高級電子發現終極指南 O365

Advanced eDiscovery O365 提供端到端工作流來保存、收集、審查、分析和導出響應組織內部和外部調查的內容。它還讓法律團隊管理整個法律保留通知工作流程，以便與案件中涉及的保管人進行溝通。

本文討論了設置高級電子數據展示所需的步驟。這包括確保獲得訪問 Advanced eDiscovery 所需的適當許可，並為案例添加保管人，以及為您的法律和調查團隊分配權限，以便他們可以訪問和管理案例。本文還提供了使用案例管理法律調查的高級電子數據展示工作流的高級概述。

1 個 Microsoft 365 高級電子發現許可證

2 分配電子數據展示權限

3 設置高級電子數據展示案例

4 將保管人添加到高級電子數據展示案例

5 設置搜索

6 創建審查集

6.1 制定評審策略

6.2 配置標籤面板

7 配置審計活動日誌

8 設置 - 分析設置和/或基本信息

9 創建並發送保留通知

10 工作概述

11 出口

Microsoft 365 高級電子發現許可證

高級電子數據展示的許可需要適當的組織訂閱和每用戶許可。

• 組織訂閱： 若要在 Microsoft 365 合規中心或安全與合規中心訪問高級電子數據展示，您的組織必須具備以下條件之一：
  • Microsoft 365 E5 或 Microsoft 365 E5 訂閱
  • 帶有 E5 合規性插件的 Microsoft 365 E3 訂閱
  • 帶有 E5 電子數據展示和審核插件的 Microsoft 365  E3 訂閱 .
• 每用戶許可： 要將用戶添加為高級電子數據展示案例中的保管人，必須為該用戶分配以下許可證之一，具體取決於您的組織訂閱：
  • Microsoft 365：必須為用戶分配 Microsoft 365 E5 許可證、E5 合規性附加許可證或 E5 電子數據展示和審核附加許可證。
  • Microsoft 365：必須為用戶分配 Microsoft 365 E5 許可證。有關如何分配許可證的信息，請參閱 向用戶分配許可證。

分配電子數據展示權限

要訪問高級電子數據展示或添加為高級電子數據展示案例的成員，必須為用戶分配適當的權限。具體來說，必須將用戶添加為安全與合規中心中電子數據展示管理器角色組的成員。此角色組的成員可以創建和管理高級電子數據展示案例。他們可以添加和刪除成員、暫停保管人和內容位置、管理法律保留通知、創建和編輯與案例相關的搜索、將搜索結果添加到審查集中、分析審查集中的數據以及從高級電子發現案例。

完成以下步驟以將用戶添加到 eDiscovery Manager 角色組：

• 導航到權限。
• 使用 Microsoft 365 組織中管理員帳戶的憑據登錄。
• 在權限頁面上，單擊電子數據展示管理器
• 單擊編輯角色組

• 單擊選擇電子數據展示管理員，然後單擊編輯

• 現在，單擊添加以添加管理員並選擇用戶。您可以單擊刪除以從電子數據展示管理器中刪除用戶

• 完成後點擊保存
• 這種變化需要幾個小時才能體現出來。
• 有關高級電子數據展示權限的詳細信息，請訪問Microsoft 網站。

設置高級電子數據展示案例

• 導航到Microsoft Purview 合規性門戶
• 在左側導航中，單擊電子數據展示，然後單擊高級電子數據展示。

• 從頂部菜單中選擇案例。
• 在案例中，單擊創建案例以創建新案例。

• 在新建電子數據展示案例頁面上，提及案例名稱和編號。
• 創建此案例後是否要配置其他設置？：不，只需轉到主頁即可。我現在將使用默認大小寫設置。
• 在案例格式中，選擇“新建（推薦）”

