كيفية تصفية البيانات في Excel

لقد كتبت مؤخرًا مقالًا حول كيفية استخدام وظائف التلخيص في Excel لتلخيص كميات كبيرة من البيانات بسهولة ، لكن هذه المقالة أخذت في الاعتبار جميع البيانات الموجودة في ورقة العمل. ماذا لو كنت تريد فقط إلقاء نظرة على مجموعة فرعية من البيانات وتلخيص مجموعة فرعية من البيانات؟

في Excel ، يمكنك إنشاء عوامل تصفية على أعمدة تخفي الصفوف التي لا تتطابق مع عامل التصفية الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام وظائف خاصة في Excel لتلخيص البيانات باستخدام البيانات التي تمت تصفيتها فقط.

جدول المحتويات

• إنشاء مرشحات بسيطة في Excel
• إنشاء عوامل تصفية متقدمة في Excel
• تلخيص البيانات المصفاة

في هذه المقالة ، سوف أطلعك على خطوات إنشاء عوامل التصفية في Excel وأيضًا استخدام الوظائف المضمنة لتلخيص تلك البيانات التي تمت تصفيتها.

إنشاء مرشحات بسيطة في Excel

في Excel ، يمكنك إنشاء عوامل تصفية بسيطة وفلاتر معقدة. لنبدأ بمرشحات بسيطة. عند العمل باستخدام المرشحات ، يجب أن يكون لديك دائمًا صف واحد في الأعلى يُستخدم للتسميات. ليس من الضروري أن يكون لديك هذا الصف ، ولكنه يجعل العمل مع المرشحات أسهل قليلاً.

أعلاه ، لدي بعض البيانات المزيفة وأريد إنشاء مرشح في عمود المدينة . في Excel ، من السهل فعل ذلك حقًا. انطلق وانقر على علامة التبويب البيانات في الشريط ثم انقر على زر تصفية . ليس عليك تحديد البيانات الموجودة على الورقة أو النقر في الصف الأول أيضًا.

عند النقر فوق تصفية ، سيحتوي كل عمود في الصف الأول تلقائيًا على زر قائمة منسدلة صغير يضاف في أقصى اليمين.

انتقل الآن وانقر على سهم القائمة المنسدلة في عمود المدينة. سترى خيارين مختلفين ، سأشرحهما أدناه.

في الجزء العلوي ، يمكنك فرز جميع الصفوف بسرعة حسب القيم الموجودة في عمود المدينة. لاحظ أنه عندما تقوم بفرز البيانات ، فإنها ستنقل الصف بأكمله ، وليس القيم الموجودة في عمود المدينة فقط. سيضمن ذلك أن تظل بياناتك سليمة كما كانت من قبل.

أيضًا ، من الجيد إضافة عمود في المقدمة يسمى ID وترقيمه من واحد إلى أي عدد من الصفوف الموجودة في ورقة العمل الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يمكنك دائمًا الفرز حسب عمود المعرف واستعادة بياناتك بالترتيب نفسه الذي كانت عليه في الأصل ، إذا كان ذلك مهمًا بالنسبة لك.

كما ترى ، يتم الآن فرز جميع البيانات الموجودة في جدول البيانات بناءً على القيم الموجودة في عمود المدينة. حتى الآن ، لم يتم إخفاء أي صفوف. الآن دعنا نلقي نظرة على مربعات الاختيار أسفل مربع حوار الفلتر. في المثال الخاص بي ، لدي ثلاث قيم فريدة فقط في عمود المدينة وتظهر هذه القيم الثلاثة في القائمة.

تقدمت ولم يتم التحقق من مدينتين وتركت واحدة تم فحصها. الآن لدي فقط 8 صفوف من البيانات تظهر والباقي مخفي. يمكنك بسهولة إخبارك أنك تبحث في البيانات التي تمت تصفيتها إذا قمت بفحص أرقام الصفوف في أقصى اليسار. اعتمادًا على عدد الصفوف المخفية ، سترى بضعة خطوط أفقية إضافية وسيكون لون الأرقام أزرق.

لنفترض الآن أنني أريد التصفية في عمود ثان لتقليل عدد النتائج بشكل أكبر. في العمود C ، لدي العدد الإجمالي للأفراد في كل عائلة وأريد فقط رؤية النتائج للعائلات التي تضم أكثر من عضوين.

