كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365 بشكل فعال؟

إليك ما يجب أن تعرفه حول تشفير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365 باستخدام Azure Information Protection.

1 ما هي حماية المعلومات في Azure؟

2 عميل حماية المعلومات في Azure

3 تشفير رسائل البريد الإلكتروني لـ Office 365: الإعداد

3.1 الاشتراك في حماية المعلومات في Azure

3.2 تشفير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365: تنشيط

4 تشفير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365: الحماية

4.1 استخدام تسمية "تشفير"

4.2 استخدام ملصق "عدم إعادة التوجيه"

4.3 استخدام ملصق "تشفير - حماية"

5 حماية المرفقات

6 حماية مستند غير تابع لـ Microsoft 365 Pro Plus

7 حماية مستند Microsoft 365 Pro Plus

8 إدارة المستندات المحمية

ما هي حماية المعلومات في Azure؟

حماية المعلومات في Azure (يشار إليها أحيانًا باسم AIP) هي حل قائم على السحابة يساعد المؤسسة على تصنيف وثائقها ورسائل البريد الإلكتروني وحمايتها اختياريًا عن طريق تطبيق الملصقات. يمكن تطبيق التسميات تلقائيًا بواسطة المسؤولين الذين يحددون القواعد والشروط ، يدويًا بواسطة المستخدمين ، أو مجموعة يتم فيها تقديم توصيات للمستخدمين.

عميل حماية المعلومات في Azure

• لتوفير خدمة تشفير البريد الإلكتروني ، فإننا نستفيد من خدمة سحابة Microsoft Azure Information Protection وتكاملها الحالي مع خدمة إدارة الهوية في Microsoft 365 ومجموعة Microsoft 365 Pro Plus لبرامج العميل.
• تتم إدارة سياسات خدمة AIP والتسميات التي تحدد مجموعة القيود التي سيتم تعيينها لمستندات العميل ورسائل البريد الإلكتروني في خدمة Azure Cloud.
• للاستفادة من سياسات وملصقات AIP هذه ، يجب تثبيت برنامج عميل AIP على محطة عمل Windows OS. حاليًا ، يمكن فقط لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows 10 وكذلك محطات عمل macOS تطبيق هذه القيود على المستندات أو رسائل البريد الإلكتروني.

تشفير رسائل البريد الإلكتروني لـ Office 365: الإعداد

لتمكين وتكوين Microsoft 365 Message Encryption لتسليم الرسائل بأمان ، فإن الخطوات التالية ضرورية:

• اشترك في حماية البيانات في Azure
• قم بتنشيط OME

اشترك في حماية البيانات في Azure

• مجموعة Azure Information Protection عبارة عن اشتراك إضافي لـ Microsoft 365 سيسمح للمستخدمين بأداء بعض الوظائف المفيدة جدًا مع بريدهم الإلكتروني. يتكامل أيضًا مع SharePoint و OneDrive للعمل كأداة لمنع فقدان البيانات.
• باستخدام AIP ، يمكن للمستخدمين وضع علامة على الرسائل أو الملفات بحيث لا يمكن نسخها أو إعادة توجيهها أو حذفها أو مجموعة من الإجراءات الشائعة الأخرى. بالنسبة للبريد الإلكتروني ، يتم تشفير جميع الرسائل التي تحتوي على علامات تصنيف محددة أو التي تفي بمتطلبات محددة وتجميعها في ملف HTML مقفل يتم إرساله إلى المستلم كمرفق.
• عندما يتلقى المستلم الرسالة ، يجب عليه التسجيل في Azure لتعيين مفتاح لفتح البريد الإلكتروني.
• المفتاح مرتبط بعنوان بريده الإلكتروني وبمجرد التسجيل يمكن للمستخدم فتح مرفق HTML وأي مرفقات مستقبلية دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى أي شيء.

مرة أخرى ، إذا كان لديك اشتراكات E3 أو أعلى مخصصة للمستخدمين ، فلن يحتاجوا إلى AIP. ومع ذلك ، سيحتاج كل مستخدم سيرسل رسائل بها معلومات سرية إما إلى ترخيص AIP أو ترخيص E3 / E5 للقيام بذلك.

