Heutzutage neigen unsere E-Mail-Konten dazu, überlaufen zu sein – voller Dinge, die wir nicht wollen oder brauchen. Posteingänge können schnell verstopfen und Kopfschmerzen verursachen, wenn Sie versuchen, etwas zu finden, das wirklich wichtig ist. Ich benutze heutzutage hauptsächlich mein Gmail-Konto, habe aber immer noch eine Verwendung für mein Outlook-Konto und -Programm. Eine meiner älteren – und wichtigsten – E-Mail-Adressen ist daran gebunden, mit einer Menge Geschäftsverbindungen. Da das E-Mail-Konto jedoch so alt ist, können Sie sich vorstellen, wie viel Müll ich dort ankomme.
Es ist noch nicht lange her, da starrte ich entsetzt auf meinen Posteingang und warf meine Hände in die Luft. Ich entschied, dass es an der Zeit war – *schluck* – meinen Outlook-Posteingang aufzuräumen, indem ich etwas von dem Chaos archivierte.
Das Archivieren von E-Mail-Ordnern in Outlook ist ziemlich einfach. Ich hoffe, Sie genießen dieses Tutorial, wie es gemacht wird.
Damit sich Ihr Posteingang nicht füllt, können Sie das Alte und Unerwünschte schnell in ein Archiv verschieben. Dies ist eine völlig separate Datendatei in Outlook. Sie können dann jederzeit wieder aus dem E-Mail-Programm heraus darauf zugreifen.
Wenn Sie immer noch Microsoft Outlook 2013 verwenden, müssen Sie auf „Datei“ klicken , gefolgt von „Info“ und dann Bereinigungstools“ . Wählen Sie zuletzt „Archivieren“ .
Für diejenigen unter Ihnen, die Outlook 2016 oder 2019 rocken, klicken Sie auf "Datei" , dann "Info" , gefolgt von "Extras" und wählen Sie zuletzt "Alte Elemente bereinigen" .
Klicken Sie im angezeigten Feld auf „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“ und wählen Sie dann den Ordner aus, den Sie für eine Weile nicht sehen müssen. Suchen Sie danach nach „Archivelemente älter als“ und geben Sie ein Datum ein.
Am unteren Rand der Box auf „OK“ klicken und fertig! Diese lästigen vollen Ordner, mit denen Sie sich nicht befassen möchten, sind jetzt leer!
Bei der automatischen Archivierung entscheiden Sie, wie oft das Archiv-Tool selbst ausgeführt wird, wo die Dateien gespeichert werden sollen und sogar wie lange Ihr geliebtes E-Mail-Programm E-Mails aufbewahrt, bevor es sie für Sie archiviert. Hier ist, was Sie tun müssen, um diese Funktion zu aktivieren und einzurichten:
Klicken Sie auf „Datei“, dann auf „Optionen“ und dann auf „Erweitert“ .
Blättern Sie nach unten zu „Autoarchivierung“ und wählen Sie „Autoarchivierungs - Einstellungen“ .
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Archivierung alle n Tage ausführen" und wählen Sie dann aus, wie oft dieses Tool ausgeführt werden soll.
Gehen Sie alle anderen Optionen durch und wählen Sie die gewünschten aus, einschließlich der vollständigen Löschung der E-Mails, anstatt sie für immer in einen Archivordner zu senden.
Sie möchten, dass Outlook bestimmte Ordner nicht mehr automatisch archiviert? Benötigen Sie die Kontrolle zurück, um zu entscheiden, wann und wie Sie es selbst tun? Kinderleicht! Schalten Sie die AutoArchivierung einfach wieder aus:
Wählen Sie erneut die Schaltfläche „Datei“ , wählen Sie „Optionen“ und dann „Erweitert“ . Suchen Sie „AutoArchive“ und wählen Sie erneut die Schaltfläche Einstellungen.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Archivierung alle n Tage ausführen" , und Sie sind fertig !
Haben Sie weitere Fragen zu Outlook, bei denen ich Ihnen helfen kann? Hinterlassen Sie mir einen Kommentar oder senden Sie uns eine E-Mail, und ich werde mein Bestes tun, um Ihnen zu helfen.
Viel Spaß beim E-Mailen!
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