تابع وانقر على سهم القائمة المنسدلة في العمود C وسترى نفس مربعات الاختيار لكل قيمة فريدة في العمود. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، نريد النقر فوق مرشحات الأرقام ثم النقر فوق أكبر من . كما ترى ، هناك مجموعة من الخيارات الأخرى أيضًا.

سيظهر مربع حوار جديد وهنا يمكنك كتابة قيمة المرشح. يمكنك أيضًا إضافة أكثر من معيار واحد باستخدام الدالة AND أو OR. يمكنك القول أنك تريد صفوفًا تكون فيها القيمة أكبر من 2 ولا تساوي 5 ، على سبيل المثال.

الآن ، وصلت إلى 5 صفوف من البيانات فقط: العائلات من نيو أورلينز فقط مع 3 أفراد أو أكثر. سهل بما فيه الكفاية؟ لاحظ أنه يمكنك بسهولة مسح عامل التصفية الموجود في أحد الأعمدة بالنقر فوق القائمة المنسدلة ثم النقر فوق الرابط مسح عامل التصفية من "اسم العمود" .

هذا يتعلق بالمرشحات البسيطة في Excel. إنها سهلة الاستخدام للغاية والنتائج واضحة جدًا. الآن دعنا نلقي نظرة على عوامل التصفية المعقدة باستخدام مربع حوار عوامل التصفية المتقدمة .

إنشاء عوامل تصفية متقدمة في Excel

إذا كنت ترغب في إنشاء المزيد من عوامل التصفية المتقدمة ، فيجب عليك استخدام مربع حوار عامل التصفية المتقدم . على سبيل المثال ، لنفترض أنني أردت رؤية جميع العائلات التي تعيش في نيو أورلينز مع أكثر من فردين في عائلتهم أو جميع العائلات في كلاركسفيل التي تضم أكثر من 3 أفراد في عائلتهم والأفراد الذين لديهم عنوان بريد إلكتروني نهائي .EDU فقط. الآن لا يمكنك فعل ذلك بفلتر بسيط.

للقيام بذلك ، نحتاج إلى إعداد ورقة Excel بشكل مختلف قليلاً. امض قدمًا وأدخل صفين أعلى مجموعة البيانات الخاصة بك وانسخ تسميات العناوين تمامًا في الصف الأول كما هو موضح أدناه.

الآن إليك كيفية عمل المرشحات المتقدمة. يجب علي�� أولاً كتابة المعايير الخاصة بك في الأعمدة الموجودة في الجزء العلوي ، ثم النقر فوق الزر "خيارات متقدمة " ضمن "فرز وتصفية" في علامة التبويب "البيانات ".

إذن ما الذي يمكننا كتابته بالضبط في تلك الخلايا؟ حسنًا ، لنبدأ بمثالنا. نريد فقط رؤية البيانات من نيو أورلينز أو كلاركسفيل ، لذلك دعونا نكتبها في الخلايا E2 و E3.

عندما تكتب القيم في صفوف مختلفة ، فهذا يعني OR. الآن نريد أسر نيو أورلينز التي تضم أكثر من عضوين وعائلات كلاركسفيل التي تضم أكثر من 3 أفراد. للقيام بذلك ، اكتب > 2 في C2 و > 3 في C3.

نظرًا لأن> 2 و New Orleans في نفس الصف ، فسيكون عامل التشغيل AND. نفس الشيء صحيح بالنسبة للصف 3 أعلاه. أخيرًا ، نريد فقط العائلات التي لها عنوان بريد إلكتروني ينتهي بـ .EDU. للقيام بذلك ، ما عليك سوى كتابة * .edu في كل من D2 و D3. * يعني الرمز أي عدد من الأحرف.

بمجرد القيام بذلك ، انقر فوق أي مكان في مجموعة البيانات الخاصة بك ، ثم انقر فوق الزر "خيارات متقدمة" . سيعرف حقل List Rang e تلقائيًا مجموعة البيانات الخاصة بك منذ أن قمت بالنقر فوقها قبل النقر فوق الزر Advanced . انقر الآن على الزر الصغير الصغير على يمين زر نطاق المعايير .

حدد كل شيء من A1 إلى E3 ثم انقر فوق الزر نفسه مرة أخرى للرجوع إلى مربع الحوار Advanced Filter. انقر فوق "موافق" ويجب الآن تصفية بياناتك!

