使用格式刷保持一致性

一致性是精心設計的 PowerPoint 演示文稿的標誌。例如，幻燈片標題在整個幻燈片中應具有相同的顏色、字體和字體大小。使用格式刷可以快速輕鬆地標準化演示文稿中的所有標題和元素標籤。 

1. 選擇具有您喜歡的格式的內容。
2. 在主頁選項卡中，選擇格式刷。 
3. 接下來，選擇其他內容，第一個元素的格式將自動應用。

簡單的。要將格式應用於多個元素，請雙擊格式刷並重複上面的第 3 步，直到將格式應用於所需的所有元素。按Esc鍵停止使用格式刷。

8. 使用 SmartArt 看起來很聰明

PowerPoint 的內置 SmartArt 功能將幫助您的演示文稿更上一層樓。使用 SmartArt，您可以將平淡乏味的文本轉換為引人入勝的圖形。

1. 選擇要轉換為圖形的文本。
2. 在主頁選項卡上，選擇轉換為 SmartArt。

1. 選擇您最喜歡的選項。當您將鼠標移到不同的選項上時，您會看到文本轉換為該 SmartArt 選項後的樣子。
2. 如果您想要允許您添加圖片的 SmartArt 選項，請選擇“更多 SmartArt 圖形”。 
3. 在左側的菜單中，選擇圖片。

1. 選擇您最喜歡的選項。
2. 選擇確定按鈕。
3. 若要添加圖像，請選擇 SmartArt 元素中的圖像圖標，然後選擇是從計算機上的文件還是從 Bing 等在線資源插入圖像。

SmartArt 畫廊有許多選項可供選擇。其中之一必將使您的幻燈片更具吸引力。

9.對齊你的對象

您已使用格式刷來確保您的格式在整個演示文稿中保持一致。當你這樣做的時候，確保你所有的對像都使用 PowerPoint 的對齊工具完美對齊。

1. 通過在選擇每個對象時按住Shift鍵來選擇要對齊的對象。
2. 在“格式”選項卡中，選擇“對齊”。 
3. 選擇您希望所選對像對齊的方式。

1. 要均勻分佈三個或更多對象，請選擇對象，然後選擇“對齊”和“水平分佈”或“垂直分佈”。 

有意識地了解幻燈片上的對像如何對齊對於製作具有專業外觀的演示文稿大有幫助。

10.如何使用圖片佈局

當您處理包含一個或多個圖像的幻燈片時，請嘗試使用 PowerPoint 的內置圖片佈局工具。它是用於圖像的 SmartArt。

1. 選擇幻燈片上的所有圖像（按住 Shift鍵可選擇多張圖像）。
2. 在“圖片工具”菜單中，選擇“格式” > “圖片佈局”。 

1. 將鼠標懸停在選項上以找到您最喜歡的圖片佈局，然後選擇它。

如果您決定不想使用圖片佈局，您可以通過選擇設計>轉換>轉換為形狀將圖像轉換回形狀。

11. 少用幻燈片切換

一旦您發現可以在幻燈片之間添加動畫，您可能會想要全部嘗試。但是，您應該記住 PowerPoint 演示文稿的基本規則：少即是多。如果您絕對必須使用過渡，請堅持使用Cut和Fade等簡單的過渡。

1. 選擇一張幻燈片。
2. 從“過渡”選項卡中，選擇一個過渡。

1. 如果可以為過渡選擇其他設置，請選擇效果選項。

1. 選擇預覽以查看正在運行的過渡。

12. 明智地使用動畫

當您調整幻燈片切換時，請確保您也明智地使用動畫。為幻燈片上的文本或對象設置動畫有助於演示文稿的流暢性，但過多的動畫可能會分散注意力。辨別何時何地使用它們。 

添加動畫和效果：

1. 選擇要設置動畫的文本或對象。 
2. 在“動畫”選項卡上，選擇一個動畫。

1. 接下來，選擇“效果選項”以選擇一種效果。請注意，效果選項將根據您選擇的動畫而有所不同。

您可以選擇不同的方式來啟動動畫。在“動畫”選項卡的“時間”部分中，選擇何���開始動畫。

• 單擊。單擊幻燈片時，此選項將啟動動畫。
• 與以前的. 如果您希望動畫與序列中的前一個動畫同時播放，請選擇此選項。
• 之前. 動畫將在前一個結束後立即開始。
• 持續時間。此選項允許您使效果持續更長或更短。
• 延遲。在效果開始之前添加一些時間。

要更改動畫播放的順序：

1. 在幻燈片上選擇一個動畫標記（或通過在“動畫”選項卡的“高級動畫”部分中選擇它來切換“動畫窗格”，然後在列表中選擇一個動畫。）

1. 在“動畫”選項卡的“時序”部分中，選擇“移早”或“移後”。

向一組對象添加動畫：

1. 按Ctrl鍵並選擇多個對象。
2. 選擇“格式” > “組” > “組”以創建一個組。
3. 從“動畫”選項卡中選擇一個動畫。

如果您以正確的方式使用它們，動畫可以使您的演示文稿更清晰，更容易讓觀眾理解。

13.吻

PowerPoint 幻燈片在簡單時最有效。當您在幻燈片中只包含最重要的信息時，人們更容易消化和記住您的信息。你總是可以就這個話題說更多，但不要在幻燈片中塞滿你需要的內容。畢竟，您的聽眾應該多聽多讀。

14. 尋找高質量的模板、圖像和圖形

當你保持簡單時，這意味著使用看起來不錯的圖像和圖形。我們收集了一些很棒的圖片庫網站和位置來獲取漂亮的 PowerPoint 模板。

15. 將演示文稿導出為視頻

當您對演示文稿感到滿意時，將其導出為視頻：

1. 選擇文件>導出。

1. 選擇創建視頻。

1. 選擇視頻的質量以及是否使用錄製的時間和旁白。

1. 設置每張幻燈片的持續時間。
2. 選擇創建視頻按鈕。
3. 導航到要保存視頻文件的文件夾。
4. 選擇保存按鈕。

通過實施這些提示和技巧，您的演示文稿將更上一層樓！ 

然而，也許儘管您已經學到了所有提示和技巧，但您還是決定完全放棄該軟件。如此多的 PowerPoint 演示文稿讓聽眾昏昏欲睡，以至於我們現在有一個術語來形容它：“PowerPoint 的死亡”。在這種情況下，請與 Powerpoint 說再見，並查看可以在線使用的 這七種 PowerPoint 替代品。