للاشتراك في AIP قم بتنفيذ الخطوات التالية:

• قم بتشغيل " مركز إدارة Microsoft 365 "
• انتقل إلى قائمة " الاشتراكات "
• انقر فوق " إضافة اشتراك " في الزاوية اليمنى العليا
• قم بالتمرير لأسفل للعثور على حماية المعلومات في Azure
• انقر فوق خيار الشراء الآن واتبع التعليمات أو حدد خيار " بدء الإصدار التجريبي المجاني " للحصول على 25 ترخيصًا لمدة 30 يومًا لتجربتها قبل الشراء
• انتظر حوالي ساعة حتى يتم توفير الخدمة على مستأجر Microsoft الخاص بك
• بمجرد التوفير ، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية في العملية.

تشفير رسائل البريد الإلكتروني في Office 365: تنشيط

لقد تغير هذا الجزء مؤخرًا جدًا. في الماضي ، كان تنشيط Office 365 Message Encryption يتطلب الكثير من عمل Powershell وينتظر حتى يعمل بشكل صحيح. غيرت MS طريقة تنشيط OME لتبسيط العملية وتسهيل العمل معها.

إليك ما عليك القيام به:

• افتح خيار الإعدادات في بوابة المسؤول
• حدد الخدمات والوظائف الإضافية
• ابحث عن حماية البيانات في Azure في قائمة الخدمات وانقر عليها
• انقر فوق الارتباط الذي ينص على "إدارة إعدادات حماية معلومات Microsoft Azure" لفتح نافذة جديدة
• حدد الزر "تنشيط" ضمن "إدارة الحقوق غير نشطة"
• اختر تنشيط في النافذة المنبثقة

بمجرد الانتهاء من ذلك ، ستتمكن من استخدام  تطبيق عميل AIP  لوضع علامة على الرسائل لإدارة الحق في Outlook. ستكون هناك أيضًا أزرار وخيارات جديدة في Outlook Web App تتيح لك تشفير الرسائل.

تشفير رسائل البريد الإلكتروني في Office 365: الحماية

تتمثل الوظيفة الأساسية لخدمة تشفير البريد الإلكتروني في توفير الحماية لمنع الأفراد غير المرغوب فيهم من القدرة على قراءة محتوى بريدك الإلكتروني أثناء النقل وأثناء الراحة في صندوق بريد. للوصول إلى محتوى بريدك الإلكتروني ، يجب التحقق من صحة المستلم. عند استخدام تطبيقات Microsoft 365 Pro Plus ، مثل Microsoft Outlook ، يتم إجراء عملية التحقق هذه خلف الكواليس ولا تتم مطالبة المستلم ببيانات الاعتماد الخاصة به. في جميع الحالات الأخرى ، سيتم تحدي المستلم للتحقق من هويته.

استخدام تسمية "تشفير"

• لتطبيق التشفير على بريد إلكتروني باستخدام تطبيق Microsoft Outlook المثبت على محطة عمل Windows OS ، ما عليك سوى تحديد ملصق " تشفير " على " شريط الحساسية " كما هو موضح أدناه:

• يمكن الوصول إلى تسمية " التشفير " هذه أيضًا من القائمة المنسدلة - زر رسالة في شريط زر " حماية " كما هو موضح أدناه:

• بمجرد تحديده ، سيعكس شريط الحساسية الاختيار الذي تم إجراؤه وسيخفي الخيارات الأخرى. ستظهر تفاصيل الأذونات المعينة كـ " تلميح أداة " أسفل " شريط الحساسية " في الجزء العلوي الأيسر من نافذة البريد الإلكتروني كما هو موضح أدناه:

• يمكنك اختيار تعديل اختيارك للحماية بالنقر فوق رمز " قلم الرصاص " بجوار الملصق المختار للكشف عن الخيارات الأخرى كما هو موضح أدناه. يمكن أيضًا استخدام رمز القلم الرصاص هذا لإخفاء الخيارات الأخرى مرة أخرى.

• بمجرد تعيين التصنيف ، ستتوفر أيقونة " سلة المهملات " بالإضافة إلى التصنيفات الأخرى للسماح لك بإزالة التسمية المحددة وإعادة " حساسية " البريد الإلكتروني إلى " غير محدد ". سيُطلب منك تسجيل سبب إزالة التسمية. (لاستخدامها في المستقبل)

• بمجرد التعيين ، ستتم حماية بريدك الإلكتروني سواء كان موجودًا في مجلد المسودات قبل إرساله ، أو مجلد العناصر المرسلة بعد إرساله ، أو في صندوق بريد المستلم. يساعد Microsoft Outlook في التعرف على هذه الحماية باستخدام الرموز التالية:

