كيفية إنشاء قوالب بريد إلكتروني في برنامج Outlook (2022)

يشرح هذا المنشور كيفية إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني في Outlook. إذا وجدت نفسك تجيب بشكل متكرر على رسائل البريد الإلكتروني المماثلة في Outlook ، فلدي نصيحة رائعة لك. يمكنك حفظ ردودك كقوالب حتى تتمكن من الوصول إليها وقتما تشاء. بهذه الطريقة ، بدلاً من كتابة النص من الصفر في كل مرة ، يمكنك توفير الوقت واستخدام كتل نصية محددة مسبقًا بنقرة زر واحدة.

دعني اريك. هناك طريقتان رائعتان يمكنك استخدامهما للرد على رسائل البريد الإلكتروني باستخدام قالب رد محفوظ. الأول يستخدم الوظيفة الإضافية للقوالب المجانية والثاني هو ميزة الأجزاء السريعة.

قوالب البريد الإلكتروني مع الوظيفة الإضافية القوالب الخاصة بي

• لنبدأ بنماذجي الآن. ما يميز القوالب الخاصة بي هو أنها مخزنة في صندوق البريد الخاص بك بحيث تكون متاحة لك أيضًا عند استخدام جهاز كمبيوتر آخر أو عند البحث على الويب.
• بشكل افتراضي ، يجب تشغيل الوظيفة الإضافية للقوالب الخاصة بي في Outlook طالما كان لديك حساب صرف وغير متاح لحسابات POP أو IMAP ، يمكنك التحقق مما إذا كانت لديك الوظيفة الإضافية بالنقر فوق الحصول على الوظائف الإضافية بالقمة.

• ضمن الوظائف الإضافية الخاصة بي ، ستراها في قسم الوظائف الإضافية التي توفرها Microsoft وهي متوفرة من عام 2013 فصاعدًا.

• إذا لم يتم تشغيله لأي سبب من الأسباب ، فيمكنك تمكينه.
• كيف تستخدم هذه القوالب للرد على بريد إلكتروني؟ عندما تكون في الرد ، سترى بعض القوالب وعلامة تبويب الرسالة في الشريط على طول الطريق ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وسيقوم بفتح جزء القوالب.
• سيأتي مع بعض الاستجابات النموذجية. عندما تحوم فوق القوالب ، ستحصل على خيار حذف القوالب وتحريرها بالنقر فوق علامة الجمع لأسفل هنا لإنشاء قوالبنا الخاصة.
• لإنشاء القالب الخاص بنا ، انقر فوق علامة الجمع ، وقم بتعيين اسم لها.

• يمكنك إضافة النص لردك. لا توجد خيارات تنسيق للقوالب ، لذلك لا يمكنك تغيير حجم الخط أو اللون أو إضافة روابط إلى النص الخاص بك ، ولكي نكون صادقين فهو مقيد تمامًا.

• ما يمكنك فعله هو كتابة نص في تطبيق آخر. Microsoft Word ، على سبيل المثال ، ثم أضف كل التنسيقات التي تحتاجها ثم انسخ النص والصقه في القالب.

• بهذه الطريقة يمكنك حتى إضافة روابط إلى إجابتك عند الانتهاء من الرد ، انقر فوق حفظ ، والتي ستضيفها إلى القوالب المتاحة.
• الآن مجرد تنبيه مسبق للوظيفة الإضافية My Templates يبلغ إجمالي حجمها 32 كيلو بايت لجميع القوالب ، لذا في حالة ظهور رسالة خطأ "هذا القالب كبير جدًا بحيث لا يمكن حفظه. يرجى تصغيرها ، ثم محاولة حفظها مرة أخرى ". عندما تحاول حفظ ذلك ، فأنت بحاجة إلى تقليل مقدار المحتوى بحيث يكون الحجم المجمع لجميع القوالب أقل من 32 كيلو بايت. لا تبالغ ويجب أن تكون بخير.
• في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى الرد على رسالة ، ما عليك سوى النقر فوق "عرض القوالب" وتحديد النموذج الذي تريده. سيتم نسخ النص في ردك.
• نقرتين فقط وتكون قد انتهيت. بالطبع ، لست مقيدًا فقط باستخدام هذه القوالب للردود. يمكنك أيضًا استخدامها عند إنشاء رسالة جديدة.

