كيفية استخدام البحث في Outlook للعثور على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة (2022)

في هذا المنشور ، سأوضح لك كيفية استخدام البحث في النظرة للعثور على رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح. سوف نتعلم كيفية تضييق معايير البحث الخاصة بك من أجل عمليات بحث أفضل في Outlook. يمكنك استخدام البحث في Outlook عن الكلمات الموجودة في المرفقات والبحث حسب حجم البريد الإلكتروني والتاريخ وغير ذلك الكثير.

إحدى المشكلات التي أواجهها مع Outlook هي الوقت الذي أمضيته في البحث عن أشياء في الماضي ، فأنا أستخدم بنية مجلدات متعددة المستويات لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي كنت أرغب في الاحتفاظ بها ولكني أدركت تنظيمها ، كما في الأيام الخوالي ، مثل خزانة الملفات مع الكثير من الأدراج المختلفة ليس هو الطريقة التي يجب استخدامها بها ، ثم بدأت في استخدام مظهر معين ، لكنها لم تعمل بالطريقة التي أردتها. سأحصل على مئات النتائج مرة أخرى ، والتي أحاول تصفيتها بصريًا. يمكنك تخيل الإحباط هناك. في مرحلة ما. أدرك أن هناك الكثير للبحث عنه من مجرد إسقاط كلمة في مربع البحث والضغط على إدخال. يمكنه في الواقع أن يجد ما تريده بالضبط. عليك فقط أن تعرف كيف تطلب ذلك بالطريقة الصحيحة.

كيفية استخدام البحث في Outlook؟

• قامت Microsoft بتحديث وظيفة البحث في عام 2019 لـ Office 365. أصبح البحث الآن أسرع وتم نقل البحث عن نفسه إلى أعلى التوقعات إلى شريط العنوان. هذا هو نفسه الآن بالنسبة لتطبيق سطح المكتب والتوقعات للويب لاستخدام البحث.

• ما عليك سوى النقر داخل البحث باستخدام الماوس أو استخدام مفتاح الاختصار Alt + Q أو Control + E. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة منسدلة حيث سيقدم Outlook بعض الاقتراحات المخصصة بناءً على نشاطك الأخير.
• لا أجد ذلك مفيدًا بشكل خاص ، ولكن في حالة رغبتك في تكرار بحث ، فقد يكون هذا مفيدًا لك.
• في الماضي ، كتبت كلمات البحث الخاصة بي وأحصل على مئات النتائج مرة أخرى ، لكن هذا يشبه قيادة سيارتك في السرعة الأولى فقط. سيستغرق الأمر وقتًا طويلاً للوصول إلى أي مكان.
• هناك طريقتان يمكنك من خلالهما استخدام البحث والبحث الفوري والبحث المتقدم. سأريكم كلاهما.

البحث الفوري في Microsoft Outlook

لنبدأ بالبحث الفوري. لنفترض أنني أبحث عن شيء باستخدام اختبار الكلمات الرئيسية ، فأنا اكتبه في مربع البحث ، واضغط على زر الإدخال ، واحصل على جميع النتائج. لتضييق نطاق النتائج ، يمكنني الانتقال إلى علامة تبويب البحث باستخدام أزرار إضافية.

يمكنني تحسين البحث خطوة بخطوة. يمكنك تضييق أو توسيع نطاق البحث الخاص بك. يمكنك أن تجد الحقول أدناه.