• بغض النظر عن الحماية التي تختار تطبيقها ، فإنك تحتفظ بحقوق " التحكم الكامل " في البريد الإلكتروني. فقط الهويات المسماة في الحقول من ، إلى ، نسخة و مخفية سيكون لها حق الوصول.
• يتيح استخدام اختيار " تشفير " للمستلم إعادة توجيه بريدك الإلكتروني إلى الآخرين الذين سيكون لديهم أيضًا حق الوصول الكامل إلى محتويات البريد الإلكتروني ، وكل منهم مطلوب للمصادقة للوصول إليه. لن يتمكن المستلمون من إزالة متطلبات التشفير.

استخدام تسمية "عدم إعادة التوجيه"

حماية " عدم إعادة التوجيه " هي الحماية الأساسية للبريد الإلكتروني التي توفرها Microsoft. سيؤدي تحديد هذه الحماية إلى منع المستلمين من القيام بما يلي:

•  إعادة توجيه بريدك الإلكتروني إلى شخص آخر (وكذلك لمنع إضافة مستلمين جدد إلى الحقول "إلى" أو "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة" عند الرد)
•   اطبع بريدك الإلكتروني ، أو انسخ محتويات نص نص البريد الإلكتروني إلى الحافظة.

يمكن تعيين وسائل الحماية هذه إما عن طريق تحديد ملصق الحساسية: " عدم إعادة التوجيه " ، أو عن طريق تحديد زر " عدم إعادة التوجيه " على شريط زر القائمة - رسالة كما هو موضح أدناه:

يرجى ملاحظة " تلميح الأداة " الذي يصف مجموعة الحماية التي تظهر أسفل شريط الحساسية مباشرة.

تنبيه: من الممكن إزالة وسائل الحماية المقصودة عن طريق إلغاء تحديد زر " عدم إعادة التوجيه " على شريط زر القائمة - رسالة كما هو موضح أدناه. لاحظ أيضًا أنه تمت إزالة "تلميح الأداة" ولكن " عدم إعادة التوجيه ". التسمية لا تزال محددة. لن يتم حمايةهذا البريد الإلكتروني

ليس لدينا حاليًا طريقة لمنعك من إلغاء تحديد زر " عدم إعادة التوجيه " ، لذا يرجى توخي الحذر.

يرجى ملاحظة ما يلي: يسمح برنامج Microsoft Outlook بتنزيل المرفقات بغض النظر عن هذه القيود المطبقة. الرجاء مراجعة " حماية المرفقات " لاحقًا في هذا المستند.

استخدام تسمية "تشفير - حماية"

• تسمية " تشفير - حماية " هي حماية مخصصة للبريد الإلكتروني تضيف قيودًا إضافية لمنع المستلمين من القدرة على تحرير أو تعديل بريدك الإلكتروني الأصلي.
• يجب استخدام هذا التصنيف فقط عندما تريد أن يتمتع المستلم بحقوق " العرض فقط " في بريدك الإلكتروني. عند الرد ، سيضطر المستلم إلى إرفاق بريدك الإلكتروني الأصلي كمرفق برسالة جديدة حيث سيتم منعه من الإضافة إلى سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الأصلية.
• يطبق هذا الملصق أيضًا القيود على الطباعة والنسخ كما هو موضح في قسم استخدام ملصق "عدم إعادة التوجيه" أعلاه.

يرجى ملاحظة ما يلي: يسمح برنامج Microsoft Outlook بتنزيل المرفقات بغض النظر عن هذه القيود المطبقة. الرجاء مراجعة " حماية المرفقات " لاحقًا في هذا المستند.

حماية المرفقات

مطلوب عميل حماية البيانات في Azure لفك تشفير وفتح مستند محمي. تم تضمين " القارئ " بالفعل في برنامج Microsoft 365 Pro Plus لأنظمة التشغيل Windows و macOS و iOS و Android. ومع ذلك ، هناك حاجة إلى تطبيق منفصل لقراءة المستندات المشفرة غير التابعة لـ Microsoft Office Pro Plus ( متوفرة هنا ). يتوفر قارئ AIP لأجهزة الكمبيوتر و iPhone و iPad و Android.

