كيفية حذف البيانات الوصفية الشخصية بالكامل من مستندات Microsoft Office

كل ما تفعله يولد البيانات في مكان ما. تلك البيانات ، عند جمعها وتحليلها ، تصبح معلومات. يمكن أن تخبر هذه المعلومات شخصًا عنك أكثر مما تريده على الأرجح.

يمكن للمعلومات التي يتم جمعها بمرور الوقت أن تخبر شخصًا بكل شيء عنك ويمكن استخدامها لمساعدتك أو إلحاق الأذى بك. تُعرف هذه البيانات باسم البيانات الوصفية.

ما هي البيانات الوصفية؟

البيانات الوصفية هي بيانات حول البيانات. ألا تكره عندما يستخدم الناس كلمة لتعريف تلك الكلمة؟ البيانات هي حقائق موضوعية تمامًا. لا يمكن التنازع عليها بشكل معقول. واحد يساوي واحد والصفر يساوي صفرًا. درجة الحرارة ما هي عليه. تاريخ اليوم هو تاريخ اليوم. تحصل على هذه النقطة.

البيانات الوصفية هي حقائق حول جزء واحد من البيانات. دعنا نوضح ذلك بمثال كتابة حرف في Microsoft Word.

تكتب رسالة لإرسالها إلى السلطات حول شيء ما يحدث في العمل غير أخلاقي ، وربما غير قانوني. نعم ، لقد أصبحنا دراماتيكيًا على الفور.

الرسالة عبارة عن معلومات مكونة من الأحرف التي كتبتها بترتيب معين. يتم إنشاء الأحرف التي كتبتها من خلال مجموعة من الآحاد والأصفار. الآحاد والأصفار هي البيانات التي تشكل المعلومات الواردة في الحرف.

عندما يتم تحويل الآحاد والأصفار إلى الحرف ، توجد بيانات أخرى حول الحرف الذي يتم إنشاؤه. تتضمن بعض هذه البيانات الوصفية عندما قمت بكتابة الحرف ، ومن كتب الحرف ، ومتى تم حفظه آخر مرة ، وما هو إصدار Word الذي تم إنشاؤه فيه ، كل هذه بيانات حول البيانات أو البيانات الوصفية.

ماذا تفعل البيانات الوصفية؟

في Microsoft Office ، توجد معظم البيانات الوصفية لصالحك فقط. يمكن أن يساعدك في العثور على أحدث إصدار من المستند أو معرفة من قام بإنشاء المستند حتى تتمكن من طرح أسئلة عليه. يساعد على تتبع التعديلات أو التعليقات على المستندات.

يتم استخدامه أيضًا بواسطة برنامج Office والبرامج الأخرى للعمل مع المستند. يستخدم Windows Explorer المعلومات لتصنيف المستندات وفرزها ، على سبيل المثال.

لماذا أرغب في إزالة البيانات الوصفية؟

دعنا نعود إلى الرسالة التي ترسلها إلى السلطات حول شيء سطحي يحدث في العمل. أنت تفعل هذا دون الكشف عن هويتك لأنك تخشى الانتقام ، أو أنك لا تريد أن تتورط أكثر من مجرد لفت انتباه السلطات إليه. إنه صافرة.

تذهب كل شيء وتحصل على عنوان بريد إلكتروني مؤقت وترسله من كمبيوتر عام في مكتبة لتغطية مساراتك. بسبب البيانات الوصفية ، قد يحتوي المستند على معلومات يمكن استخدامها لربطه بك مرة أخرى. حتى أنه قد يظل اسمك مرفقًا به.

والأسوأ من ذلك ، أن التغييرات التي أجريتها على المستند ، على الرغم من أنها لم تعد مرئية لك ، قد تظل موجودة في المستند. إذا كتبت فقرة عن شيء خاص بك ثم أزلته لأنه يمكن استخدامه لتحديد هويتك ، فقد يظل جزءًا من الملف في شكل بيانات وصفية.

