استخدام أرشيف البريد الإلكتروني في Outlook لتحرير مساحة (2022)

اليوم ، سأوضح لك كيفية استخدام البريد الإلكتروني المؤرشف في Outlook لتنظيف صندوق البريد الخاص بك (FAST)

نعتمد جميعًا على رسائل البريد الإلكتروني بطريقة أو بأخرى ، ولكن رسائل البريد الإلكتروني هذه تأخذ مساحة لأنها تتراكم ، وكل شيء يكون أبطأ ، ولا تصل رسائل البريد الإلكتروني إليك ، وفي يوم من الأيام تفتح صندوق البريد الخاص بك وستقوم "MAILBOX FULL" صندوق البريد الخاص بك ممتلئ ، قد لا تتمكن من إرسال أو استلام العناصر ". ماذا تفعل؟ كيف تقوم بتنظيف صندوق بريد فائض ، خاصة بعد سنوات من تجميع الرسائل؟ لحسن الحظ ، لن يكون الأمر صعبًا بمجرد معرفة بعض الحيل.

تحديد حجم صندوق البريد

• لنبدأ باكتشاف حجم صندوق بريدك الحالي. للقيام بذلك ، ما عليك سوى النقر فوق الملف في الأعلى ، سينقلك هذا إلى معلومات الحساب. تحت إعدادات صندوق البريد ، سترى الحجم الكلي.

• تحتاج إلى النقر بزر الماوس الأيمن فوق صندوق البريد وتحديد خصائص الملف ، ثم النقر فوق حجم المجلد.

• الرقم المثير للاهتمام هو الحجم الإجمالي ، بما في ذلك المجلدات الفرعية.

• هذا هو حجم صندوق البريد الخاص بك حاليًا. إذا كان حجمها أكبر من 5 غيغابايت ، فعليك التفكير في العمل عليه.

حذف رسائل المهملات

كيف يمكنك تقليل حجم صندوق البريد الخاص بك؟ حسنًا ، دعنا ننتقل إلى الخيارات. الخيار الأول هو استخدام التنظيف اليدوي. طريقة جيدة للبدء هي تفريغ سلة المهملات دائمًا. فقط انقر بزر الماوس الأيمن على العناصر المحذوفة وحدد مجلدًا فارغًا. سيتم حذف العناصر الموجودة هناك بشكل دائم. لا يمكن عكس ذلك ، لذا تأكد من أنك لست بحاجة إلى هذه العناصر بعد الآن. في حالتي ، أنا متأكد.

تنظيف العناصر القديمة - الأرشفة اليدوية

الخطوة التالية هي أرشفة الرسائل القديمة التي قد تحتاج إلى الوصول إليها في مرحلة ما. غالبًا ما تحتاج إلى الاحتفاظ بالعناصر لعدد معين من السنوات لأسباب ضريبية وقانونية حتى لا ترغب في حذفها ، ولكنك أيضًا لا تريد أن تشغل مساحة في صندوق البريد الخاص بك. يأتي هذا للأرشفة. تعمل الأرشفة على إزالة العناصر القديمة فعليًا من صندوق بريد Outlook الخاص بك لفصل ملف البيانات أو ملف PST على جهاز الكمبيوتر المحلي لديك.

• دعني أوضح لك كيف يمكنك القيام بذلك. دعنا نعود إلى الملف في الأعلى ومن القائمة المنسدلة "أدوات" ، لنحدد "تنظيف العناصر القديمة" من مربع الحوار.

• سنحدد الخيار الثاني لأرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعية. يمكنك تحديد مجلدات فردية مثل Inbox أو العناصر المرسلة ، لكنني عادةً ما أقوم بالنقر فوق صندوق البريد في الأعلى ، مما يعني أنه سيتصفح كل شيء.
• الإعداد الرئيسي هو تاريخ الإغلاق ، لذا سيتم نقل جميع العناصر الأقدم من الأيام التي تحددها وسيتم نقلها إلى ملف الأرشيف.
• يمكنك تغيير مكان واسم الملف باستخدام التصفح. سأختار الإعداد الافتراضي ، ثم اضغط على مفتاح وستعمل الأرشفة.

