ابحث عن وقت للاجتماع في Outlook: أفضل دليل (2022)

في هذا المنشور ، سأقوم بعمق عميق في ما يقدمه Find Time للاجتماع في Outlook.

لذلك دون مزيد من اللغط ، فلنبدأ.

1 ما هو FindTime Outlook؟

2 كيف يعمل FindTime؟

3 من يمكنه استخدام FindTime outlook؟

4 كيف تستخدم FindTime Outlook؟

5 استخدام النظرة المستقبلية FindTime

6 لماذا تحتاج شركتك إلى FindTime؟

7 FindTime مقابل Doodle

7.1 ماذا يقدم دودل؟

7.2 رسومات الشعار المبتكرة 1: 1

7.3 تطبيق Doodle

ما هي توقعات FindTime؟

• FindTime outlook هي وظيفة إضافية مجانية تساعد الموظفين على تكوين توافق في الآراء بشأن أفضل وقت لعقد اجتماع.
• تقوم الأداة باستطلاع آراء المشاركين المحتملين في الاجتماع لتحديد تفضيلاتهم وترتيب أفضل فرصة اجتماع متاحة.
• بمجرد تشكيل الإجماع ، يمكن لـ FindTime إنشاء الاجتماع نيابة عنك وسيقوم بإرسال الدعوات تلقائيًا ، مما يوفر لك الوقت والجهد.
• هذه الميزة مفيدة بشكل خاص عند محاولة جدولة اجتماعات مع أشخاص من خارج المؤسسات.

كيف يعمل FindTime؟

• يمكن إرسال الدعوات للتصويت في أوقات الاجتماع إلى مجموعة متنوعة من عناوين البريد الإلكتروني. وتشمل هذه Yahoo و Gmail ومقدمي الخدمات الآخرين.
• باستخدام البيانات المقدمة من المستخدمين ، يمكن لـ FindTime تحديد الأيام والأوقات التي تعمل بشكل أفضل.
• يمكن للبرنامج العثور على فتحات في جدول كل شخص والتي ستعمل للاجتماعات.
• يمكن للفرد الذي يرسل الدعوات اقتراح عدة مرات للاجتماع. سيصوت جميع الحاضرين الذين تلقوا دعوات في الوقت الذي يريدون.
• بعد اختيار وقت الاجتماع ، يرسل FindTime إشعارًا إلى كل حاضر.

من يمكنه استخدام FindTime Outlook؟

• لاستخدام FindTime ، من الضروري أن يكون لدى الفرد أو الشركة التي تنظم الاجتماع Microsoft 365 Apps for Business.
• يمكن استخدامه أيضًا مع حساب Enterprise يحتوي على Exchange Online .
• من المهم معرفة أن مستلمي الاجتماعات المجدولة باستخدام FindTime لا يحتاجون إلى تثبيت الوظيفة الإضافية.
• إذا تم إرسال طلب إلى شخص من قبل شخص لديه FindTime ، فلا يزال بإمكان هذا الشخص التصويت في أوقات الاجتماع دون أن يكون لديه التطبيق بالفعل. في الواقع ، لا يحتاجون حتى إلى Microsoft 365. من الضروري فقط أن يكون لديك بريد إلكتروني ليكون مستلمًا.

كيفية استخدام FindTime Outlook؟

التثبيت سهل للغاية. كل ما يحتاجه الشخص هو Microsoft 365 Apps for Business. يمكن أيضًا تثبيته على Exchange Online من خلال حساب Enterprise. وفقًا  لدعم Microsoft ، من الضروري اتخاذ الخطوات التالية لتثبيت FindTime outlook web.

افتح Outlook وحدد " الحصول على الوظائف الإضافية " من شريط الصفحة الرئيسية.

ابحث أو حدد موقع " FindTime " وانقر على " إضافة " . عند الانتهاء ، أغلق نافذة الوظائف الإضافية.

تم الآن تثبيت الوظيفة الإضافية FindTime. من طرق عرض البريد الوارد أو التقويم ، انقر فوق المزيد من الخيارات (...) وسترى زر FindTime. انقر فوق هذا الزر لتبدأ.

لاستخدام الرد مع استطلاع الاجتماع ، حدد البريد الإلكتروني وانقر على المزيد من الخيارات وانقر على " رد باستطلاع الاجتماع "

استخدام النظرة المستقبلية FindTime

يمكنك تحديد خيار FindTime عندما تقوم بصياغة رسالة بريد إلكتروني جديدة أو عند الرد على خيار بريد إلكتروني موجود.

• ضمن رسالة بريد إلكتروني جديدة ، انقر فوق المزيد من الخيارات (...) وحدد  استطلاع اجتماع جديد  من قسم FindTime داخل الشريط في الجزء العلوي الأيمن.