كيف يمكنني عرض بيانات تعريف Office؟

فيما يلي قائمة بالطرق لمعرفة البيانات الوصفية المرفقة بملفات Word أو Excel أو PowerPoint. تعد البيانات الوصفية المحيطة بالبريد الإلكتروني المرسل من Outlook أكثر تعقيدًا وتتجاوز نطاق هذه المقالة.

اعرض البيانات الوصفية في Word أو Excel أو PowerPoint

مع فتح المستند أو المصنف أو العرض التقديمي الذي تريد التحقق منه:

انقر فوق ملف في الزاوية العلوية اليسرى.

في شاشة المعلومات ، سترى الكثير من المعلومات مثل الحجم والصفحات والكلمات وإجمالي وقت التحرير وآخر تعديل تم إنشاؤه والأشخاص ذوي الصلة من بين بيانات أخرى.

ضمن تلك البيانات ، انقر فوق إظهار جميع الخصائص لرؤية المزيد من البيانات.
ملاحظة: انتبه إلى بيانات النموذج. إذا استخدمت نموذجًا يحتوي على اسمك أو اسم شركة في اسم الملف الخاص بها ، فقد يتم تتبع ذلك لك.

عرض البيانات الوصفية في مستكشف Windows

افتح مستكشف Windows وانتقل إلى المكان الذي قمت بحفظ الملف فيه.

انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وانقر فوق خصائص .

في نافذة الخصائص ، انقر فوق علامة التبويب التفاصيل . سترى جميع البيانات الوصفية في قائمة مضغوطة وموجزة.

عرض جميع البيانات الوصفية لملفات Word أو Excel أو PowerPoint

لغة التوصيف القابلة للتوسيع (XML) هي المستند الفعلي لتخزين البيانات الوصفية في الحوسبة. يرافق جميع أنواع الملفات وملفات Microsoft Office ليست استثناء.

عرض مستندات XML هذه سهل بشكل مدهش. لنفعل هذا مع ملف Word.

1. افتح مستكشف Windows وانتقل إلى المكان الذي قمت بحفظ الملف فيه.
2. قم بعمل نسخة من الملف ، حتى لا تتلف الملف الأصلي عن طريق الخطأ.
3. حدد ملف النسخ واضغط على الزر F2 على لوحة المفاتيح أو انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحدد إعادة تسمية .

قم بتغيير امتداد الملف من .docx إلى .zip . نعم ، كل نوع ملف Office ينتهي بـ x هو ملف مضغوط يحتوي على مستندات XML. ستتلقى تحذيرًا بشأن القيام بذلك. انقر فوق "نعم" .

انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحدد استخراج الكل ...

في النافذة التي تفتح ، سيطلب منك المكان الذي تريد حفظ الملفات المستخرجة فيه وما إذا كنت تريد إظهار الملفات المستخرجة عند الانتهاء. القيم الافتراضية جيدة. انقر فوق استخراج .

بمجرد الانتهاء من الاستخراج ، سترى ثلاثة مجلدات وملف XML. استكشف في هذه الملفات لمعرفة المعلومات المخزنة هناك. إذا قمت بالنقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف XML ، فمن المحتمل أن يتم فتحه في Internet Explorer.

سيبدو الأمر غريبًا ، لكن يجب أن تكون قادرًا على معرفة ما تعنيه معظم المعلومات. يوجد ملفان XML قد يحتويان على اسمك: core.xml في مجلد docProps ، و document.xml و people.xml ، وكلاهما في مجلد الكلمات .

كيفية حذف البيانات الوصفية من Microsoft Word أو Excel أو PowerPoint

لقد استغرق الوصول إلى هنا وقتًا طويلاً ، ولكن إذا كنت ستفعل شيئًا كهذا ، فيجب أن تعرف السبب بالضبط. دعنا نتعامل معها.