حماية مستند غير تابع لـ Microsoft 365 Pro Plus

• يمكن حماية المستندات غير التابعة لـ Microsoft Office باستخدام التحديد الإضافي " Hot Menu " المسمى: " Classify and Protect " الموجود بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق مستند في Windows Explorer كما هو موضح أدناه:

• سيقوم هذا التطبيق (الموضح أدناه) بإنشاء " غلاف " لتغليف الملف وإضافة التشفير ، بالإضافة إلى الحماية التي تحددها

• لكل استخدام مرغوب فيه ، ستحتاج أولاً إلى تحديد ملصق الحساسية المطلوب لبريدك الإلكتروني. سيتم توريث هذا التصنيف عن طريق بريدك الإلكتروني بمجرد إرفاق ملفك المحمي. هناك قطعتان مطلوبتان لتثبيت وسائل الحماية المطلوبة: " الأذونات " و " الهوية "

"الأذونات" المتاحة الممنوحة هي:

• عارض - عرض فقط
  هذا الإذن يعادل حماية البريد الإلكتروني: " تشفير - حماية "
• المراجع - عرض وتحرير
  هذا الإذن يعادل حماية البريد الإلكتروني: " عدم إعادة التوجيه ".
• المؤلف المشارك - عرض وتحرير ونسخ وطباعة
  هذا الإذن يعادل حماية البريد الإلكتروني: " تشفير "
• مالك مشارك - أذونات كاملة
• هذا الإذن مكافئ أيضًا للتسمية " تشفير " ولكن هذا الإذن يمنح المستخدم القدرة على إزالة الأذونات المحددة والتشفير.
• بالنسبة لي فقط - هذا الإعداد ليس له قيمة لإرسال المستندات إلى الآخرين ، ولكن قد يكون مفيدًا لك لحماية مستنداتك الفردية.

على الرغم من أنه لا يوصى به لتجنب الالتباس ، فمن الممكن تحديد أذونات أكثر صرامة من ملصق تشفير البريد الإلكتروني المطلوب (على سبيل المثال ، أذونات المستند " عارض - عرض فقط " مع تسمية " تشفير " حماية البريد الإلكتروني). سيؤدي هذا المزيج إلى تقييد المستند لمنع العرض بواسطة الهويات غير المرغوب فيها ، بالإضافة إلى تقييد المستلمين من النسخ أو الطباعة أو التحرير مع منح المستلم جميع الوظائف إلى نص البريد الإلكتروني. مرة أخرى ، كما هو مذكور أعلاه ، يمكن أن يصبح هذا مربكًا ولا يوصى به.

يمكن تعيين "الهوية" على الأنواع التالية:

المستخدمون - هذا هو عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني للمستخدم (المستخدمين) الفردي الذي يتلقى المستند. هذه هي الطريقة الأساسية التي ستستخدمها لتحديد من يمكنه الوصول إلى المستند الخاص بك.

المجموعات - هذا هو عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني لقائمة (قوائم) التوزيع التي ينتمي إليها المستلمون المقصودون.  يرجى ملاحظة ما يلي: لن يعمل هذا إلا مع المستلمين.

المؤسسات - يمكنك أيضًا منح حق الوصول إلى الجميع داخل مجال Active Directory

يمكن كتابة الهويات مباشرة في المربع المتوفر ، أو يمكنك تحديد المستلمين من دفتر عناوين Outlook (بشرط أن يكون تطبيق Outlook قيد التشغيل بالفعل) من خلال النقر على أيقونة " الكتاب ".

هناك عنصر تحكم ثالث متاح لحماية المرفقات. يمكنك تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية للأذونات الممنوحة إما عن طريق كتابة التاريخ مباشرة أو عن طريق تحديد التاريخ من خلال النقر على أيقونة " التقويم ". بمجرد الوصول إلى تاريخ انتهاء الصلاحية ، يتم إبطال جميع الأذونات للمستخدمين المحددين.

بغض النظر عن الإعدادات المذكورة أعلاه ، فإنك تحتفظ بالتحكم الكامل في المستند الخاص بك. بمجرد " تطبيق " الحماية على المستند الخاص بك ، يتم استبدال المستند الخاص بك بالملف " المغلف " ويتم تغيير امتداد الملف (تم تعديل اسم الملف يدويًا فقط لأغراض المثال)

مطلوب عميل حماية المعلومات في Azure لفك تشفير هذا الملف وفتحه.

