الدليل الشامل لـ eDiscovery O365 المتقدم

يوفر Advanced eDiscovery O365 سير عمل شامل للاحتفاظ بالمحتوى الذي يستجيب للتحقيقات الداخلية والخارجية الخاصة بمؤسستك وتجميعه ومراجعته وتحليله وتصديره. كما يتيح للفرق القانونية إدارة سير عمل إشعار الحجز القانوني بالكامل للتواصل مع الأوصياء المعنيين بالقضية.

تتناول هذه المقالة الخطوات اللازمة لإعداد eDiscovery المتقدم. يتضمن ذلك ضمان الترخيص المناسب المطلوب للوصول إلى Advanced eDiscovery وإضافة أوصياء إلى الحالات ، بالإضافة إلى تعيين أذونات لفريقك القانوني وفريق التحقيق حتى يتمكنوا من الوصول إلى الحالات وإدارتها. توفر هذه المقالة أيضًا نظرة عامة عالية المستوى حول استخدام الحالات لإدارة سير عمل eDiscovery المتقدم لتحقيق قانوني.

1 ترخيص Microsoft 365 Advanced ediscovery

2 تعيين أذونات eDiscovery

3 قم بإعداد حقيبة eDiscovery المتقدمة

4 إضافة أمناء إلى حالة eDiscovery المتقدم

5 إعداد عمليات البحث

6 إنشاء مجموعة المراجعة

6.1 تطوير استراتيجية المراجعة

6.2 تكوين لوحة العلامات

7 تكوين تسجيل نشاط التدقيق

8 إعدادات - إعدادات التحليلات و / أو المعلومات الأساسية

9 إنشاء وإرسال إشعار الانتظار

10 نظرة عامة على الوظائف

11 تصدير

ترخيص Microsoft 365 Advanced ediscovery

يتطلب ترخيص Advanced eDiscovery اشتراك المؤسسة المناسب والترخيص لكل مستخدم.

• اشتراك المؤسسة:  للوصول إلى Advanced eDiscovery في مركز توافق Microsoft 365 أو مركز الأمان والتوافق ، يجب أن يكون لدى مؤسستك أحد العناصر التالية:
  • اشتراك Microsoft 365 E5 أو Microsoft 365 E5
  • اشتراك Microsoft 365 E3 مع الوظيفة الإضافية E5 Compliance
  • اشتراك Microsoft 365 E3 مع الوظيفة الإضافية E5 eDiscovery and Audit إذا لم يكن لديك خطة Microsoft 365 E5 حالية وترغب في تجربة Advanced eDiscovery ، فيمكنك  إضافة Microsoft 365  إلى اشتراكك الحالي أو  التسجيل للحصول على نسخة تجريبية  من Microsoft 365 E5 .
• الترخيص لكل مستخدم:  لإضافة مستخدم كوصي في حالة الاكتشاف الإلكتروني المتقدم ، يجب تعيين أحد التراخيص التالية لهذا المستخدم ، بناءً على اشتراك مؤسستك:
  • Microsoft 365: يجب أن يتم تعيين ترخيص Microsoft 365 E5 للمستخدمين أو ترخيص الوظيفة الإضافية E5 Compliance أو ترخيص E5 eDiscovery and Audit.
  • Microsoft 365: يجب أن يتم تعيين ترخيص Microsoft 365 E5 للمستخدمين. للحصول على معلومات حول كيفية تعيين التراخيص ، راجع  تعيين التراخيص للمستخدمين .

تعيين أذونات eDiscovery

للوصول إلى eDiscovery المتقدم أو إضافته كعضو في حالة eDiscovery المتقدمة ، يجب تعيين الأذونات المناسبة للمستخدم. على وجه التحديد ، يجب إضافة مستخدم كعضو في مجموعة دور eDiscovery Manager في مركز الأمان والتوافق. يمكن لأعضاء مجموعة الدور هذه إنشاء حالات eDiscovery المتقدمة وإدارتها. يمكنهم إضافة أعضاء وإزالتهم ، ووضع الأمناء ومواقع المحتوى قيد الانتظار ، وإدارة إشعارات الحجز القانوني ، وإنشاء وتحرير عمليات البحث المرتبطة بالقضية ، وإضافة نتائج البحث إلى مجموعة المراجعة ، وتحليل البيانات في مجموعة المراجعة ، والتصدير والتنزيل من حقيبة eDiscovery المتقدمة.