قوالب البريد الإلكتروني مع أجزاء سريعة

الخيار الآخر هو استخدام الأجزاء السريعة ، وهي ميزة قدمتها Microsoft في Outlook 2007. الآن مع الأجزاء السريعة ، يمكنك تخزين أجزاء قابلة لإعادة الاستخدام من المحتوى والمعارض. يمكن أن تتضمن صورًا نصية وجداول وحتى تنسيقًا. هذا هو الشيء ، رغم ذلك. إنها متوفرة محليًا فقط على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لا تتم مزامنتها تلقائيًا.

• لإنشاء قالب بأجزاء سريعة ، اكتب النص الذي تريده أو استخدم النص من رد موجود. قم بتمييز جزء النص الذي تريد استخدامه كاستجابة قياسية ، ثم انتقل إلى علامة تبويب الإدراج على اليمين في المجموعة النصية ، سترى أجزاء سريعة. انقر فوقه وستحصل على خيار حفظ التحديد باعتباره كتلة إنشاء ما يسمى بمعرض الأجزاء السريعة.

• يمكنك تسمية الأجزاء السريعة هذه باستخدام القائمة المنسدلة للفئة. يمكنك تنظيم الأجزاء السريعة في مجموعات منفصلة عن طريق إنشاء فئات جديدة. الآن ، لست بحاجة لذلك ، لذلك سأذهب مع الجنرال. انقر فوق موافق.

• في المرة القادمة التي تريد فيها استخدام هذا النص ، عند الرد على رسالة ، ما عليك سوى النقر فوق "إدراج أجزاء سريعة" وتحديد النموذج الذي تريده.

• الطريقة الأسرع هي إضافة المعرض إلى شريط أدوات الوصول السريع. فقط انقر بزر الماوس الأيمن على الأجزاء السريعة في الشريط وحدد إضافة إلى شريط أدوات الوصول السريع ، ثم يمكنك تحديد اختيارك لاستخدام الإكمال التلقائي بطريقة أسرع.

• فقط اكتب اسم الجزء السريع. في حالتي ، إنه اختبار وضرب F3 وهو موجود.

• ليس من الضروري كتابة الاسم بالكامل طالما أنه فريد. في حالتي ، يعد اختبار الكتابة ثم F3 أمرًا كافيًا ، وتتمثل الميزة العظيمة للأجزاء السريعة في أن الكتل الإنشائية لا تقتصر على النص فقط.
• في هذه الحالة ، لنفترض أننا نفد مخزون عنصر معين ونريد الرد على طلبات العملاء التي تأتي مع عنصر بديل.

• في الرد المستلم ، قمت بتضمين بعض النصوص للرد على طلب العميل. لقد أضفت أيضًا صورة لهذا المنتج البديل ومواصفاته ، وكلها محفوظة بشكل ملائم ومتاحة ببضع نقرات فقط.

• إذا نقرت بزر الماوس الأيمن على أي رد مستلم ، فسيكون لديك خيار التنظيم والحذف.

• سترى كل اللبنات التي لديك. يمكنك تعديل خصائصها أو حذفها أو إدراج خصائص جديدة. لقد ذكرت بالفعل أن الأجزاء السريعة يتم استلامها محليًا في جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تصدير أجزاء سريعة إلى جهاز كمبيوتر مختلف

آخر شيء أريد أن أوضحه لك حول كيفية تصديرها. الملف الذي تم حفظه يسمى NormalEmail.dotm

للعثور على الموقع:

• افتح مستكشف الملفات / مستكشف Windows.
• اكتب “ ٪ APPDATA٪ \ Microsoft \ Templates ” في شريط العناوين واضغط على Enter.
• ستعثر على NormalEmail.dotmfile.
• يحتوي هذا الملف على الإعدادات الخاصة بأي أنماط قد تكون أضفتها أو قمت بتعديلها.

• يمكنك نسخ هذا الملف إلى موقع النسخ الاحتياطي الخاص بك أو إلى مجلد قوالب مستخدم أو كمبيوتر آخر عند إغلاق Outlook.

هذه هي الطريقة التي يمكنك بها استخدام قوالب البريد الإلكتروني في Outlook لتوفير الوقت في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني أو الرد على الطلبات المتكررة.

للحصول على مزيد من المعلومات ، قم بزيارة موقع Microsoft على الويب .

الآن أود أن أسمع منك:

ما النتيجة من تقرير اليوم التي وجدتها أكثر إثارة للاهتمام؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك. لذا انطلق واترك تعليقًا أدناه.