احذف البيانات الوصفية في Word أو Excel أو PowerPoint

انقر فوق ملف في الزاوية العلوية اليسرى.

في صفحة المعلومات ، انقر فوق التحقق من وجود مشكلات على اليسار بالقرب من منتصف الصفحة.

انقر فوق فحص المستند . سيتم فتح نافذة Document Inspector .

 تأكد من تحديد جميع مربعات الاختيار في فاحص المستند ، ثم انقر فوق الزر فحص .

بمجرد انتهاء فاحص المستند ، سترى معلومات حول نوع البيانات التي وجدها. تعني علامة اختيار خضراء في دائرة أنه لم يعثر على بيانات من هذا النوع. تعني علامة التعجب الحمراء أنها عثرت على بيانات من هذا النوع. بجانب وصف نوع البيانات هذا ، سترى الزر "إزالة الكل" .

انقر فوق ذلك لإزالة جميع البيانات من هذا النوع. قد يكون هناك العديد من هذه الأزرار ، لذا قم بالتمرير لأسفل للتأكد من حصولك عليها جميعًا.

بعد إزالة البيانات الوصفية ، قد ترغب في النقر فوق الزر إعادة الفحص ، فقط للتأكد من أنه لم يفوت أي شيء.

احفظ المستند الآن لضمان عدم إعادة إدخال البيانات.

كيفية التأكد من حذف البيانات الوصفية

انتقل من خلال الخطوات المذكورة أعلاه لعرض جميع البيانات الوصفية في Word أو Excel أو PowerPoint . عند فحص ملفات core.xml و document.xml و people.xml ، يجب أن ترى أنه لا توجد بيانات شخصية في المستند بعد الآن.

إذا قمت بتغيير الامتداد مرة أخرى من .zip إلى .docx ، فستتمكن من فتح الملف بشكل طبيعي في Word مرة أخرى.

كيفية حذف البيانات الوصفية في مستكشف Windows

هذه طريقة جيدة إذا كنت تريد إزالة البيانات الوصفية من عدة ملفات بسرعة. يمكن القيام بذلك لملفين أو أكثر في غضون ثوانٍ.

افتح مستكشف Windows وانتقل إلى الملف الذي تريد إزالة البيانات الوصفية منه. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وانقر فوق خصائص .

في نافذة الخصائص ، انقر فوق علامة التبويب التفاصيل ثم انقر فوق إزالة الخصائص والمعلومات الشخصية .

يمكنك إزالة المعلومات بطريقتين. يمكنك إزالة البيانات الأولية من الملف الأصلي أو عمل نسخة من الملف بدون أي بيانات أولية.

إزالة البيانات الوصفية من الملف الأصلي

حدد إزالة الخصائص التالية من هذا الملف: ثم حدد المربعات التي تريدها فقط أو انقر فوق الزر تحديد الكل . ثم انقر فوق "موافق" .

قم بعمل نسخة بدون بيانات وصفية

سيؤدي ذلك إلى إنشاء نسخة من الملف وإضافة كلمة نسخ إلى نهاية اسم الملف. لن تحتوي تلك النسخة على أي بيانات وصفية مرتبطة بها.

في نافذة إزالة الخصائص ، حدد إنشاء نسخة مع إزالة جميع الخصائص الممكنة ، ثم انقر فوق الزر موافق .

قارن خصائص النسخة الأصلية وخصائص النسخة لترى الفرق.

في واضح؟

هل هذا يعني أنك في وضع واضح؟ لا يمكن تحديد هويتك الآن من الوثيقة؟ من الصعب قول ذلك. ما ستفعله بالمستند التالي سيحدد ذلك.

أي معالجة رقمية أخرى للمستند ، مثل إرسالها بالبريد الإلكتروني ، يمكن أن تضيف البيانات الوصفية مرة أخرى إلى السلسلة. خيار قابل للتطبيق هو طباعة المستند وإرساله بالبريد. من الصعب الحصول على البيانات الوصفية من الورق.