أكمل الخطوات التالية لإضافة مستخدمين إلى مجموعة دور eDiscovery Manager:

• انتقل إلى الأذونات .
• قم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد لحساب مسؤول في مؤسسة Microsoft 365 الخاصة بك.
• في صفحة الأذونات ، انقر فوق eDiscovery Manager
• انقر فوق تحرير مجموعة الدور

• انقر فوق اختيار مسؤول eDiscovery وانقر فوق تحرير

• الآن ، انقر فوق إضافة لإضافة مسؤول وتحديد مستخدم. يمكنك النقر فوق " إزالة " لإزالة مستخدم من مدير eDiscovery

• بمجرد الانتهاء ، انقر فوق حفظ
• سيستغرق التفكير في هذه التغييرات بضع ساعات.
• لمزيد من المعلومات حول أذونات eDiscovery المتقدمة ، قم بزيارة موقع Microsoft على الويب .

قم بإعداد حقيبة eDiscovery المتقدمة

• انتقل إلى مدخل التوافق مع Microsoft Purview
• في شريط التنقل الأيمن ، انقر فوق eDiscovery ، ثم انقر فوق eDiscovery المتقدم .

• حدد الحالات من القائمة العلوية.
• في الحالات ، انقر فوق إنشاء حالة لإنشاء حالة جديدة.

• في صفحة حالة eDiscovery الجديدة ، اذكر اسم الحالة ورقمها .
• هل تريد تكوين إعدادات إضافية بعد إنشاء هذه الحالة ؟: لا ، فقط انتقل إلى الصفحة الرئيسية. سأستخدم إعدادات الحالة الافتراضية في الوقت الحالي.
• في تنسيق الحالة ، حدد "جديد (موصى به)"

• انقر فوق حفظ.

إضافة أمناء إلى حالة eDiscovery المتقدم

• في صفحة Test12 ، انقر فوق علامة التبويب Collections
• انقر فوق + مجموعة جديدة

• في صفحة المجموعة الجديدة ، اذكر الاسم والرقم .

• في اختيار مصادر بيانات الحراسة ، تحقق من تحديد Exchange و OneDrive كمصادر بيانات ، ثم انقر فوق التالي

• اختر قسم الأمناء لإضافة المستخدمين إلى الحالة

• في صفحة اختيار مواقع الحراسة ، تحقق من تحديد Exchange و OneDrive كمصادر بيانات ، ثم انقر فوق التالي.

• إذا كنت مهتمًا بوضع حجز على قناة فريق الوصي ، فانقر فوق إضافة

• اختر الفرق

• سترى جميع الفرق التي يمكن لأمين الحفظ الوصول إليها. حدد الفريق الذي ترغب في تعليقه

• في صفحة تحديد مواقع إضافية ، انقر فوق التالي

• في صفحة وضع الحجز على أمناء الحفظ المحددين ، تحقق من تحديد الحجز لأمناء الحفظ

• انقر فوق "إكمال"

ملاحظة : في صفحة التحقيق ، انقر فوق علامة التبويب الوظائف وتأكد من أن حالة وظيفة الفهرسة لأمين الحفظ ناجحة ، قبل المتابعة.

إعداد عمليات البحث

• في صفحة Test12 ، انقر فوق علامة التبويب عمليات البحث ، ثم انقر فوق بحث جديد

• أدخل صفحة الاسم والوصف وانقر فوق التالي

• في صفحة الأوصياء ، أدخل أسماء الأمناء المقترحين ثم انقر فوق التالي

• في الصفحة غير الأمينة ، انقر فوق + إضافة مصادر غير أمينة . إذا لم يكن كذلك ، فانتقل إلى الخطوة التالية

ملاحظة : قد يكون هناك محتوى موجود في علب بريد ومواقع غير مرتبطة بأمين ولكنها ذات صلة بالقضية. تُعرف مواقع المحتوى التي لا يمتلك فيها أمناء الحالة سيطرة إدارية ولكن قد يكونون أصحاب البيانات ذات الصلة ، بمصادر البيانات غير الحاضنة.

