適用於 Windows 和 Mac 的 25 個最佳 Outlook 鍵盤快速鍵

雖然一般消費者選擇 Gmail 來管理電子郵件，但 Outlook 在小型企業和企業用戶中擁有大量追隨者。與 Gmail 不同，Outlook 在 Windows 和 Mac 上提供本機應用程式。雖然它可以完成工作，但有些人可能會發現圖標和文字太小。掌握這些適用於 Windows 和 Mac 的最佳 Outlook 鍵盤快速鍵，而不是使用滑鼠或觸控板來導覽 Outlook。

Outlook 應用程式不僅限於電子郵件管理。它還整合了日曆、聯絡人、微軟待辦事項和便箋。使用 Outlook 鍵盤快速鍵，您可以快速將電子郵件標記為已讀、刪除那些行銷垃圾、標記電子郵件以將其直接傳送至 Microsoft 待辦事項，甚至可以在 Outlook 行事曆中撰寫活動。

我們將介紹 Windows 和 Mac 的前 25 個 Outlook 鍵盤快速鍵。記住它們並見證您的生產力飛速發展。讓我們開始吧。

1. 在 Prime Outlook 選單之間導航

如前所述，Outlook 桌面應用程式整合了聯絡人、日曆、任務和便箋。您可以使用鍵盤快捷鍵在它們之間移動。

您可以在 Mac 上使用 Command + 1/2/3/4/5或在 Windows 上使用 Ctrl + 1/2/3/4/5來導覽郵件、聯絡人、日曆、待辦事項和便箋。

2. 回覆郵件

Outlook Windows 和 Mac 應用程式的主要怪癖之一是大多數選單和圖示都很小。新用戶可能很難找到相關的操作按鈕。如果您想在 Outlook 中快速回覆電子郵件，請選擇郵件並按Command + R（Mac 版）或Ctrl + R（Windows 版）開啟回覆郵件選單。

3. 轉寄郵件

電子郵件轉發是我們許多人經常使用的另一個選項。您可以按Command + J（Mac 上）或 Ctrl + F（Windows 上）在 Outlook 上轉送所選郵件。

4. 將所有電子郵件標記為已讀

在當今時代，收件匣很容易塞滿來自行銷人員、銀行優惠和促銷內容的無關電子郵件。您可以快速使用Option + Command + T（Mac 上）或Ctrl + Q（Windows 上）將電子郵件標記為已讀，而無需瀏覽所有這些電子郵件。

5. 使用標誌

我們在 Microsoft Outlook 中一直使用標記功能。當您標記電子郵件時，它將直接轉到 Microsoft 待辦事項應用程式。您應該選擇一封電子郵件並在 Windows 上使用Ctrl + Shift + G。這是我們最常用的 Outlook 鍵盤快速鍵之一。

6.標記為未讀

您是否不小心將電子郵件標記為已讀？您可以使用鍵盤快捷鍵快速將其設為未讀。選擇一封電子郵件，然後在 Windows 上使用 Ctrl + U 或在 Mac 上使用 Shift + Command + T將其標記為未讀。

7.使用搜尋欄

Outlook 提供進階搜尋功能，可快速找到您要尋找的電子郵件。您可以在 Windows 上使用 Ctrl + E，在 Mac 上使用 Option + Command + F來使用搜尋列中的篩選器。

8. Outlook 中的存檔電子郵件捷徑

Outlook 提供了一個方便的鍵盤快速鍵來存檔郵件。選擇郵件並使用Control + E（Mac 上）或 E 鍵（Windows 上）將電子郵件傳送到「存檔」功能表。

9. 將郵件移至任何資料夾

您可以使用資料夾整齊地組織 Outlook 收件匣。選擇一封電子郵件，然後使用Shift + Ctrl + M（Windows 上）或 Shift + Command + M（Mac 上）將電子郵件移至其他資料夾。

10.標記為垃圾

垃圾資料夾可讓您將不相關的電子郵件存放在單獨的資料夾中。若要將電子郵件標記為垃圾郵件，請在 Windows 上使用Ctrl + J，在Mac上使用Shift + Command + J。您也可以選擇在 Windows 上使用Ctrl + Alt + J鍵來取消垃圾資料夾中電子郵件的標記。

11. 在日曆中建立新事件

Outlook 行事曆是 Outlook 體驗的重要部分之一。首先，切換到「日曆」功能表（Mac 上為 Command + 2，Windows 上為 Ctrl + 2），然後使用 Mac 上的 Command + N 鍵或 Windows 上的 Ctrl + N 在日曆中建立新事件。

12. 同步 Outlook 應用程式

如果您錯過了最新的 Outlook 應用程式數據，請在 Mac 上使用 Control + Command + K 鍵來同步應用程式。 Windows 使用者可以按 F9 按鈕同步 Outlook 中的收件匣和寄件匣。

