كيفية استخدام ميزات Excel AutoRecover و AutoBackup

إنها دائمًا مأساة رهيبة عندما يفقد شخص ما شيئًا مهمًا كان يعمل عليه لأنه لم يحفظ وثيقته بشكل صحيح. يحدث هذا في كثير من الأحيان أكثر مما تعتقد لمستخدمي Excel و Word!

لحسن الحظ ، أضافت Microsoft الكثير من الميزات في الإصدارين الأخيرين والتي تساعد في تقليل فرص فقدان البيانات بسبب الأعطال وانقطاع التيار الكهربائي والحذف العرضي وما إلى ذلك. تسمى إحدى الميزات الاسترداد التلقائي والميزة الثانية الأقل شيوعًا ، يسمى AutoBackup.

في هذه المقالة ، سأتحدث عن كيفية تكوين كلا الخيارين بحيث تكون بياناتك آمنة قدر الإمكان. أود أيضًا أن أذكر أن أحدث إصدارات Office تسمح لك بحفظ المستندات مباشرةً في OneDrive ، وهو خيار جيد يجب مراعاته لأنك ستظل قادرًا على الوصول إلى عملك حتى في حالة فشل محرك الأقراص الثابتة.

برنامج Excel AutoRecover

يتم تشغيل ميزة الاسترداد التلقائي افتراضيًا وتقوم بشكل أساسي بحفظ المستند تلقائيًا في موقع مؤقت بعد فترة زمنية محددة. لعرض إعدادات الاسترداد التلقائي ، انقر فوق ملف ثم خيارات .

انقر فوق حفظ في القائمة اليمنى وسترى خيار الاسترداد التلقائي ضمن حفظ المصنفات .

بشكل افتراضي ، يتم حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل 10 دقائق. بالإضافة إلى الفاصل الزمني ، يجب أن يكون Excel خاملاً لمدة 30 ثانية قبل أن يتم حفظ البيانات. أيضًا ، يتم حفظ المعلومات المحفوظة تلقائيًا في موقع ملف الاسترداد التلقائي المدرج هنا. فكيف يعمل؟ في الأساس ، لنفترض أن لديك ورقة عمل مثل تلك الموجودة أدناه وقمت بحفظها.

لنفترض الآن أنني أضفت البيانات التالية إلى جدول بيانات Excel وانتظر حوالي 10 دقائق دون حفظ المستند. نظرًا لأن الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي مضبوط على 10 دقائق ، فأنت بحاجة إلى الانتظار كل هذا الوقت على الأقل حتى يتم حفظ البيانات.

في حالتي ، قمت بمحاكاة تعطل Excel عن طريق فتح مدير المهام وقتل عملية Excel. بعد ذلك ، أعدت فتح Excel ورأيت على الفور خيارًا يسمى إظهار الملفات المستردة .

إذا قمت بالنقر فوق ذلك ، فسيظهر قائمة بملفات Excel التي يمكن استردادها. في حالتي ، كان يحتوي على الملف الأصلي ، الذي يحتوي على بيانات في A1 و A2 فقط ، وكان يحتوي أيضًا على ملف الاسترداد التلقائي ، والذي تضمن البيانات التي لم أحفظها على القرص.

سيؤدي النقر فوق أي عنصر في القائمة إلى فتح مثيل آخر من Excel يعرض البيانات الموجودة في هذا الملف المحدد. بشكل عام ، هذه ميزة مفيدة حقًا لتلك الأوقات التي لم تقم فيها بحفظ كل عملك ، ولكن Excel ينتهي بشكل غير متوقع.

يتمثل الجانب السلبي الرئيسي لهذه الميزة في أن بيانات الاسترداد التلقائي يتم تخزينها على نفس محرك الأقراص الثابتة مثل ملفك ، لذلك إذا حدث شيء ما لمحرك الأقراص الثابتة ، فسيختفي كل شيء. يمكنك تغيير الموقع في الإعدادات أعلاه إلى محرك أقراص ثابت منفصل أو حتى إلى موقع شبكة ، وهو ما أوصي به بشدة.

لاحظ أنه يتم أيضًا حذف معلومات الاسترداد التلقائي تلقائيًا بواسطة Excel في الحالات التالية:

1. يمكنك حفظ الملف يدويًا أو باستخدام ملف - حفظ باسم .
2. تقوم بإغلاق الملف أو إنهاء Excel (سواء قمت بحفظ الملف أم لا)
3. تقوم بإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي بالكامل أو للمصنف فقط

لذلك ، كلما قمت بحفظ الملف ، فإنه يتخلص من بيانات الاسترداد التلقائي. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بإنهاء Excel يدويًا واخترت عدم حفظ البيانات ، فسيتم حذف بيانات الاسترداد التلقائي. فقط ضع ذلك في الاعتبار عند استخدام هذه الميزة. إذا كنت مستخدمًا كثيفًا لبرنامج Excel ، فإنني أقترح تعيين الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي إلى دقيقتين أو 3 دقائق بدلاً من 10.

نسخ إحتياطي آلي

ميزة أخرى لا يعرفها الكثير من الناس حقًا هي النسخ الاحتياطي التلقائي. لاستخدامه ، عليك أولاً الانتقال وحفظ ملفك للوصول إلى مربع الحوار "حفظ" . إذا كان لديك بالفعل مستند Excel محفوظ ، فانتقل إلى ملف ثم حفظ باسم واختر موقعًا. عند القيام بذلك ، سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" .

في مربع الحوار ، انقر فوق الزر "أدوات" الموجود على يسار الزر "حفظ" . سترى خيارين ، أحدهما الخيارات العامة . عند النقر فوق ذلك ، ستظهر نافذة صغيرة بها المزيد من الخيارات.

انطلق وتحقق من مربع إنشاء نسخة احتياطية دائمًا . انقر فوق "موافق" والآن عند حفظ الملف ، سيتم أيضًا إنشاء ملف نسخة احتياطية من Excel بامتداد XLK. لاحظ أنه في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، ستكون الملفات متطابقة تمامًا. إذا قمت بإجراء تعديلات على الملف الأصلي ثم حفظته مرة أخرى ، فسيظل ملف النسخ الاحتياطي كما هو (البيانات الأصلية). ومع ذلك ، في المرة الثالثة التي تقوم فيها بحفظه ، سيتم تحديث ملف النسخ الاحتياطي بمعلومات تصل إلى الحفظ الثاني.

بشكل أساسي ، يكون ملف النسخ الاحتياطي دائمًا إصدارًا واحدًا خلف الإصدار الحالي. لذلك إذا أجريت مجموعة من التغييرات ، وحفظت ملفك ، ثم أردت العودة إلى الإصدار الذي لم يكن به هذه التغييرات ، يمكنك فقط فتح ملف النسخ الاحتياطي.

يتم حفظ الملف في نفس موقع الملف الأصلي ولا يبدو أن هناك طريقة لتغيير ذلك. لا تضيف هذه الميزة قدرًا كبيرًا من الأمان إلى المستند الخاص بك ، ولكنها جيدة في ظروف معينة.

نأمل أن يؤدي تمكين ميزات النسخ الاحتياطي والاسترداد هذه في Excel إلى توفيرك من فقدان البيانات المهمة. من الجيد دائمًا استخدام التخزين السحابي (مثل OneDrive) كشبكة أمان إضافية في حالة فشل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بشكل كارثي. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التعليق. يتمتع!