• في صفحة مواقع إضافية ، انقر فوق التالي

• في صفحة معايير البحث ، انقر فوق + إضافة شروط

• حدد تاريخ

• قم بتكوين التاريخ وانقر فوق التالي
• في صفحة مراجعة البحث ، قم بمراجعة التحديدات الخاصة بك ، وانقر فوق إرسال

قم بإنشاء مجموعة المراجعة

• في صفحة Test12 ، انقر فوق علامة التبويب مراجعة المجموعات وانقر فوق + إضافة مجموعة مراجعة

• في صفحة إضافة مجموعة مراجعة ، أدخل الاسم وانقر فوق إضافة

تطوير استراتيجية المراجعة

إذا كان لديك حجم كبير جدًا من البيانات ، فإن لوحة معلومات eDiscovery المتقدمة تمكنك من عرض التقارير وبيانات eDiscovery بشكل مرئي.

حتى قبل أن تبدأ عملية المراجعة ، يمكن أن تساعدك لوحة المعلومات في تحليل المحتوى الخاص بك بسرعة في مجموعة المراجعة لتحديد الاتجاهات أو الإحصائيات الرئيسية وتطوير استراتيجية المراجعة الخاصة بك. لوحة القيادة الديناميكية قابلة للتخصيص بحيث يمكنك إضافة وإزالة وتكوين الحاجيات المناسبة لحالتك والانتقال إلى المحتوى الخاص بك من خلال العناصر المرئية.

هنا على سبيل المثال ، أريد فقط مراجعة جميع الحالات من مجال مرسل معين. للقيام بذلك ، سوف أقوم بإنشاء عنصر واجهة مستخدم يسمح لي برؤية تلك البيانات باستخدام مخطط شريطي. بمجرد إنشاء الأداة ، يمكنني حينئذٍ استخدامها لمساعدتي في صياغة بحثي. من خلال تطبيق شرط على عنصر واجهة المستخدم ، يمكنني تصفية بحثي بشكل أكبر ، والذي أريد في هذا المثال رؤيته فقط من خلال مجال المرسلين. بمجرد تحديد المجال يمكنني استخدام هذا لإنشاء بحثي وحفظه كاستعلام.

• انقر فوق مراجعة المجموعات في الأعلى وافتح مجموعة مراجعة بيانات الحفظ

• في النتائج الفردية ، انقر فوق عرض ملف تعريف البحث

• انقر فوق + عنصر واجهة مستخدم جديد ثم انقر فوق إنشاء عنصر واجهة مستخدم مخصص

• أضف عنوانًا واختر pivot (مجال المرسل) واختر نوع المخطط (شريط) ثم انقر فوق التالي

• انقر فوق عنصر واجهة المستخدم ثم في الزاوية اليمنى العليا من الأداة انقر فوق تطبيق الشرط

• في الصفحة المنبثقة ، انقر فوق عنصر في مفتاح عنصر واجهة المستخدم أو مخطط عنصر واجهة المستخدم لإنشاء عامل تصفية

• عند الانتهاء ، انقر فوق  حفظ كاستعلام  لحفظ شروطك كاستعلام بحث جديد لمجموعة المراجعة

• أغلق  عرض ملف تعريف البحث  للعودة إلى عرض نتائج البحث.

تكوين لوحة العلامات

كجزء من مجموعة المراجعة ، يمكنك تكوين لوحة علامات قابلة للتخصيص لتنظيم المحتوى الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء علامات تحدد المحتوى على أنه متجاوب أو غير مستجيب ، ومميز ، وما إلى ذلك. يمكنك لاحقًا استخدام هذه العلامات لتدفقات العمل في اتجاه مجرى النهر ، مثل تنقيح المحتوى الحساس على البيانات التي تم وضع علامة عليها على أنها "متجاوبة" فقط ، أو تصدير كل المحتوى الذي تم وضع علامة عليه "جاهز للتصدير".