• الآن ، دعني أوضح لك أين يمكنك العثور على رسائل الأرشيف مرة أخرى في حال احتجت إليها. سترى المجلد المسمى المحفوظات.

• ستكون جميع المجلدات التي كانت الرسائل بها من قبل متاحة حتى لا تتخلص من كل شيء في مجلد واحد كبير. بالطبع ، يمكنك استخدام البحث للعثور على ما تحتاجه. بهذه الطريقة لا يزال بإمكانك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Outlook ولا تشغل مساحة في صندوق البريد الخاص بك. لكن ضع في اعتبارك أنها لن تكون متاحة في Outlook عبر الإنترنت أو في هاتفك المحمول.

إنشاء مجلدات شخصية

لا يحب البعض فكرة ترك Outlook يقرر ما سينقله. لذا دعني أوضح لك طريقة يدوية أخرى يمكنك من خلالها إلغاء تحميل العناصر من صندوق البريد الخاص بك ، وذلك عن طريق إنشاء مجلدات شخصية. من الناحية الفنية ، يشبه إلى حد كبير الأرشفة لأن المجلدات الشخصية هي أيضًا ملفات بيانات على جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك. ما عدا هنا ، يمكنك نقل العناصر بنفسك ويمكنك إنشاء هيكل مجلد خاص بك لإنشاء مجلد شخصي.

• انتقل إلى ملف في الجزء العلوي ثم في القائمة المنسدلة لإعدادات الحساب ، حدد إعدادات الحساب.

• دعنا نذهب إلى علامة تبويب ملفات البيانات ونضغط على إضافة.

• يمكنك إعطاء اسم ملف البيانات أو تغيير الموقع. أوصي بالاحتفاظ بهذه البيانات وملفات الأرشيف في نفس الموقع. سأخبرك لماذا في نهاية هذا المنشور. عند الانتهاء ، انقر فوق "موافق" وهذا كل شيء.

• الآن قمت بإنشاء مجلد شخصي خاص بك. سنرى هذا المجلد يظهر في جزء المجلدات.

• يمكنك هيكلة هذا المجلد كما تريد. سأقوم فقط بإنشاء مجلد جديد يسمى العقود بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الشخصي وتحديد مجلد جديد.

• الآن ، يمكنك تحديد الرسائل أو المجلدات بأكملها ونقلها من صندوق البريد الخاص بك إلى هذا المجلد الشخصي.
• بهذه الطريقة يكون لديك سيطرة كاملة على ما تتم إزالته وأرشفته. هذه هي خيارات التنظيف اليدوي في Outlook. فقط تذكر أن الأرشفة اليدوية والمجلدات الشخصية تستند إلى الملفات المحلية وجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، لذا فإن كل ما تنقله إلى هذه الملفات لن يكون متاحًا لك على جهاز كمبيوتر آخر أو عبر الإنترنت.

أرشفة العناصر القديمة تلقائيًا

• الآن ، دعنا نلقي نظرة على خيار آخر لديك ، وهو الأرشفة التلقائية. قد يكون الاضطرار إلى القيام بهذا النهج اليدوي مرارًا وتكرارًا أمرًا مزعجًا للغاية. هناك طريقة أكثر فاعلية للقيام بذلك في Outlook وهي استخدام الأرشفة التلقائية.
• هذه الميزة كانت هناك إلى الأبد. أعتقد أنه تم تقديمه في Outlook 2003 بناءً على إعداداتك المحددة.
• يعمل في الخلفية ويمر عبر جميع مجلدات صندوق البريد الخاص بك. ثم يقوم بنقل رسائل البريد الإلكتروني القديمة فعليًا من هذه المجلدات إلى ملف بيانات منفصل أو ملف PST على جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك ، تمامًا مثل الأرشفة اليدوية. ما لم يتم إعداده ، فلن تضطر إلى التفكير في الأمر بعد الآن.
• يكمن التحدي في الأرشفة التلقائية في فهم الإعدادات ، ومن المهم تصحيحها ، ولكن لسوء الحظ ، ليس الأمر بديهيًا حقًا.

