Cómo imprimir etiquetas desde Excel usando MS Word Mail Merge

¿Cuándo necesita imprimir etiquetas para enviar felicitaciones de Navidad, bodas y otras tarjetas de invitación para eventos en el hogar? ¿Quiere imprimir direcciones de envío de forma masiva para su sitio de compras en línea? Lea este artículo para aprender a imprimir etiquetas desde Excel usando la función Combinar correspondencia de Microsoft Word.

Microsoft Excel es una excelente aplicación para crear grandes bases de datos para contactos comerciales o personales. Sin embargo, no es tan fácil de usar cuando se trata de imprimir envíos u otras etiquetas en papeles de etiquetas.

Puede crear manualmente celdas similares a etiquetas en Excel y escribir contenido en ellas manualmente. Puede hacer este trabajo manual para algunas etiquetas, pero cuando necesita enviar tarjetas, invitaciones y mercadería a cientos de destinatarios, el trabajo manual no es una opción.

Por lo tanto, debe aprender a imprimir etiquetas desde Excel utilizando la función Combinar correspondencia de Microsoft Word leyendo este artículo hasta el final. ¡También explorará algunos consejos inteligentes al final!

Cómo imprimir etiquetas en Excel: trabajo de preparación

El proceso para imprimir etiquetas de dirección desde Excel o imprimir etiquetas postales desde Excel implica la compatibilidad cruzada de los archivos de Excel con Word. Por lo tanto, debe realizar los siguientes ajustes en Word si está imprimiendo etiquetas en Word usando listas de contactos de Excel:

• Abra la aplicación Microsoft Word en su PC o Mac.
• Haga clic en Archivo y luego seleccione Opciones .
• Haga clic en Avanzado en la ventana Opciones de Word.
• Desplácese hacia abajo hasta que vea la sección General .

Confirmar conversión de formato de archivo al abrir

• Allí, marque la casilla de verificación junto a Confirmar conversión de formato de archivo al abrir .
• Presione Aceptar para guardar los cambios y salir de la ventana Opciones de Word.

Antes de poder imprimir las etiquetas, debe comprobar si la función Combinar correspondencia de Word admite la etiqueta o no. Microsoft compiló las especificaciones de las etiquetas adhesivas de los principales proveedores de la aplicación. Así es como puede ver la lista y el código del documento para las etiquetas autoadhesivas:

• Haga clic en la pestaña Correos en el menú de cinta de Word.
• Elija Iniciar combinación de correspondencia y luego seleccione Etiquetas de la  lista desplegable .
• Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta.

Elija el proveedor de la etiqueta postal y el código del producto en Word Mail Merge

• En la sección de información de la etiqueta , debería ver la lista de proveedores de etiquetas y números de productos .
• Seleccione el nombre del proveedor del papel de etiquetas y el código del producto. Encontrará los detalles en el empaque de los papeles para etiquetas que compró.
• Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios a este proyecto de impresión de etiquetas.

Si no ve el nombre del proveedor de la etiqueta en la lista anterior, puede ingresar manualmente sus especificaciones. Por lo tanto, Word se sincronizará con la impresora adecuadamente para que pueda imprimir las etiquetas de dirección, las etiquetas postales y las etiquetas de envío sin esfuerzo.

Para crear una nueva configuración de etiquetas, siga estos pasos:

• Haga clic en Nueva etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta .

Creación de una nueva configuración de etiqueta en Combinar correspondencia

• Ahora, escriba un nombre para el nuevo archivo de configuración.
• Luego, ajuste los parámetros como el margen superior, el margen lateral, la altura de la etiqueta, el ancho de la etiqueta, el tamaño de la página, etc.
• Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

¡Eso es todo! No olvide guardar el documento de Word de Combinar correspondencia para que pueda usarlo más tarde o recuperarlo si falla la energía durante su trabajo.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel: preparar lista de contactos

Ahora, debe crear una base de datos desde la cual la herramienta Combinar correspondencia de Word pueda extraer el nombre, la dirección y otros detalles del destinatario. Siga estos pasos para crear y guardar su lista de contactos de Excel para este proyecto:

• Abra una nueva hoja de cálculo en blanco en Excel.
• Guárdelo como Lista de contactos de etiquetas de envío o cualquier otro nombre que desee.
• Comience a completar datos desde la esquina superior de la hoja de cálculo sin dejar celdas en blanco ni en las filas ni en las columnas.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel Preparar lista de contactos

• Escriba los encabezados de las columnas que la herramienta Maile Merge de Word detectará y usará en la opción Combinar campos.
• Debajo de este encabezado de columna, escriba los datos apropiados.
• Es mejor si puede importar un archivo CSV (valores separados por comas) desde cualquier aplicación de contactos y luego formatearlo en Excel agregando los encabezados de columna.
• Haga doble clic en la pestaña de la hoja de trabajo en la parte inferior de la aplicación de Excel y cámbiele el nombre a Lista de contactos o cualquier otro nombre que recuerde.
• Una vez hecho esto, guarde todo el archivo de Excel nuevamente.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel: use Combinar correspondencia en Word

Una vez que la base de datos de Excel para las direcciones de envío esté lista, vaya al archivo de Word donde guardó un formato de etiqueta que coincida con el papel físico en el que imprimirá las direcciones de correo. Ahora que el archivo de etiquetas de combinación de correspondencia está abierto, siga estos pasos:

• En la sección Iniciar combinación de correspondencia de la pestaña Combinar correspondencia , elija Seleccionar destinatarios .
• Seleccione la opción Usar una lista existente de la lista desplegable.
• Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos .
• Navegue hasta el archivo de Excel donde guardó su lista de contactos.

Importe la lista de contactos a Combinar correspondencia para saber cómo imprimir etiquetas de dirección desde Excel

• Seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir .
• Ahora, debe ver la ventana Seleccionar tabla .
• Esta ventana muestra todas las hojas de trabajo disponibles en el archivo de Excel que acaba de importar.
• Seleccione la hoja de trabajo donde creó la lista de contactos.
• En este tutorial, es la hoja de trabajo Lista de contactos . Haga clic en Aceptar para continuar.
• Ahora, debería ver las etiquetas autoadhesivas como Siguiente registro .

El diseño de las etiquetas adhesivas.

• La primera etiqueta autoadhesiva estará vacía. Esta bien.

Ahora que completó las filas y columnas de etiquetas en Word Mail Merge, su tarea es importar datos reales de la base de datos de la lista de contactos en Excel. Para realizar esta tarea, pruebe estos pasos por su parte:

• Teniendo en cuenta que se encuentra en la pestaña Correos, haga clic en Editar lista de destinatarios .

La lista de la tabla de destinatarios

• Consulte la tabla de contactos y sus direcciones. Vea si hay algún problema.
• Si todo se ve bien en la tabla anterior, haga clic en Aceptar .

Cómo imprimir etiquetas desde Excel Use Combinar correspondencia en Word

• Ahora, haga clic en Insertar campo de combinación en el menú Escribir e insertar campos de la herramienta Combinar correspondencia .
• Aparecerá una lista desplegable con todos los encabezados de columna que se encuentran en la base de datos de la lista de contactos del archivo de Excel que importó.
• Haga clic en Título .
• Presione Mayús + Entrar .
• Luego, nuevamente haga clic en Insertar campo de combinación y seleccione Nombre .
• Presione Shift + Enter y repita los pasos anteriores hasta que tenga todos los encabezados de columna en la etiqueta adhesiva de la esquina superior izquierda.
• Puede personalizar varios componentes de la herramienta de etiquetas adhesivas.
• Vaya a la pestaña Inicio y seleccione el texto o los textos en la etiqueta para aplicar opciones de formato como tipo de fuente, tamaño de fuente, color, color de resaltado, etc.
• Una vez que todo se vea bien, regrese a la pestaña Correo .

