組織電子郵件的高級技巧：在 2022 年使用這些經過驗證的技術

今天，我將向您展示在 Outlook 中組織電子郵件的有效技巧。

• 美國的全職員工平均每天會收到大約 120 封電子郵件，並且每天大約有 28% 的時間用於閱讀和回復電子郵件。那是很多時間。難怪我們會感到壓力很大，經歷了這永無止境的電子郵件浪潮，仍然不得不完成我們的實際工作。
• 是時候介紹一些技巧和技巧來讓您控制收件箱了。如果你研究過這個主題，你會發現如何處理電子郵件的不同策略。例如，收件箱為零。這是一種策略，其目標是始終保持收件箱 100% 為空。
• 另一方面，有些人的收件箱中有數千封電子郵件，並且非常開心。他們使用標記工具和搜索工具來找到他們需要的東西。
• 現在，這些極端對我不起作用。他們都讓我感到焦慮。這兩個版本我都試過了。如果我整天都在確保我的收件箱 100% 乾淨，我不會完成太多實際工作，因為我會分心。如果我碰巧錯過了一兩天，我最終會走向另一個極端，讓所有事情都堆積起來，我會迷失方向，因為對我來說，每封電子郵件都像是一個需要完成的測試。
• 當我不得不滾動瀏覽一個充斥著大量文本的收件箱時，我會感到壓力很大。我不想再進入那個框了。如果您想提高生產力並減少焦慮，對我有用的方法和我的建議是使用一個系統，該系統將兩種策略中的想法都應用了。
• 我還將向您展示 Microsoft Outlook 中的一些強大功能，這些功能可以幫助您大大減少花費電子郵件的時間。

制定電子郵件程序

• 儘管普遍認為，我們的大腦並不擅長同時處理多項任務。事實上，研究表明，多任務處理會降低生產力。所以不要經常檢查你的​​收件箱，因為當你正在完成某件事時，需要一些時間才能回到正軌。
• 檢查收件箱後，這些時間會隨著時間的推移而增加，並且不得不多次重新啟動任務確實令人沮喪。
• 我知道這對每個人來說可能都不可能，但對於大多數工作來說。是否需要立即回復電子郵件？例如，建議每小時花 10 分鐘來處理您的電子郵件。只專注於最重要的。完成後，關閉收件箱，將注意力集中在其他任務上。
• 此外，請確保關閉 Windows 通知，以免經常彈出窗口。

要關閉通知：

• 選擇 開始  按鈕，然後選擇 設置。轉到 系統 > 通知和操作。
• 這會將您帶到通知和操作。向下滾動時，您將看到已打開通知的不同應用程序。絕對關閉 Outlook，但還要檢查其他應用程序，看看您是否真的需要為其中任何一個獲取彈出窗口。

• 如果由於需要完成其他任務而無法在電子郵件空閒時間關閉 Outlook，請切換到離線模式。要切換到離線，請轉到頂部的發送/接收，然後單擊狀態欄中的離線工作。

• 您還可以看到您當前處於離線狀態。

• 當需要再次檢查電子郵件時，只需再次單擊脫機工作，您的收件箱就會更新號碼以創建適合您的文件夾系統。

使用基於操作的文件夾系統

• 讓我們談談歸檔和歸檔電子郵件。過去，我為不同的主題創建了一個複雜的多級文件夾結構來歸檔我想要保留的電子郵件。一開始它運行良好，但我不斷添加主題，列表變得越來越長。
• 我花時間決定我應該移動哪個文件夾並向領導發送電子郵件。當我經常尋找某樣東西時，我不再確定我把它放在哪裡了，我最終浪費了時間去尋找它，這有點違背了目的。
• 現在我使用更多基於操作的文件夾結構，並嘗試將其保留在一個只有幾個文件夾的簡單系統中。我將向您展示如何設置它。
• 另一個重要規則是避免重新閱讀電子郵件。這是我不喜歡收件箱溢出的另一個原因，因為如果您將所有內容都保存在收件箱中，您最終會多次重新閱讀電子郵件。
• 這是我為避免這種情況所做的。第一次閱讀電子郵件時，我決定如何處理它。如果這是我可以立即完成的事情，我會去做。例如，如果會計需要收據，我忘了提交。我馬上發送。
• 基本上，我能在幾分鐘內做的任何事情，我都會去做。當我完成並回復了電子郵件後，我會決定是否需要在將來的某個時間再參考。或者可能是出於法律或稅務原因我需要保留的東西。如果是這樣，我將通過單擊頂部的存檔來存檔電子郵件。

• 這會將電子郵件從我的收件箱移到存檔文件夾。以後如果需要回去，可以用搜索來找。
• 如果它是我絕對不再需要的東西，我只是刪除它。我沒有歸檔，而是單擊刪除。這會將電子郵件從我的收件箱移到已刪除的項目中。
• 我會定期清空已刪除的項目文件夾，以免佔用不必要的存儲空間。這就是我對一封我知道可以快速完成和存儲然後存檔或刪除的電子郵件所做的事情。
• 顯然，這同樣適用於不需要任何操作的電子郵件。我決定是要歸檔郵件還是立即移至垃圾箱。
• 現在，當您遇到無法立即回复的消息時該怎麼辦？也許它需要創建報告或與其他人核對或任何占用超過幾分鐘的時間。這就是我的操作文件夾的來源。如果在閱讀了電子郵件後，我意識到我需要花更多的時間來處理它，我將它移動到我創建的文件夾中。