حماية مستند Microsoft 365 Pro Plus

يمكن حماية مستندات Microsoft Office من داخل تطبيق Office. كما هو الحال مع Microsoft Outlook ، يستضيف شريط زر الصفحة الرئيسية القائمة المنسدلة لزر " حماية ". يسمح هذا بتطبيق " أذونات مخصصة " على مستندات Office. سيؤدي تطبيق ملصق الحساسية إلى قيام Outlook بتطبيق نفس قيود الأذونات على أي بريد إلكتروني مرفق به المستند.

تنبيه: سوف ترغب في تحديد ملصق الحساسية الخاص بك قبل تعيين الأذونات المخصصة الخاصة بك. خلاف ذلك ، فإن تحديد التسمية بعد الحقيقة سيؤدي إلى الكتابة بشكل نهائي وتطبيق " الأذونات " الافتراضية للتسمية التي تسمح لأي شخص بفك تشفير المستند.

كما هو الحال مع " حماية مستند غير تابع لـ Microsoft 365 Pro Plus " أعلاه ، ستحتاج إلى حماية المستند الخاص بك عن طريق تحديد " هوية " الشخص المسموح له بالتفاعل مع المستند الخاص بك ، و " الأذونات " التي ترغب في منحها. تستخدم اختيارات الأذونات وعملية تعيين الهوية نفس واجهة المستخدم الرسومية تقريبًا كما هو الحال عند " حماية مستند غير تابع لـ Microsoft 365 Pro Plus ".

يرجى ملاحظة : بمجرد حمايته وحفظه ، لاحظ أن نوع الملف لم يتغير :

ستحتاج إلى حفظ مستندات Office بتنسيقها الأصلي. إذا حاولت حفظ الملف بتنسيق " متوافق " ، فستتم إزالة القيود التي قمت بتكوينها.

بمجرد الحفظ ، سترى الآن شريط معلومات جديد ينبهك إلى حقيقة أن المستند لديه الآن وصول مقيد.

إدارة المستندات المحمية

بمجرد تعيين الحماية على مستند ، يمكنك " تعقب " طرق عرض ذلك المستند بالإضافة إلى القدرة على " إبطال " الوصول إلى المستند الخاص بك. بالنسبة إلى مستند Microsoft Office ، يمكنك الوصول إلى هذه الميزة من داخل تطبيق Office.

بالنسبة لمستند غير Microsoft Office ، يمكنك الوصول إلى هذه الميزة إما عن طريق النقر المزدوج أو النقر بزر الماوس الأيمن فوق المستند داخل Windows Explorer.

كلاهما سيطلق متصفح الويب الخاص بك وينقلك إلى مركز تعقب المستندات AIP .

من هنا يمكنك:

• قم بمراجعة ملخص تفاعل المستلمين الخاصين بك في المستند الخاص بك
• قائمة الذين شاهدوا المستند الخاص بك وتم عرض التاريخ
• راجع الجدول الزمني للتفاعل مع المستند الخاص بك
• قم بتعيين إعدادات الإشعارات لتنبيهك عندما يحاول شخص ما التفاعل مع المستند الخاص بك
• قم بإبطال الوصول إلى المستند الخاص بك حتى لا يتمكن المستلم من الوصول إليه

يمكنك أيضًا تصدير هذه الإحصائيات إلى ملف CSV.

يتمتع مستخدمو Mac بالمهمة الإضافية المتمثلة في " التحقق من بيانات الاعتماد " قبل استرداد خيارات الحماية الخاصة بهم من خدمات Microsoft Office 365 Cloud .

مرة واحدة مجموعة لإزالة أو تغيير الحماية ، يجب عليك تعيين الاختيار " بلا قيود " تحت زر الحماية.

لتعيين الحماية على مستند Microsoft 365 ، استخدم زر " تقييد الإذن " في قائمة " مراجعة ".

حدد خيار القائمة " وصول مقيد ... " لمنح الوصول المخصص المطلوب.

استخدم زر "المزيد من الخيارات ..." لتعيين أذونات الطباعة والنسخ.

تهانينا! أنت الآن تعرف كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365 باستخدام Azure Information Protection. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى ، فيرجى إبلاغي بها.

هل تريد تحسين تجربتك في Exchange Online لتحسين الإنتاجية؟ تحقق من النصائح والحيل المذكورة هنا .

أود أن أسمع منك:

ما النتيجة من تقرير اليوم التي وجدتها أكثر إثارة للاهتمام؟ أو ربما لديك سؤال حول شيء قمت بتغطيته.

في كلتا الحالتين ، أود أن أسمع منك. لذا انطلق واترك تعليقًا أدناه.