كما ترى ، لدي الآن 3 نتائج فقط تطابق كل هذه المعايير. لاحظ أن تسميات نطاق المعايير يجب أن تتطابق تمامًا مع تسميات مجموعة البيانات حتى يعمل هذا.

من الواضح أنه يمكنك إنشاء استعلامات أكثر تعقيدًا باستخدام هذه الطريقة ، لذا قم بالتلاعب بها للحصول على النتائج المرجوة. أخيرًا ، لنتحدث عن تطبيق وظائف الجمع على البيانات التي تمت تصفيتها.

تلخيص البيانات المصفاة

لنفترض الآن أنني أريد تلخيص عدد أفراد الأسرة في بياناتي التي تمت تصفيتها ، كيف يمكنني القيام بذلك؟ حسنًا ، دعنا نمسح عامل التصفية الخاص بنا عن طريق النقر فوق الزر مسح في الشريط. لا تقلق ، من السهل جدًا تطبيق المرشح المتقدم مرة أخرى بمجرد النقر فوق الزر "خيارات متقدمة" والنقر فوق "موافق" مرة أخرى.

في الجزء السفلي من مجموعة البيانات الخاصة بنا ، دعنا نضيف خلية تسمى الإجمالي ثم نضيف دالة مجموع لتلخيص إجمالي أفراد الأسرة. في المثال الخاص بي ، كتبت للتو = SUM (C7: C31) .

لذلك إذا نظرت إلى جميع العائلات ، لدي 78 عضوًا في المجموع. الآن دعنا نمضي قدمًا ونعيد تطبيق مرشحنا المتقدم ونرى ما سيحدث.

عذرًا! بدلاً من إظهار الرقم الصحيح ، 11 ، ما زلت أرى الإجمالي هو 78! لماذا هذا؟ حسنًا ، لا تتجاهل وظيفة SUM الصفوف المخفية ، لذلك لا تزال تقوم بالحساب باستخدام جميع الصفوف. لحسن الحظ ، هناك بعض الوظائف التي يمكنك استخدامها لتجاهل الصفوف المخفية.

الأول هو SUBTOTAL . قبل أن نستخدم أيًا من هذه الوظائف الخاصة ، ستحتاج إلى مسح عامل التصفية الخاص بك ثم كتابة الوظيفة.

بمجرد مسح عامل التصفية ، امض قدمًا واكتب = SUBTOTAL ( وسترى مربعًا منسدلًا يظهر مع مجموعة من الخيارات. باستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك أولاً اختيار نوع دالة الجمع التي تريد استخدامها باستخدام رقم.

في مثالنا ، أريد استخدام SUM ، لذا أود كتابة الرقم 9 أو النقر عليه من القائمة المنسدلة. ثم اكتب فاصلة وحدد نطاق الخلايا.

عند الضغط على مفتاح الإدخال ، يجب أن ترى أن قيمة 78 هي نفسها كما في السابق. ومع ذلك ، إذا قمت الآن بتطبيق الفلتر مرة أخرى ، فسنرى 11!

ممتاز! هذا بالضبط ما نريده. يمكنك الآن ضبط عوامل التصفية وستعكس القيمة دائمًا الصفوف التي يتم عرضها حاليًا فقط.

الوظيفة الثانية التي تعمل تمامًا مثل الوظيفة الفرعية هي AGGREGATE . الاختلاف الوحيد هو أن هناك معلمة أخرى في دالة AGGREGATE حيث يتعين عليك تحديد أنك تريد تجاهل الصفوف المخفية.

المعلمة الأولى هي دالة التجميع التي تريد استخدامها وكما هو الحال مع SUBTOTAL ، 9 تمثل الدالة SUM. الخيار الثاني حيث يتعين عليك كتابة 5 لتجاهل الصفوف المخفية. المعلمة الأخيرة هي نفسها وهي نطاق الخلايا.

يمكنك أيضًا قراءة مقالتي حول الوظائف الموجزة لمعرفة كيفية استخدام وظيفة AGGREGATE  والوظائف الأخرى مثل MODE و MEDIAN و AVERAGE وما إلى ذلك بمزيد من التفاصيل.

نأمل أن تمنحك هذه المقالة نقطة بداية جيدة لإنشاء واستخدام عوامل التصفية في Excel. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في إرسال تعليق. يتمتع!