• 要創建文件夾，請右鍵單擊您的郵箱並選擇新文件夾，為其命名並按 Enter。
• 如果您想創建子文件夾，這也適用於現有文件夾。就我而言，我有一個名為 Action Required 的文件夾。
• 您還可以拖放以按您想要的順序獲取您的文件夾，這樣當我遇到一封電子郵件時，我既不能刪除也不能立即回复。
• 我使用快速步驟將消息移動到操作文件夾以設置快速步驟。只需右鍵單擊消息，選擇快速步驟，然後選擇新的快速步驟，然後移動到文件夾。

• 給它一個名字和他們的行動。在下拉列表中選擇您希望消息移動的文件夾。單擊完成，您創建了快速步驟並突出顯示了電子郵件。

• 只需單擊主頁選項卡上的快速步驟。這會將其移出收件箱。

• 您還可以為快速步驟添加快捷方式。轉到快速步驟，管理快速步驟，然後進行編輯。選擇一個快捷方式、組合鍵並保存，然後使用快捷方式分配您的消息，但這不是結束的地方，因為否則您只是創建了另一個需要跟踪的文件夾。

• 您可以將任務委派給某人。您可以將電子郵件轉發給此人以確保完成。
• 您可以使用 Outlook 的後續功能對其進行標記。
• 如果你不能委派任務，因為只有你可以做，你應該創建它的待辦事項。我所做的是在我的日曆中安排時間來完成它，因為如果我不安排，它就不會發生。
• 要安排時間，只需將消息拖動到日曆圖標即可直接從消息中創建約會。這將打開約會窗口。您可以使用日程安排助手來安排時間段來處理電子郵件。這樣，我的任務就有很大的機會完成。
• 我將為此添加最後的調整。讓我們將 Outlook 中的默認啟動文件夾更改為操作文件夾。每次打開 Outlook 時，您首先看到的是您需要完成的事情。這對我來說很好，因為我很容易被其他電子郵件分心，我可能會忘記檢查我的實際文件夾。

• 要執行默認文件夾，請轉到提前下的文件選項，您將看到 Outlook 啟動和退出。在這裡，您可以選擇 Outlook 用作起始文件夾的文件夾。只需單擊瀏覽並選擇操作文件夾。

去雜亂你的收件箱

• 顯然，擁有一個乾淨的收件箱的最簡單方法是減少要處理的消息，因此取消訂閱您不想收到的任何內容。如果您無法讓某人停止用電子郵件轟炸您，請阻止發件人並將其發送到垃圾文件夾。
• 關閉來自外部應用程序和社交媒體的電子郵件通知基本上盡你所能減少傳入電子郵件的浪潮。
• 我還強烈建議在 Outlook 中使用規則。例如，我訂閱了幾個我感興趣的時事通訊，但我不希望這些郵件堆積在我的收件箱中。在這種情況下，您可以為這些郵件創建一個單獨的文件夾，並使用該規則在它們到達後立即將它們自動移動到該文件夾中。這很簡單。單擊您收到的一封時事通訊電子郵件，然後從主頁選項卡中選擇規則並創建規則。
• 現在我們需要為規則確定一些觸發器。這可以是特定的發件人，也可以是主題行中的某些關鍵字。
• 在我的情況下，我將與發件人一起去，然後選擇我想要將其移動到的文件夾，就是這樣。
• 您可以獲得非常有創意和復雜的提款。只需單擊高級選項即可了解我的意思。在我的例子中，我只需要一個簡單的規則，所以我會點擊 Ok。

• 最後一個提示，這在人們向收件人和抄送發送大量電子郵件以讓他們了解情況的公司環境中特別有效。現在，通常此類電子郵件不需要操作，因此您可以使用規則將它們移動到單獨的文件夾中，以便以後閱讀或不閱讀。
• 另一種方法是對它們進行顏色編碼，以便通過該開口，您已經知道這些消息不會直接發送給您。
• 要在 Outlook 中設置這樣的條件格式，請轉到視圖選項卡，選擇視圖設置，然後選擇條件格式。單擊添加以設置新規則。指定名稱，單擊字體按鈕。您可以更改字體、樣式、大小和顏色。
• 我們需要添加一個條件。您也可以變得非常複雜，但我想要的只是應用到我被複製的消息，所以我將選中我所在的框，然後從下拉列表中選擇與其他人在線。而已。單擊確定。

• 我將在 CC 中向自己發送一封電子郵件，現在當消息到達時，我立即看到我只是在這封電子郵件中被複製，所以你有它。

• 總而言之，制定一個電子郵件程序並停止不斷檢查您的收件箱。創建一個適合您的文件夾系統並應用單點觸控規則，通過應用規則和關閉電子郵件通知來避免重讀電子郵件和弄亂您的收件箱。我希望這些在 Outlook 中組織電子郵件的技巧將有助於控制您的收件箱並提高您的工作效率。

有關詳細信息，請訪問Microsoft 網站。

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