• 單擊保存。

將保管人添加到高級電子數據展示案例

• 在 Test12 頁面上，單擊Collections選項卡
• 點擊+ 新收藏

• 在新集合頁面上，提及名稱和編號。

• 在選擇託管數據源上，確認選擇Exchange和OneDrive作為數據源，然後單擊下一步

• 選擇保管人部分以將用戶添加到案例

• 在“選擇保管位置”頁上，確認已選擇Exchange和OneDrive作為數據源，然後單擊“下一步”。

• 如果您有興趣保留保管人的團隊頻道，請單擊添加

• 選擇團隊

• 您將看到託管人有權訪問的所有團隊。選擇一個您希望暫停的團隊

• 在選擇其他位置頁面上，單擊下一步

• 在對選定的保管人設置保留頁面上，確認已為保管人選擇保留

• 點擊完成

注意：在調查頁面上，單擊作業選項卡並確保保管人的索引作業狀態為成功，然後再繼續。

設置搜索

• 在 Test12 頁面上，單擊搜索選項卡，然後單擊新建搜索

• 輸入名稱和描述頁面，然後單擊下一步

• 在保管人頁面上，輸入建議的保管人的名稱，然後單擊下一步

• 在非託管頁面上，單擊+添加非託管來源。如果沒有，請轉到下一步

注意：郵箱和網站中可能存在與保管人無關但與案件相關的內容。案例保管人沒有管理控制但可能是相關數據所有者的內容位置稱為非保管數據源。

• 在其他位置頁面上，單擊下一步

• 在搜索條件頁面上，單擊+ 添加條件

• 選擇日期

• 配置日期，然後單擊下一步
• 在查看您的搜索頁面上，查看您的選擇，單擊提交

創建審閱集

• 在 Test12 頁面上，單擊Review sets選項卡，然後單擊+ Add Review Set

• 在添加審閱集頁面上，輸入名稱並單擊添加

制定審查策略

如果您有大量數據，高級電子數據展示儀表板使您能夠直觀地查看報告和電子數據展示數據。

即使在您開始審核流程之前，儀表板也可以幫助您快速分析審核集中的內容，以識別趨勢或關鍵統計數據並製定審核策略。動態儀表板是可定制的，因此您可以添加、刪除和配置適合您的案例的小部件，並通過視覺效果深入了解您的內容。

例如，我只想查看來自特定發件人域的所有案例。為此，我將創建一個小部件，允許我使用條形圖查看該數據。創建小部件後，我可以使用它來幫助我進行搜索。通過對小部件應用條件，我可以進一步過濾我的搜索，在本例中，我只想通過發件人域查看。一旦我指定了域，我就可以使用它來創建我的搜索並將其保存為查詢。

• 單擊頂部的審核集並打開保管數據審核集

• 在單個結果上單擊搜索配置文件視圖

• 單擊+New 小部件，然後單擊創建自定義小部件

• 添加標題並選擇數據透視（發件人域）並選擇圖表類型（條形圖），然後單擊下一步

• 單擊小部件，然後在小部件的右上角單擊應用條件

• 在彈出頁面上，單擊小部件鍵或小部件圖表上的元素以創建過濾器

• 完成後，單擊 另存為查詢 將您的條件保存為審閱集的新搜索查詢

• 關閉 搜索配置文件視圖 以返回搜索結果視圖。

配置標籤面板

作為審閱集的一部分，您可以配置一個可自定義的標記面板來組織您的內容。例如，您可以創建將內容標識為響應或非響應、特權等的標籤。稍後您可以將這些標籤用於下游工作流，例如僅在標記為“響應”的數據上編輯敏感內容，或導出所有標記的內容“準備出口”。

這有助於審閱者對數據進行早期分類和剔除，以將導出限制為響應速度最快且相關的數據集。您還可以利用預先訓練的機器學習模型來幫助您識別潛在的敏感內容。要使用這些模型，您只需將智能標籤部分添加到標籤面板。

• 在審閱集選項卡上，單擊保管數據審閱集
• 在保管數據頁面上，單擊管理審查集

• 滾動到底部並在標籤下，單擊管理標籤

• 在保管數據、標籤頁面上，單擊+添加部分

• 輸入部分標題和描述（可選）

• 點擊保存
• 在標籤集部分，單擊垂直省略號，然後單擊+ 添加選項按鈕

• 在標籤集部分下方的新選擇項上，單擊輸入選擇標籤字段並鍵入標籤選擇

• 單擊保存。

配置審核活動日誌記錄

• 在 Test12 頁面上，單擊數據源選項卡，然後選擇保管人

• 在託管人詳細信息頁面上，單擊查看託管人活動

• 如有必要，單擊開始記錄用戶和管理員活動，然後單擊打開

• 指定日期範圍並選擇搜索以查看最近的保管人活動數據

注意：如果沒有可用數據，請以保管人身份登錄並打開一些文件。

• 單擊關閉以關閉託管活動頁面。

設置 – 分析設置和/或基本信息

創建案例後，您可以根據案例類型和預期的複雜性配置案例設置。設置選項卡用於在案例級別配置搜索分析。

• 在 Test12 頁面上，單擊設置選項卡

• 在搜索和分析部分中，單擊選擇

• 查看 Analytics 的設置
• 選中復選框並更改以下設置：

文檔和電子郵件相似度閾值：70%
最大主題數：10

• 滾動到底部並單擊保存

• 單擊退出。

創建並發送保留通知

組織通常需要通知託管人他們處於合法保留狀態，並且需要能夠跟踪託管人何時收到通知以及他們何時承認合法保留。組織現在可以在合規中心的高級電子數據展示中圍繞保管人通信管理其法律工作流程。

管理員可以發送、收集和跟踪合法保留通知。您可以自定義保留通知工作流程和內容以滿足您組織的需求。

您可以預先填寫通知，例如提醒和升級。在創建這些通知時，您可以添加鏈接以確保保管人確認收到此信息。提供了富文本編輯器來創建保留通知，並且提供了可用於創建通知的變量。