يساعد هذا المراجعين في التصنيف المبكر واستبعاد البيانات للحد من الصادرات إلى مجموعة البيانات الأكثر استجابةً وذات الصلة. يمكنك أيضًا الاستفادة من نماذج التعلم الآلي المدربة مسبقًا لمساعدتك على تحديد المحتوى الذي يحتمل أن يكون حساسًا. لاستخدام النماذج ، تحتاج ببساطة إلى إضافة أقسام العلامات الذكية إلى لوحة العلامات الخاصة بك.

• في علامة التبويب مجموعات المراجعة ، انقر فوق مجموعة مراجعة بيانات الحفظ
• في صفحة بيانات الحفظ ، انقر فوق إدارة مجموعة المراجعة

• قم بالتمرير لأسفل وتحت العلامات ، انقر فوق إدارة العلامات

• في صفحة بيانات الحفظ ، العلامات ، انقر فوق + إضافة قسم

• أدخل عنوان القسم ووصفه (اختياري)

• انقر فوق حفظ
• في قسم مجموعة العلامات ، انقر فوق علامة القطع الرأسية ، وانقر فوق + إضافة زر الخيار

• أسفل قسم مجموعة العلامات ، في عنصر التحديد الجديد ، انقر فوق حقل إدخال تسمية التحديد واكتب تحديد العلامة

• انقر فوق حفظ.

تكوين تسجيل نشاط التدقيق

• في صفحة Test12 ، انقر فوق علامة التبويب Data sources ، ثم حدد الأمناء

• في صفحة تفاصيل أمين الحفظ ، انقر فوق عرض نشاط أمين الحفظ

• إذا لزم الأمر ، انقر فوق بدء تسجيل أنشطة المستخدم والمسؤول ، ثم انقر فوق تشغيل

• حدد نطاقًا زمنيًا وحدد بحث لعرض بيانات نشاط أمين الحفظ الحديثة

ملاحظة : في حالة عدم توفر أي بيانات ، قم بتسجيل الدخول بصفتك أمين الحفظ وافتح بعض الملفات.

• انقر فوق إغلاق لإغلاق صفحة أنشطة الوصي.

الإعدادات - إعدادات Analytics و / أو المعلومات الأساسية

بمجرد إنشاء الحالة ، يمكنك تكوين إعدادات الحالة وفقًا لنوع الحالة والتعقيد المتوقع. تُستخدم علامة التبويب "الإعدادات" لتكوين تحليلات البحث ضمن مستوى الحالة.

• في صفحة Test12 ، انقر فوق علامة التبويب Settings (الإعدادات)

• في قسم البحث والتحليلات ، انقر فوق تحديد

• راجع إعدادات Analytics
• حدد مربعات الاختيار وقم بتغيير الإعدادات التالية:

حد تشابه المستندات والبريد الإلكتروني : 70٪
الحد الأقصى لعدد السمات : 10

• قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق حفظ

• انقر فوق "إنهاء" .

إنشاء وإرسال إشعار الانتظار

غالبًا ما يُطلب من المنظمات إبلاغ أمناء الحفظ بأنهم تحت التحفظ على المعلومات بشكل قانوني ويجب أن يكونوا قادرين على تتبع وقت إخطار الحراس وعندما يقرون بالحجز القانوني. يمكن للمؤسسات الآن إدارة سير عملها القانوني حول اتصالات الحافظ من داخل eDiscovery المتقدم في مركز الامتثال.

يمكن للمسؤولين إرسال وجمع وتتبع إشعارات التحفظ على المعلومات حتى التقاضي. يمكنك تخصيص مهام سير عمل إعلام التعليق والمحتوى لتلبية احتياجات مؤسستك.