13. 在Outlook日曆中瀏覽不同視圖

您可以輕鬆地在不同的日曆視圖之間切換，例如“今天”、“週”、“月”等。首先，使用鍵盤快速鍵切換到「日曆」選單，然後使用Windows 上的Alt + 1/2/3/4/5 或Mac 上的Control + Command + 1/2/3/4/5 鍵在日曆視圖之間切換。

這是我們最常用的 Outlook 行事曆快捷方式。

14. 新增任務

微軟已將待辦事項整合到 Outlook 應用程式中。透過集成，您還可以在 iPhone 上新增 Outlook 任務。您可以使用技巧一切換到「任務」功能表，然後使用 Mac 上的 Command + N 或 Windows 上的 Ctrl + N 新增任務。

15. 發送電子郵件

起草回覆或新電子郵件後，您可以在 Mac 上按 Command + Return，在 Windows 上按 Ctrl + Enter 發送電子郵件。

16. 文字格式選項

Outlook 支援與其他應用程式相同的熟悉的文字格式選項。

• 粗體： Windows 上為 Ctrl + B，Mac 上為 Command + B
• 斜體： Windows 上為 Ctrl + I，Mac 上為 Command + I
• 底線： Windows 上的 Ctrl + U 和 Mac 上的 Command + U

17.插入鏈接

您想在電子郵件中插入特定短語或單字的連結嗎？您可以選擇該單字並按 Windows 上的 Ctrl + K 或 Mac 上的 Command + K 來插入連結。

18. 全部回覆電子郵件

您可以選擇一封電子郵件，然後按 Ctrl + Shift + R（Windows 上）或 Command + Shift + R（Mac 上）來「全部答覆」。使用「全部回覆」功能時請小心。它將透過電子郵件向所有收件人發送回覆。

19. 將電子郵件標記為非垃圾郵件

有時，您可能會不小心將電子郵件標記為垃圾郵件。 Outlook 也會積極地將重要電子郵件標記為垃圾郵件。您應該經常打開 Outlook 上的「垃圾郵件」收件匣並選擇一封電子郵件。您可以使用 Windows 上的 Ctrl + Alt + J 或 Option + Shift + Command + J 鍵將電子郵件標記為非垃圾郵件。您可以對所有重要電子郵件重複相同的操作。

20. 開啟電子郵件

您可以在 Windows 上使用 Ctrl + O 或在 Mac 上使用 Command + O 在新視窗中開啟電子郵件。您可以在新視窗中開啟重要電子郵件並回覆它們，而無需查看繁忙的收件匣。

21. 列印電子郵件

如果您想要列印重要電子郵件以供日後參考，請按 Windows 上的 Ctrl + P 或 Mac 上的 Command + P 鍵。您可以閱讀我們的專門文章，以了解適用於 Windows 和 Mac 的頂級無線印表機。

22. 選擇所有 Outlook 電子郵件

如果您想要大量刪除、閱讀電子郵件或將其標記為垃圾郵件，請使用 Windows 上的 Ctrl + A 或 Windows 上的 Command + Mac 選取所有電子郵件。這也是選擇所有垃圾郵件並透過點擊將其刪除的便捷方法。

23.刪除電子郵件

您可以按 Windows 上的刪除鍵快速刪除電子郵件。 Mac 使用者可以按下 Command + Delete 鍵將電子郵件移至垃圾桶。

24.切換到收件匣

它是有用的 Outlook 鍵盤快捷鍵之一。您可以在 Windows 上使用 Ctrl + Shift + I 鍵移回主收件匣。在 Mac 上，您可以使用鍵盤快速鍵在重點收件匣 (Command +,) 和其他收件匣 (Command + .) 之間切換。

25. Outlook 表情符號鍵盤快速鍵

正如您所期望的，Outlook 電子郵件應用程式附帶了一個功能豐富的編輯器來自訂文字。如果您想在回覆期間新增表情符號，請在 Mac 上使用 Control + Command + Space 或在 Windows 上使用 Key + 。在 Windows 上開啟表情符號面板。

使用相同的鍵盤快捷鍵，您可以在對話中整合商標、版權、貨幣符號等特殊字元。

Outlook 鍵盤快速鍵：常見問題解答

如何在 Outlook 電子郵件中建立鍵盤快速鍵？

無法在 Outlook for Mac 中建立或自訂鍵盤快速鍵。自 Outlook 2016 以來，Microsoft 也不再提供在 Windows 上建立鍵盤快速鍵的方法。舊的 Outlook 應用程式中有冗長的解決方法，但該公司已在新的 Windows Outlook 應用程式中刪除了該選項。

像專業人士一樣使用 Outlook

使用鍵盤快捷鍵，您可以有效地導航 Outlook 應用程式。掌握它們；您幾乎不需要觸控板或滑鼠來使用 Outlook 應用程式。如果您在 Outlook 中經常使用其他鍵盤快捷鍵，請在下面的評論部分告訴我們。