管理員可以定義這是新發布、重新發布還是解除通信保留，並定義保留中的內容以及利用常見變量，例如顯示名稱、確認鏈接等。

• 單擊通信選項卡並選擇+ 新通信

• 輸入姓名並選擇簽發人員

• 點擊下一步

注意：所有保管通知將代表簽發人員發送。

• 使用富文本編輯器和合併字段創建保留通知。您可以按如下方式複制該信件並更新保留通知的字段。在文本編輯器中，突出顯示Replace with ACKNOWLEDGMENT LINK，然後單擊位於編輯器頂部的Acknowledgement Link按鈕以插入合併字段。

保留訂單

機密的

收件人：{{DisplayName}}
發件人：總法律顧問辦公室
日期：{{IssuingDate}}

該公司已收到美國證券交易委員會的傳票，要求收集和出示與調查內幕交易有關的某些公司文件。我們打算完全遵守傳票並配合 SEC 的調查。

為了完全遵守美國證券交易委員會的傳票，保存附件中描述的所有文件（包括硬拷貝文件以及電子數據和文件）以及對任何此類文件或數據進行所有日常銷毀或丟棄至關重要，無論根據正式的公司政策或其他方式，暫停，直至另行通知。這包括關閉任何“自動刪除”功能，並確保備份磁帶被保留而不被覆蓋或刪除。如果您對是否需要保留某些東西有疑問，請在保留它的一方，直到法律顧問另有建議為止。

本政策適用於所有此類文件，無論是保存在辦公室、場外存儲設施還是您家中。它不僅包括正式的公司文件，還包括手寫筆記、草稿、日曆等材料。此外，如果您監督下的任何人保管或控制此類文件或數據，並且未將其列為本備忘錄的收件人，請立即將其轉發給他們。如果您知道其他人應該收到本備忘錄，或者如果您知道我們無法控制的文件應該保留，請立即通知 {{IssuingOfficerEmail}}。

有關收集文件的程序的詳細說明將很快發布，旨在最大限度地減少對您日常業務活動的干擾。在提供此類說明之前，所有文件和文件都應按照正常業務過程中的保存方式進行維護。

傳票不應在文件保存和合規所需的任何討論之外或與公司法律顧問的溝通中討論。不應與第三方討論。

我們要求您通過單擊下面的鏈接確認此通知

替換為確認鏈接

如果您對本通知有任何疑問，請聯繫 {{IssuingOfficerEmail}}

• 創建門戶內容後，單擊下一步
• 在設置通知 - 必需頁面上，單擊編輯並創建新的發行、重新發行和發行通知

發行：
接收方：所有託管
人 主題： 持有通知
的發行 主體： 這是持有通知的發行。
{{IssuingOfficerEmail}}

重新發布：
收件人：所有保管人
主題：重新發布保留通知正文：
這是重新發布保留通知。
{{IssuingOfficerEmail}}

發布：
收件人：所有保管人
主題：釋放保留通知正文：
這是保留通知的釋放。
{{IssuingOfficerEmail}}

注意：如有必要，您可以添加 CC\BCC。

• 創建所需的集合通知後，單擊下一步
• 在設置通知 - 可選頁面上，單擊下一步。可選通知包括提醒和升級工作流程，以向指定的保管人和/或其經理髮送重複消息
• 在“選擇要通知的保管人”頁面上，確認已選擇所有保管人，然後單擊“下一步”

• 在查看您的設置頁面上，驗證設置並單擊發送。

工作概述

Advanced eDiscovery 中任何耗時超過幾秒的進程都會創建為作業。作業選項卡跟踪正在運行或已完成的作業的狀態。

• 在測試 12 頁面上，單擊作業選項卡。單擊過濾器按鈕

• 在類型旁邊，選擇要顯示和隱藏的項目以顯示其詳細信息

• 可選：滾動到過濾器底部並重複顯示和隱藏狀態和範圍部分應用的過濾器。

• 單擊應用。

出口

在某些情況下，律師或其他第三方可能只需要從一個案件中下載五份文件即可進行特定的證詞，在這種情況下，我們提供了下載選項。

• 在 Test12 頁面上，單擊Review sets選項卡，然後單擊 Custodial Data review set
• 單擊操作下拉菜單，然後單擊導出

• 輸入導出名稱，然後單擊導出

• 在 A 工作已創建！對話框，點擊確定

• 要跟踪其狀態，請轉到 Test12 頁面，單擊Jobs選項卡

• 成功後，選擇作業，點擊導出即可下載數據。

另請閱讀：Microsoft Cloud App Security：權威指南

這就是高級電子發現 O365 如何專注於關鍵文檔以做出更快、更明智的決策。

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