يمكنك ملء الإشعارات مسبقًا مثل التذكيرات والتصعيد. أثناء إنشاء هذه الإشعارات ، يمكنك إضافة روابط للتأكد من أن الأوصياء يقرون بتلقي هذه المعلومات. يتم توفير محرر نص منسق لإنشاء إشعار الحجز والمتغيرات المتاحة التي يمكن استخدامها لإنشاء الإشعار.

يمكن للمسؤول تحديد ما إذا كان هذا إصدارًا جديدًا أو إعادة إصدار أو تحرير حجز للاتصال وتحديد المحتوى داخل التعليق وكذلك استخدام المتغيرات الشائعة مثل اسم العرض ورابط الإقرار والمزيد.

• انقر فوق علامة التبويب الاتصالات وحدد + اتصال جديد

• أدخل الاسم وحدد مسؤول الإصدار

• انقر فوق {التالي

ملاحظة : سيتم إرسال جميع إشعارات الحراسة نيابة عن مسؤول الإصدار.

• قم بإنشاء إشعار الحجز باستخدام محرر النص المنسق وحقول الدمج. يمكنك نسخ الرسالة على النحو التالي وتحديث الحقول الخاصة بإشعار التعليق. في محرر النصوص ، حدد Replace with ACKNOWLEDGMENT LINK ، ثم انقر فوق الزر Acknowledgement Link الموجود أعلى المحرر لإدراج حقل الدمج.

عقد الأمر

مؤتمن

إلى: {{DisplayName}}
من: مكتب المستشار العام
التاريخ: {{IssuingDate}}

تلقت الشركة أمر استدعاء من الشركة السعودية للكهرباء والذي سيتطلب جمع وإنتاج بعض مستندات الشركة فيما يتعلق بالتحقيق في التداول من الداخل. نعتزم الامتثال الكامل لأمر الاستدعاء والتعاون مع تحقيق SEC.

من أجل الامتثال الكامل لأمر الاستدعاء الخاص بـ SEC ، من الضروري الحفاظ على جميع المستندات الموضحة في المرفق (بما في ذلك المستندات ذات النسخ الورقية وكذلك البيانات والوثائق الإلكترونية) ، وجميع عمليات التدمير الروتينية أو التخلص من أي من هذه المستندات أو البيانات ، سواء وفقًا لسياسات الشركة الرسمية أو غير ذلك ، سيتم تعليقها حتى إشعار آخر. يتضمن ذلك إيقاف تشغيل أي من وظائف "الحذف التلقائي" والتأكد من الاحتفاظ بأشرطة النسخ الاحتياطي وعدم الكتابة فوقها أو حذفها. إذا كان لديك سؤال حول ما إذا كان يلزم الاحتفاظ بشيء ما أم لا ، بجانب الحفاظ عليه حتى يخبرك المستشار القانوني بخلاف ذلك.

تنطبق هذه السياسة على جميع هذه المستندات سواء كانت محفوظة في المكتب أو في مرافق التخزين خارج الموقع أو في منزلك. لا يشمل فقط مستندات الشركة الرسمية ، ولكن أيضًا مواد مثل الملاحظات المكتوبة بخط اليد والمسودات والتقويمات وما شابه ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان أي شخص تحت إشرافك لديه أو يتحكم في هذه المستندات أو البيانات ولم يتم إدراجه كمستلم لهذه المذكرة ، فيرجى إرسالها إليهم على الفور. إذا كنت تعرف أشخاصًا آخرين يجب أن يتلقوا هذه المذكرة ، أو إذا كنت تعلم بوثائق خارجة عن سيطرتنا يجب الاحتفاظ بها ، فيرجى إخطار {{IssuingOfficerEmail}} على الفور.

ستتبع التعليمات التفصيلية المتعلقة بإجراءات جمع المستندات قريبًا وسيتم تصميمها لتقليل تعطيل أنشطة عملك اليومية. إلى أن يتم تقديم مثل هذه التعليمات ، يجب الاحتفاظ بجميع المستندات والملفات حيث يتم الاحتفاظ بها في سياق العمل المعتاد.

لا ينبغي مناقشة أمر الاستدعاء خارج أي مناقشات ضرورية للحفاظ على المستندات والامتثال ، أو في الاتصالات مع محامي الشركة. يجب ألا تكون هناك مناقشات مع أطراف ثالثة.