• صندوق البريد الحالي - الافتراضي هو صندوق البريد. سأوضح لك لاحقًا كيف يمكنك تغيير الإعدادات الافتراضية إذا احتجت إلى ذلك.
• كل علب البريد - إذا كان لديك المزيد من الحسابات ، فقد ترغب في توسيع نطاق البحث ليشمل جميع علب البريد.
• المجلد الحالي - خيار آخر لتقييد البحث هو تضييقه إلى المجلد الحالي فقط. هذا يعني علبة الوارد باستثناء المجلدات الفرعية.
• المجلدات الفرعية - إذا حددت مجلدات فرعية ، فأنت تقوم بتضمين صندوق الوارد وكل مجلد أدناه.
• جميع عناصر Outlook - جميع عناصر Outlook واسعة بقدر ما يمكنك الحصول عليها. سيجري البحث في جميع علب البريد وليس فقط في البريد ، ولكن أيضًا في التقويم وجهات الاتصال الخاصة بك.
• تضمين العناصر المحذوفة - تحت النتائج ، يمكنك الحصول على خيار تضمين العناصر المحذوفة في البحث. اعتمادًا على حالتك ، قد يؤدي ذلك إلى تضخيم نتائجك حقًا ، لذا لا أوصي بذلك. بدلاً من ذلك ، يمكنك دائمًا البحث في مجلد العناصر المحذوفة بشكل منفصل.
• تضمين النتائج الأقدم - إذا كان البحث يعيد ما كنت تبحث عنه ، فيمكنك تحديد تضمين النتائج الأقدم.
• من - قد يستغرق بحثك وقتًا أطول بهذه الطريقة ، يمكنك حقًا تضييق نطاق نتائج البحث. الرسالة التي أبحث عنها كانت موجهة إلي. يمكنني النقر فوق من واكتب اسم المرسل والضغط على إدخال بهذه الطريقة. إنه يبحث عن كل شيء باستخدام الكلمة الأساسية Excel بالإضافة إلى المكان الذي يكون فيه المستخدم هو المرسل.
• الموضوع - يمكنني النقر فوق الموضوع وإضافته إلى بحثي.
• بها مرفقات - أعلم أن الرسالة تحتوي على مرفق لذلك قمت بتحديد مرفقات وربما أعرف أيضًا أن كلمة الدورة التدريبية تم تضمينها في سطر الموضوع.
• مصنف - إذا قمت بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فيمكنك قصر النتائج على فئة معينة باستخدام هذه القائمة المنسدلة أو يمكنك إرسالها إليك للبحث عن طريق المستلمين.
• تم وضع علامة عليه - يمكنك البحث عن البريد الذي قمت بوضع علامة عليه
• هام - يمكنك البحث عن البريد الذي قمت بتمييزه كمهم. كانت هذه الخيارات تساعدك حقًا في العثور على ما تبحث عنه.

بحث متقدم في Microsoft Outlook

• الطريقة الثانية هي استخدام البحث المتقدم. الآن ، هذه طريقة أكثر فاعلية وستمنحك المزيد من الخيارات بدلاً من تضييق نطاق البحث بشكل تسلسلي كما فعلنا في البحث الفوري. يمكنك أن تفعل كل ذلك في واحد.
• للحصول عليه ، انقر داخل مربع البحث ثم انقر فوق القائمة المنسدلة التي ستفتح قائمة منسدلة بحقول بحث محددة مسبقًا.

• يمكنك تحديد مكان البحث إذا كان ما تبحث عنه يحتوي على مرفق أم لا.
• في الأساس ، يمكنك أيضًا العثور على جميع خيارات البحث التي رأيناها في علامة تبويب البحث هنا ولديك المزيد من الخيارات. على سبيل المثال ، مع احتواء المرفق ، يمكنك البحث مباشرةً عن الكلمات الأساسية التي تعرف أنها موجودة في مرفق الرسالة.
• دعنا نقول ، أنا أعلم أن الرسالة التي أبحث عنها تحتوي على مرفق يحتوي على كلمة المجموعة 1 . أضعها بين علامتي اقتباس لأنني أريد مطابقة عبارة تامة. سنغطي بناء جملة البحث في نهاية المقالة ، لذا ابق معي.

• هذا رائع. أيضًا ، أنت لست مقيدًا بحقول البحث المحددة مسبقًا التي رأيناها في القائمة المنسدلة. دعنا نعود إلى البحث المتقدم ونلاحظ الزر الذي يحتوي على المزيد من الخيارات في الزاوية.

• نصل إلى خيارات البحث المتقدم حيث يمكننا تمكين حقول بحث إضافية. لنفترض أنني أريد خيار البحث عن مستلمين في نسخة مخفية الوجهة على وجه التحديد ، حدد مربع نسخة مخفية الوجهة وانقر على تطبيق. الآن أصبحنا متاحين للبحث. تذكر هذه الخيارات الإضافية. عندما لا تتمكن من العثور على الحقول ، فأنت بحاجة إلى تقييد نتائجك على الآن.

الإعدادات والفهرسة للبحث في Outlook

• لنتحدث عن الخيارات والفهرسة. كما هو الحال دائمًا ، مع المنتجات المكتبية ، هناك بعض خيارات التطبيق القياسية التي يجب أن نستكشفها.
• انتقل إلى ملف وحدد الخيارات ثم حدد بحث. ضمن النتائج ، يمكنك تحديد مجلد افتراضي للبحث الفوري. الخيار الثاني ، يمكنك اختيار تضمين العناصر المحذوفة عند البحث في جميع العناصر. عادة ، لا أقوم بتمكين ذلك. يمكنك أيضًا تغيير لون التظليل. هذا هو اللون المستخدم لإبراز مصطلحات البحث في النتائج في الأعلى.