لا تقلق ، على الرغم من ذلك ، ما عليك سوى المتابعة هنا وسنقوم بتشغيلك في أي وقت من الأوقات للوصول إلى إعدادات الأرشفة التلقائية.

• انتقل إلى قائمة الملفات وحدد الخيارات ثم حدد خيارات متقدمة وسترى الأرشفة التلقائية.

• في حالة عدم رؤيتك ، فأنت إما في بيئة شركة وقام المسؤول بتعطيل هذه الميزة أو لديك حساب تبادل وتم تمكين أرشيف Microsoft 365 عبر الإنترنت لك. في هذه الحالات ، سيقوم Outlook بالأرشفة وفقًا لسياسات شركتك ولا يمكنك استخدام الأرشفة التلقائية بخلاف ذلك.

إعدادات الأرشفة التلقائية

• سترى إعدادات الأرشفة التلقائية عند النقر فوق. باستخدام مربع الاختيار الأول ، يمكنك تشغيل الأرشفة التلقائية ويمكنك تحديد عدد مرات التشغيل إذا كنت تريد أن يتم إعلامك قبل أن تبدأ في المعالجة ، حدد المطالبة قبل خانة الاختيار الأرشفة التلقائية. بهذه الطريقة ستتمكن من إلغائها إذا كنت بحاجة إلى حذف العناصر منتهية الصلاحية تشير فقط إلى رسائل البريد الإلكتروني التي لها تاريخ انتهاء الصلاحية. يستخدم هذا أحيانًا للرسائل الحساسة للوقت.
• قد ترغب في اختفاء رسائل البريد الإلكتروني منتهية الصلاحية. إذا كان الأمر كذلك ، فحدد المربع الذي يشير إلى حذف العناصر منتهية الصلاحية (مجلدات البريد الإلكتروني فقط).
• نريد أرشفة أو حذف العناصر مع الحفاظ على تمكينها.
• يجب فحص إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات. سيكون من السهل الوصول إلى الأرشيفات في جزء المجلدات.
• يمكنك تحديد العمر الافتراضي الذي تريد أرشفة العناصر عنده. سأذهب مع 12 شهرًا ولكن تحقق مما يناسبك. نريد أن يتم نقل العناصر الخاصة بنا وعدم حذفها نهائيًا.
• يحتوي بالفعل على مجلد افتراضي ، وهو أمر جيد بالنسبة لي. إذا كنت تريد استخدام مجلد مختلف ، فانقر فوق تصفح.
• تحقق فقط من الحذف نهائيًا إذا كنت متأكدًا من أنك تريد حقًا التخلص من هذه العناصر لأنها ستتجاوز مجلد العناصر المحذوفة.
• أخيرًا ، حصلنا على خيار تطبيق هذه الإعدادات الافتراضية على جميع المجلدات. من المهم فهم هذا من خلال النقر فوق هذا الزر. سيتم تطبيق هذه الإعدادات الافتراضية التي قمنا بتغييرها للتو على جميع مجلداتك. بهذه الطريقة لن تضطر إلى إجراء تغييرات لكل مجلد على حدة. إذا كان لديك الكثير من المجلدات التي تريد أرشفتها بنفس الطريقة ، فقد يكون هذا هو الخيار الصحيح. ولكن إذا كنت تريد المزيد من التحكم في العملية ، فلا تستخدم هذا الزر.
• على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك عدة مجلدات تريد أرشفتها بعد ثلاثة أشهر ، والبعض الآخر ربما بعد ستة أشهر ، والبعض الآخر لا تريده على الإطلاق. بالنسبة للبعض ، قد ترغب في حذف المحتوى بعد وقت معين. إذا كان الأمر كذلك ، فمن الأفضل تطبيق الإعدادات على مستوى المجلد.
• لنفعل ذلك. لن أنقر على الزر "ينطبق" على الكل ، وبدلاً من ذلك سأضغط على مفتاح إعدادات الأمان.