نطلب منك الإقرار بهذا الإشعار من خلال النقر على الرابط أدناه

استبدل بـ ACKNOWLEDGMENT LINK

إذا كانت لديك أي أسئلة بخصوص هذا الإشعار ، فيرجى الاتصال بـ {{IssuingOfficerEmail}}

• بمجرد إنشاء محتوى البوابة الإلكترونية ، انقر فوق التالي
• في صفحة تعيين التنبيهات - مطلوب ، انقر فوق تحرير وإنشاء إشعارات إصدار جديد وإعادة إصدار وإصدار

الإصدار :
المستلم: جميع أمناء الحفظ
الموضوع: إصدار إشعار الحجز
: هذا هو إصدار إشعار الحجز.
{{IssuingOfficerEmail}}

إعادة الإصدار :
المستلم: جميع أمناء الحفظ
الموضوع: إعادة إصدار هيئة إشعار الحجز
: هذا هو إعادة إصدار إشعار الحجز.
{{IssuingOfficerEmail}}

الإفراج :
المستلم: جميع أمناء الحفظ
الموضوع: الإفراج عن هيئة إشعار الحجز
: هذا هو إصدار إشعار الحجز.
{{IssuingOfficerEmail}}

ملاحظة : يمكنك إضافة CC \ BCC إذا لزم الأمر.

• بعد إنشاء الإخطارات المحددة المطلوبة ، انقر فوق "التالي"
• في صفحة " تعيين الإخطارات - اختياري" ، انقر فوق "التالي". تتضمن الإخطارات الاختيارية سير عمل التذكير والتصعيد لإرسال رسائل متكررة إلى الأمناء المحددين و / أو مديريهم
• في صفحة اختيار الأمناء الذين تريد إبلاغهم ، تحقق من تحديد جميع الأمناء وانقر فوق التالي

• في صفحة مراجعة الإعدادات الخاصة بك ، تحقق من الإعدادات وانقر فوق إرسال.

نظرة عامة على الوظائف

يتم إنشاء أي عملية في eDiscovery المتقدم تستغرق أكثر من بضع ثوانٍ كوظيفة. تتعقب علامة التبويب "الوظائف" حالة المهام قيد التشغيل أو التي تم إكمالها.

• في صفحة اختبار 12 ، انقر فوق علامة التبويب الوظائف . انقر فوق الزر " تصفية "

• بجانب النوع ، حدد العناصر المراد إظهارها وإخفائها لكشف تفاصيلها

• اختياري : قم بالتمرير إلى أسفل المرشحات وكرر إظهار وإخفاء المرشحات المطبقة لأقسام الحالة والنطاق .

• انقر فوق تطبيق .

يصدّر

في بعض الحالات ، قد يحتاج المحامي أو جهة خارجية أخرى فقط إلى تنزيل خمسة مستندات من قضية لإيداع معين ، وفي هذه الحالة ، نوفر خيار التنزيل.

• في صفحة Test12 ، انقر فوق علامة التبويب مراجعة المجموعات ، ثم انقر فوق مجموعة مراجعة بيانات الحفظ
• انقر على قائمة الإجراء المنسدلة ، ثم انقر على تصدير

• أدخل اسم التصدير وانقر فوق تصدير

• في وظيفة تم إنشاؤها! الحوار ، انقر فوق "موافق"

• لتتبع حالتها ، انتقل إلى صفحة Test12 ، وانقر فوق علامة التبويب وظائف

• بعد النجاح ، حدد الوظيفة وانقر فوق تصدير لتنزيل البيانات.

اقرأ أيضًا : أمان تطبيقات Microsoft Cloud: الدليل النهائي

هذه هي الطريقة التي يركز بها Ediscovery O365 المتقدم على المستندات الرئيسية لاتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة.

الان حان دورك:

ما هي الإستراتيجية من دليل اليوم التي ستجربها أولاً؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

اسمحوا لي أن أعرف من خلال ترك تعليق سريع أدناه الآن.