• عند الرد على بريد إلكتروني موجود ، انقر فوق المزيد من الخيارات وانقر فوق " رد باستطلاع  الاجتماع " من قسم FindTime داخل الشريط في الجزء العلوي الأيمن.
• عند النقر فوق الزر FindTime (" استطلاع اجتماع جديد " أو " الرد باستطلاع الاجتماع ") ، سيبحث FindTime في التقويم الخاص بك وأي تقويم لموظف آخر ويقترح أفضل مواعيد وأوقات الاجتماع المتاحة.

• تظهر أيقونات الأشخاص ما إذا كان المدعوون مطلوبون ، ومدى توفرهم

معلومات إضافية:

• يتم تمكين الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل افتراضي ، حدد خانة الاختيار الاجتماع عبر الإنترنت لتعطيلها.
• عند تحديد اجتماع عبر الإنترنت ، سيقوم FindTime بجدولة اجتماع Microsoft Teams .
• سيستخدم FindTime أيهما تم تعيينه بواسطة مؤسستك كقناة اجتماعات افتراضية عبر الإنترنت.
• حدد إعدادات الاجتماع وقم بتبديل خيارات التشغيل / الإيقاف.

حدد  إعدادات الاستطلاع  وقم بتبديل   خيارات التشغيل / الإيقاف .

ملاحظة:  لا يزال بإمكانك حذف أوقات الاجتماع المحددة في هذه المرحلة بتحديد  X  في  قائمة الأوقات المحددة  .

• إعلامي بتحديثات الاستطلاع: ستتلقى رسالة بريد إلكتروني في كل مرة يصوت فيها أحد الحاضرين. تتضمن الرسالة حالة الاقتراع الحالية وخيارًا للجدولة.
• الجدول الزمني عندما يصل الحضور إلى إجماع : تتم جدولة حدث التقويم تلقائيًا إذا صوت جميع الحاضرين المطلوبين لصالح خيار وقت محدد. إذا توفرت خيارات متعددة ، فسيتم جدولة الخيار الأول.
• تعليق الأوقات المحددة في التقويم الخاص بي : يتم وضع حدث مؤقت في التقويم الخاص بك لكل خيار تقترحه. تتم إزالة كافة عمليات التعليق عند جدولة الاجتماع أو إلغاء الاقتراع.
• تأمين الاستطلاع للحاضرين : لن يتمكن الحاضرون من اقتراح أوقات جديدة أو تعديل الحاضرين الآخرين.
• مطالبة الحاضرين بالتحقق من هويتهم : للمساعدة في منع التصويت المجهول ، سيُطلب من الحضور المصادقة قبل التصويت.
• إشعارات البريد الإلكتروني بلغة FindTime : سيتم استخدام اللغة التي تستخدم FindTime بها لإرسال إعلامات البريد الإلكتروني ذات الصلة. وإلا سيتم إرسال هذه الإخطارات باللغة الإنجليزية.

بمجرد مراجعة الخيارات والتاريخ / الوقت ، انقر فوق " إضافة إلى البريد الإلكتروني ".

ستتم إضافة الأوقات المقترحة إلى نص رسالتك. يمكنك الآن إرسال الرسالة.

سيتم إنشاء حاملي مكان الاجتماع المؤقت في التقويم الخاص بك لكل اقتراح قدمته. بمجرد استلام جميع الردود وتحديد تاريخ / وقت نهائي لذلك الاجتماع ، ستتم إزالة جميع أصحاب الأماكن الأخرى تلقائيًا من التقويم الخاص بك.

سيقوم FindTime بإنشاء أحداث تقويم مؤقتة بعنوان " HOLD " متبوعة باسم الاجتماع. ستبقى هذه في مكانها حتى يتفق جميع الحاضرين على وقت. بعد موافقة جميع المدعوين على وقت ما ، سيرسل FindTime حدث تقويم نهائي ويزيل
جميع الأحداث التي تحمل العنوان " HOLD ".

ستتلقى تأكيدات وتحديثات عبر البريد الإلكتروني عندما يرسل المستلمون تصويتهم. سيتلقى المستلمون بريدًا إلكترونيًا من FindTime حيث يمكنهم الإدلاء بأصواتهم:

يمكنك دائمًا التحقق من حالة طلب FindTime الخاص بك عن طريق النقر فوق "عرض الحالة / الأوقات المحدثة" في أحد الاجتماعات.

سيرسل لك FindTime رسالة بريد إلكتروني للتأكيد تحتوي على عناصر تحكم في الأزرار للتحقق من الردود. بمجرد حصولك على جميع الردود التي تحتاجها ، يمكنك النقر فوق الزر " جدولة " في البريد الإلكتروني لإنهاء الاجتماع وإرسال الدعوات.

حدد خيارات التحرير لتغيير إعدادات الاجتماع ، إذا لزم الأمر.

ملاحظة : إذا أجريت تغييرات وأعدت إدراج أوقات الاجتماع ، فستحتاج إلى حذف الدعوة الأصلية يدويًا.