Actualice las etiquetas para completar los datos de las etiquetas en la combinación de correspondencia

• Ahora haga clic en el botón Actualizar etiquetas .
• Esto llenará los datos de todas las etiquetas de la página.

Haga clic en Vista previa de los resultados de Cómo imprimir etiquetas desde Excel usando Word Mail Merge

• Ahora, simplemente haga clic en Vista previa de resultados para mostrar los datos reales en las etiquetas.

Al crear direcciones de correo o etiquetas de envío en Combinar correspondencia usando listas de contactos de Excel, no importe demasiados componentes en las etiquetas. Abarrotará las etiquetas. Elija los componentes que sean absolutamente necesarios para entregar un paquete con éxito.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel: documento de impresión

Hasta ahora, ha creado correctamente las etiquetas en un documento de combinación de correspondencia. Ahora, es hora de imprimirlo siguiendo estos pasos:

• Saca todos los papeles de tu impresora.
• Inserte el papel adhesivo de la etiqueta física en el alimentador de papel de la impresora.
• Regrese a la página de etiquetas en Word y presione Ctrl + P . Este es el comando de impresión.
• Ahora, ajuste la configuración de impresión desde el panel de navegación del lado izquierdo.
• Debe asegurarse de que la configuración de impresión refleje las condiciones de impresión adecuadas, como la impresora, la configuración, el tamaño del papel, los márgenes, etc.
• Haga clic en imprimir para comenzar a imprimir las etiquetas en el papel de impresión de etiquetas.

¡Impresionante! Acaba de imprimir algunas direcciones de envío atractivas o etiquetas postales para uso personal o profesional.

Cómo imprimir etiquetas desde Excel: preguntas frecuentes

Is There a Way to Print Address Labels From Excel?

¡Sí! Puede crear una base de datos de lista de contactos en Excel. Puede crear columnas como Nombre, Dirección, Código postal, País, Número de teléfono, Estado, etc., y luego completar los datos debajo de estos encabezados de columna.

Una vez hecho esto, puede importar esta base de datos a Word Mail Merge para crear etiquetas de dirección utilizando la herramienta de creación de etiquetas en Mail Merge. Siga los pasos mencionados anteriormente en este artículo para descubrir los movimientos exactos.

How Do I Create Labels From Excel to Word?

Puede utilizar la función Combinar correspondencia de Word para importar datos de la lista de contactos desde una hoja de Excel. Luego, puede usar el asistente de creación de etiquetas en la pestaña Correos de Word para crear etiquetas y completar datos desde Excel. El comando Insertar campo combinado lo ayudará a agregar campos en la etiqueta.

How Do I Print Multiple Labels on One Page?

Imprimir etiquetas postales desde Excel usando la función Combinar correspondencia de Word siempre le permitirá imprimir etiquetas en números como 10, 20, 30, etc., por página. Todo lo que necesita hacer es elegir los números de producto y los proveedores de etiquetas apropiados en el cuadro de diálogo Información de la etiqueta.

Conclusión

Entonces, ahora sabe cómo imprimir etiquetas desde Excel usando la función Combinar correspondencia de Word.

La parte crítica de este proceso es usar la página de etiquetas adhesivas adecuada antes de completar los datos de la etiqueta en la combinación de correspondencia. Si selecciona el papel incorrecto, puede terminar desperdiciando el papel físico al imprimir etiquetas no alineadas.

Cuando no esté seguro del proveedor del papel y el código del producto, siempre cree un nuevo papel de etiqueta antes de seguir todo el proceso.

Creo que me he perdido alguna otra forma de imprimir etiquetas de dirección desde Excel, mencione el método y su proceso en el cuadro de comentarios a continuación.

A continuación,  cómo combinar dos columnas en Excel .