إعدادات الأرشفة التلقائية الخاصة بالمجلد

• لنفترض أنك تريد تحديد خيارات أرشفة محددة للعناصر المرسلة ، فقط انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد وحدد الخصائص ، ثم انتقل إلى علامة التبويب الأرشفة التلقائية.
• سترى ثلاثة خيارات. لا تقم بأرشفة هذا المجلد ، قم بأرشفة العناصر وفقًا للإعدادات الافتراضية. هذه هي الإعدادات التي نظرنا إليها للتو. عند النقر فوق إعدادات الأرشيف الافتراضية ، فسوف يعيدك إلى تلك النافذة لتحديد الإعدادات الخاصة بالمجلد.
• الخيار الثالث. لنفترض أننا نريد نقل العناصر المرسلة بعد ثلاثة أشهر ، لذلك سأغير الفترة الزمنية إلى ثلاثة أشهر. مجلد الأرشيف الافتراضي مناسب لي. عند الانتهاء ، انقر فوق "موافق".

• لنقم أيضًا بتعيين خيارات العناصر المحذوفة. لا أريد أرشفة جميع العناصر ، لكني أريد حذفها نهائيًا.
• انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد ، وانتقل إلى إعدادات الأرشيف الافتراضية وحدد الخيار الثالث مرة أخرى ، دعنا نقول للعناصر المحذوفة. أريد تنظيفها بعد أربعة أشهر ولأنني لا أرغب في الانتقال ، ولكن بدلاً من ذلك ، أحذفها ، أحدد الخيار الأخير ، أحذف العناصر القديمة نهائيًا.

• ما عليك سوى تصفح المجلدات التي تريد أرشفتها وإجراء تغييراتك.
• أعترف أن البدء في الأرشفة التلقائية في Outlook ليس هو التجربة الأكثر سهولة ، ولكن بمجرد إعداده بالطريقة التي تريدها ، سيعمل بهدوء في الخلفية ، مما يوفر لك مساحة.

ملفات النسخ الاحتياطي Outlook PST

• الآن ، دعنا نتحدث بسرعة عن النسخ الاحتياطي. بغض النظر عما إذا كنت تستخدم المجلدات الشخصية أو الأرشفة اليدوية أو التلقائية ، فإن كل هذه الحلول تنقل جميع الرسائل إلى ملف محلي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• يكمن الخطر في أن محركات الأقراص الثابتة قد تتعطل وتتلف الملفات ، لذا من المهم حقًا نسخ هذه الملفات احتياطيًا إلى محرك أقراص ثابت خارجي أو أي حل تخزين آخر. لهذا السبب أوصي بالاحتفاظ بجميع ملفاتك في مكان واحد. هذا يجعل من السهل نسخها احتياطيًا.

• نصيحة أخيرة. غالبًا ما أرى أشخاصًا يضعون ملفات PST الأرشيفية على محرك أقراص شبكة الشركة للوصول إليها مباشرةً من خلال آفاقهم. الآن ، أعلم أن هذا قد يكون مغريًا للاستفادة من النسخ الاحتياطي المركزي ولكن لا تفعل ذلك ، فقد يؤدي الاتصال بجهاز كمبيوتر عبر الشبكة إلى ضعف الأداء أو حتى تلف البيانات. تذكر Microsoft أيضًا في موقعها على الويب أن هذا تكوين غير مدعوم.

هذه هي الطرق المختلفة لاستخدام أرشيف البريد الإلكتروني في Outlook لتنظيف صندوق البريد الخاص بك.

الآن أريد تسليمها لك:

ما هي الإستراتيجية من دليل اليوم التي ستجربها أولاً؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته. في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك. لذا انطلق واترك تعليقًا أدناه.