لماذا تحتاج شركتك إلى FindTime؟

FindTime سهل التنفيذ ويمكن استخدامه من قبل أي نوع من الموظفين. إن توفير الوقت والضغط على مزيد من الإنتاجية في نفس الـ 24 ساعة هو أمر تسعى كل مؤسسة لتحقيقه. يذكر موقع TechRepublic  عدة أسباب وجيهة وراء رغبة الشركة في استخدام FindTime.

• FindTime سهل الاستخدام.
• FindTime ضروري فقط لجدولة الاجتماع الفردية.
• ينهي FindTime متاعب الذهاب والإياب بين أولئك الذين يحاولون جدولة اجتماع.
• يقوم FindTime بإعداد الاجتماع وإعلام كل شخص تمت دعوته.
• FindTime هو جزء من Microsoft 365 ، وهو موجود بالفعل لدى العديد من الأشخاص.

FindTime outlook هي وظيفة إضافية سيجدها أي نوع من الأعمال تقريبًا ، كبيرة كانت أم صغيرة ، مفيدة. إن قضاء المزيد من الوقت في محاولة جدولة اجتماع بدلاً من حضور الاجتماع بالفعل سيكون شيئًا من الماضي مع FindTime.

FindTime مقابل Doodle

• كم مرة تبحث عن المواعيد التي يتوفر فيها الوقت للعديد من الأشخاص؟ يشعر به كل يوم ، بغض النظر عما إذا كان اجتماعًا أو حفلة شركة أو عشاءًا أو زيارة خاصة إلى السينما مع الأصدقاء.
• قد يكون جمع الكثير من الأشخاص معًا أمرًا مزعجًا حقًا ، لكننا نعرف كيفية مساعدة بعضنا البعض وترك الأدوات تدعمنا.
• ربما سمع معظمكم عن  رسومات الشعار المبتكرة  أو حتى أنشأت استبيانات بنفسك.

ماذا يقدم دودل؟

• Doodle هي  خدمة الاستبيان المجانية  التي ربما استخدمها الكثير منكم ، بما في ذلك أنا. بغض النظر عما إذا كنت ستحدد موعدًا أو لإجراء مسح لمن يرغب في تناول طعام الشواء.
• الاستطلاعات سريعة وسهلة الإنشاء. بالإضافة إلى المواعيد ، كما ذكرنا ، يمكن أيضًا الاستعلام عن محتوى آخر.
• حتى الإعدادات المختلفة لا يزال من الممكن إجراؤها ، مثل "إذا لزم الأمر" ، أي أن الخيار يعمل بالنسبة لي ، ولكنه ليس هو الأمثل أو يمكن تحديد خيار واحد فقط لكل مشارك.
• يعتبر الاستطلاع الخفي عمليًا أيضًا بحيث يكون الاسم والتصويت سريين ولا يمكن رؤية النتائج إلا منشئ المحتوى.
• بمجرد الانتهاء من الاستبيان ، يمكنك تمرير الرابط ويمكن لأي شخص لديه الرابط المشاركة في الاستبيان. وكل ذلك كخدمة مجانية. أنت لا تحتاج حتى إلى حساب Doodle - ليس سيئًا ، أليس كذلك ؟.

للوهلة الأولى ، لا يمكن للإصدار المجاني:

• تحديد الموعد النهائي - يحدد الموعد النهائي للتصويت
• الحصول على تفاصيل الاتصال - اطلب من الأشخاص ملء بريدهم الإلكتروني أو عنوانهم أو رقم هاتفهم
• أنشطة جميع المدعوين - تعرف على من لا يزال مفقودًا أو من تلقى الدعوة بالفعل وفتحها
• يمكنك بعد ذلك أيضًا إرسال تذكيرات
• لا اعلانات
• خربش 1: 1

خربش 1: 1

تم  تضمين وظيفة Doodle 1: 1  في نسختين مدفوعتين وتوفر لك خيار إبلاغ شخص ما بمواعيدك المجانية بحيث يتعين عليه بعد ذلك فقط اختيار الموعد الذي يناسبه بشكل أفضل. سواء كان ذلك مع الزملاء أو الشركاء الخارجيين أو العملاء ، يمكن ترتيب الاجتماع ببضع نقرات فقط.

تطبيق Doodle

لقد اختبرنا أيضًا  تطبيق Doodle من أجلك باستخدام الحساب المجاني  ومن السهل جدًا إنشاء استبيانات هناك أيضًا. وميزة رائعة خاصة للاستخدام الخاص: بعد إنشاء الاستبيان ، لا يمكنك فقط إرسال الرابط ولكن أيضًا استخدام WhatsApp أو Facebook Messenger لتوزيع الاستبيان.

للحصول على مزيد من المعلومات حول Find Time للاجتماع في Outlook ، قم بزيارة موقع Microsoft على الويب .

الآن أود أن أسمع منك:

ما النتيجة من تقرير اليوم التي وجدتها أكثر إثارة للاهتمام؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك. لذا انطلق واترك تعليقًا أدناه.