• لدينا أيضًا خيارات الفهرسة. هذا موضوع مهم عندما يتعلق الأمر بالبحث. تساعدك الفهرسة في الحصول على نتائج بحث أسرع.
• إنها ليست ذات صلة فقط بالبحث في Outlook ، ولكن أي بحث تقوم به في Windows ، تتم الفهرسة بشكل أساسي من خلال ملفاتك ورسائلك وأي محتوى آخر على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إنه يقوم بفهرسة المعلومات.
• عندما لا يعثر بحث Outlook على ما تبحث عنه أو يعطيك نتائج غير كاملة فقط ، فإن الفهرسة لا تعمل بشكل صحيح.

• هناك الكثير من الأمور المتعلقة بالفهرسة ولكن هناك شيئان مهمان يجب تذكرهما. عندما نضغط على خيارات الفهرسة ، ستحصل على الحالة الحالية ، تأكد من اكتمال الفهرسة. ثانيًا ، تأكد من تضمين النظرة المستقبلية كجزء من الفهرسة. ضمن فهرس هذه المواقع ، يجب أن تشاهد Microsoft Outlook. إذا لم يكن كذلك ، اختر تعديل وانقر لتمكينه كحل أخير.

• إذا كنت لا تزال تواجه مشكلة في نتائج البحث الدقيقة أو لم تنته الفهرسة ، فقد تضطر إلى إعادة إنشاء كتالوج البحث. سيؤدي هذا إلى إعادة فهرسة ملفات البيانات الخاصة بك.

عوامل تشغيل وبناء جملة البحث في Outlook

• أخيرًا ، لنتحدث عن بناء جملة البحث. الآن بعد أن فهمنا الجوانب الفنية للبحث في التوقعات. دعنا نغطي بعض الأساسيات حول بناء جملة البحث.
• يستخدم بحث Outlook مطابقة البادئة. إذا قمت بكتابة علامة الجمع في مربع البحث ، فستجد الرسائل التي تحتوي على الإيجابيات والبلاشي ، ولكنها لا تحتوي على الإيجابيات أو الفائض. أيضًا ، ليست حساسة لحالة الأحرف ، لذلك ستجد علامة زائد في الحالة المناسبة بالإضافة إلى حالات أخرى.

• حسنًا ، لقد رأينا بالفعل أنه إذا كنت تريد البحث عن عبارة محددة مثل المجموعة 1 ، فأنت بحاجة إلى وضعها بين علامات اقتباس. إذا لم تقم بذلك ، فسيتم إرجاع جميع الاختلافات.
• يمكنك أيضًا استخدام عوامل تشغيل منطقية مثل ، و ، أو ليس في بحثك ولكنك تحتاج إلى استخدام الأحرف الكبيرة. على سبيل المثال ، إذا بحثت عن Leelah و Garani ، فسيعرض العناصر التي تحتوي على كل من Lillah و Karijini ، ولكن ليس بالضرورة. بهذا الترتيب ، ستجد Lillah أو Garani عناصر تحتوي على Lailah أو Garani أو أي تركيبة أخرى من الأحرف الكبيرة والصغيرة. Lillah not Kirani سيجد كل العناصر مع Lillah التي لا تتضمن كلمة Garani.

• يمكنك حتى استخدام عوامل المقارنة مثل الحجم الأكبر أو الأصغر. على سبيل المثال ، إذا قمت بكتابة حجم الرسالة ، فضع علامة نقطتين ثم علامة أكبر من 5 ميغا بايت في مربع البحث. سيعيد العناصر التي يزيد حجمها عن خمسة ميغا بايت.

• رائع ، أليس كذلك؟ إذا استخدمت الصيغة التي تم تلقيها أكبر مما دعنا نضعه في السادس من فبراير 2021 ، فستعيد جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة بعد السادس من فبراير 2021.

لمزيد من المعلومات حول بناء جملة البحث وعوامل التشغيل ، قم بزيارة موقع Microsoft على الويب .

هذه هي الطريقة التي يمكنك بها استخدام البحث في Outlook للعثور على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة كبيرة.

اقرأ أيضًا : نظرة عامة على علبة بريد أرشيف Office 365

الان حان دورك:

ما النتيجة من تقرير اليوم التي وجدتها أكثر إثارة للاهتمام؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك. لذا انطلق واترك تعليقًا أدناه.